Управление документами в России: Небрежность может дорого обойтись

Не стоит обольщаться

В государственных органах и в коммерческих структурах ситуация в отношении исполнения требований законодательства, относящихся к работе с документами, различается – в том числе, и в плане используемых подходов. Государственные органы обычно стремятся в максимальной степени выполнять все относящиеся к ним законодательно-нормативные требования, тем более, что Кодексом об административных нарушениях предусмотрен ряд наказаний для должностных лиц, и это способствует стремлению привести делопроизводство в порядок.

С коммерческими организациями ситуация несколько иная. Такие организации всю свою деятельность, в том числе и работу с документами, строят с учетом реальных рисков. Иными словами, если суровые требования закона не подкреплены не менее суровыми штрафными или иными санкциями, то коммерческая организация, скорее всего, не станет особенно заботиться об их исполнении.

В России на сегодняшний день штрафные санкции за несохранение архивных документов невелики. Но обольщаться коммерческим организациям не стоит.

«Правила игры на сегодняшний день устанавливаются в основном регуляторами-«тяжеловесами», в числе которых Налоговая служба, Федеральная таможенная служба, Федеральная антимонопольная служба, Банк России и ряд других серьезных организаций. Несоблюдение этих правил, в том числе неверное оформление документов или неграмотная работа с ними, приводит к печальным последствиям», - рассказывает Наталья Храмцовская. «Например, считается, что за соблюдение правил хранения документов в нашей стране отвечает Росархив, но это верно далеко не для всех организаций. Согласно Закону об акционерных обществах, а также Закону о страховой деятельности (для страховых компаний), правила оформления документов и сроки их хранения для этих организаций устанавливает Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР). Если в организации не сохранены документы архивного фонда, то Росархив сможет (с большим трудом, кстати говоря) оштрафовать ее на 500 рублей за такое нарушение. Если, однако, с проверкой придет ФСФР, то, установив факт отсутствия хотя бы одного подлежащего хранению документа (даже обычного, не архивного), она может оштрафовать организацию на 200 тысяч рублей. При этом наказанная организация еще и должна быть благодарна за то, что легко отделалась, ведь 200 тысяч – это минимум, а максимальный штраф может составить полмиллиона рублей».     

Ошибки обернутся проблемами

Год за годом идет постепенное ужесточение ответственности для коммерческих структур. Вот и в текущем году введены новые штрафы, а также увеличены размеры существующих штрафных санкций. Все более болезненным наказанием становится субсидиарная ответственность, к которой могут быть в ряде случаев привлечены руководители. «Рекордом этого года в России можно считать сумму в 360 млн рублей. Именно такой размер субсидиарной ответственности был назначен судом первой инстанции в отношении руководителя обанкротившейся организации, не передавшего, как положено, ее документы конкурсному управляющему», - приводит пример Наталья Храмцовская. 

Кроме того, не стоит забывать, что ошибки в делопроизводстве наносят ущерб деловой деятельности и влекут за собой нарушения корпоративного, налогового и иного законодательства. В таком случае последствия могут быть более серьезными, нежели небольшой штраф. 

Эксперт компании ЭОС в качестве примера привела одну из наиболее часто совершаемых отечественными организациями ошибок, которая заключается в неправильном установлении сроков хранения документов и их преждевременном уничтожении в тот момент, когда они еще могут понадобиться для защиты интересов организации. В результате могут возникнуть, например, проблемы при споре о правах собственности на имущество.

«Да, если следовать требованиям закона о бухгалтерском учете, то первичные документы, связанные с приобретением или обслуживанием имущества, нужно хранить пять лет, а затем их можно уничтожить. Но обратите внимание, что установленный законом в отношении ряда документов срок хранения не означает, что организация по его истечении обязана эти документы уничтожить. Если первичные документы на приобретение имущества (в особенности недвижимого) будут уничтожены в соответствии с требованием законодательства, то у организации могут возникнуть проблемы, когда придется доказывать, что эта собственность в свое время была приобретена законно. Я рекомендую внимательно проанализировать ситуацию перед тем, как проводить уничтожение, и посмотреть, какие документы могут быть востребованы в будущем для подтверждения тех или иных прав и для защиты интересов организации в судебных спорах», - поясняет Наталья Храмцовская.

С аналогичной проблемой организация может столкнуться при списании дебиторской задолженности, которая могла возникнуть довольно давно, а списывать ее можно в течение 10 лет.

«Когда налоговые органы приходят с проверкой и видят, что в организации списывается дебиторская задолженность, они просят представить документы, подтверждающие ее существование. Без первичных учетных документов доказать факт наличия дебиторской задолженности невозможно, и судебная практика показывает, что в таком случае суд обычно признает правоту налоговой службы, отказавшей налогоплательщику в зачете соответствующих сумм. В итоге получается, что если организация хочет списывать убытки, то подтверждающую возникновение этих убытков первичную документацию придется хранить до 15 лет вместо обычных пяти», - комментирует Наталья Храмцовская.    

Электронные государственные закупки

Еще одним значительным пластом деятельности, в котором правильное управление документами играет для коммерческих компаний ключевую роль, являются государственные закупки в электронном виде. Здесь проблемы могут возникать как у заказчиков, так и у участников и даже у операторов электронных площадок. 

Есть ряд проблем, с которыми часто сталкиваются компании-участники конкурсов и аукционов. Одна из них - непринятие электронной котировочной заявки. Здесь спорные ситуации нередко возникают по вине самих участников аукциона – например, из-за неправильного оформления электронной заявки или из-за подписания заявки неуполномоченным лицом. Также бывают случаи, когда заявка не принимается по вине заказчика. Часто это случается тогда, когда заказчик не установил определенные параметры оформления заявки, например, требование о ее подписании электронной подписью на основе сертификата, выданного определенным удостоверяющим центром. Были случаи, когда заказчик не смог проверить ЭЦП в заявке участника из-за того, что присланный документ был создан в другой версии Windows Office, – и при этом заказчик не указал в своих требованиях, с использованием какой именно версии программного обеспечения следовало создать документ.

Второй «больной» вопрос – это включение компаний в списки недобросовестных поставщиков из-за неподписания в установленные сроки контракта в электронном виде. «За последние полтора года ситуация в этом направлении немного выровнялась. Когда правило о том, что контракт должен быть подписан в течение пяти дней и только в электронном виде, а иначе компания попадает в списки недобросовестных поставщиков, только вступило в силу, все судебные решения принимались однозначно: «не подписал – виновен, включен в списки». Сейчас ситуация изменилась. Если организация сможет доказать, что неподписание контракта произошло по конкретной уважительной причине, то суды могут встать на ее сторону», - говорит Наталья Храмцовская.    

О персональных данных

Соблюдение норм закона о персональных данных также неразрывно связано с процессами управления документами в организациях.  Пока что санкции за нарушение данного закона невелики: по статистике Роскомнадзора, в прошлом году средний штраф составил от 1,5 до 2 тысяч рублей. 

Однако регуляторы, - и, в частности, Роскомнадзор, - стремятся повысить величину штрафов, или, еще лучше, ввести «оборотные» штрафы за нарушение Закона «О персональных данных» (т.е. в процентах от оборота компании). И нет сомнения, что рано или поздно соответствующие изменения в законодательстве произойдут. Один из законопроектов такого рода уже находится на рассмотрении в Государственной Думе. «Штрафные санкции за нарушение закона о персональных данных, скорее всего, будут увеличены, и тогда правила игры изменятся», - говорит Наталья Храмцовская.

Специалист компании ЭОС отмечает также, что граждане все чаще пытаются использовать положения законодательства о персональных данных в качестве орудия борьбы с организациями. Уже есть примеры судебных решений не в пользу организаций, и, по мнению Натальи Храмцовской, количество подобных судебных исков от граждан будет расти.