СЭД объединяются. Вдали от Центра

Региональные ступени

Директор по маркетингу компании ЭОС Елена Иванова так характеризует ситуацию с организацией межведомственного электронного документооборота в Российской Федерации: «Нужно отдать должное регионам, потому что именно там зачастую процессы информатизации госорганов и автоматизации оказания госуслуг проходят быстрей, чем в центре. И примером этому не только Татарстан, традиционно лидирующий в области внедрения новых технологий, но и Тульская область, Липецкая область, Республика Саха (Якутия) и другие. Например, если говорить о проекте МЭДО, то тут среди лидеров – Калининградская область, которая одной из первых заявила о своем желании присоединиться к проекту. Но с другой стороны, существует очевидная разница в уровнях использования ИТ-технологий в органах госвласти различных регионов, что серьезно замедляет реализацию интеграционных проектов. Где-то, как, например, в Хакассии или Якутии, уже задумываются о МЭДО, а где-то и внутренней-то системы электронного документооборота нет, все ведется на бумаге».

Примечательно, что одним из первопроходцев и лидеров в сегменте объединения систем электронного документооборота стал довольно удаленный от центра Российской Федерации регион – Сибирский федеральный округ. Именно здесь процесс интеграции СЭД идет полным ходом сразу в трех регионах – в Хакасии, Забайкальском крае и Алтайском крае. Правда, уровень реализации во всех трех регионах различен.

К примеру, Хакасия уже больше года работает в единой системе электронного документооборота: в конце прошлого года в одну базу документооборота с аппаратом Правительства были объединены все министерства республики. В октябре 2009 года было объявлено о переходе на полностью безбумажную работу с проектами документов: была запущена технология сквозного электронного визирования и согласования проектов документов в рамках Правительства. Таким образом, этот регион стал первым, где осуществился переход на безбумажный документооборот. На этом в регионе не остановились: в конце 2009 года были закуплены дополнительные рабочие места СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС – это решение является базовым для реализации проекта в Республики Хакасия. Партнером Государственного Комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия, ведущего этот проект, является компания «Корпоративные системы – Консалтинг», Золотой дилер ЭОС, работающий в Западной и Восточной Сибири.

Алтайский край, как рассказали в компании «Корпоративные системы – Консалтинг», ведущей этот проект, пока находится в начале пути: сейчас проходит апробация работы в единой системе на примере Аппарата и одного из ведомств. Остальные ведомства начнут «включаться» в единую базу документооборота  в начале 2011 года. Между тем, уже летом текущего года СЭД «ДЕЛО» использовалась в администрациях практически всех районов Алтайского края.

Кроме того, в июле был принят новый регламент по работе с обращениями граждан. Согласно ему, письменные обращения могут поступить в Администрацию края как почтовым отправлением, посредством факсимильной связи, так и через Общественную приемную Администрации края в Интернете (www.altairegion22.ru/), по электронной почте. Автоматизация  всех функций делопроизводства в процессе рассмотрения обращения обеспечивается системой электронного документооборота «ДЕЛО», используемой в администрации с 2002 года. 

Система «ДЕЛО» используется в ряде структур администрации Читинской области с 2004 года, однако проект по автоматизации документооборота в государственных структурах Забайкальского края стартовал лишь в 2007 году, когда был разработан и утвержден план мероприятий по созданию единой СЭД органов власти Забайкальского края.

В начале ноября текущего года был завершен первый этап построения единой системы межведомственного документооборота органов исполнительной власти Забайкальского края. В его рамках специалистами отдела внедрения компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» была сформирована единая база данных, настроенная с учетом структуры и правил взаимодействия тридцати ведомств, заполнены справочники, разработаны рекомендации по запуску в эксплуатацию и развитию единой системы электронного документооборота на базе системы «ДЕЛО».

Сейчас реализуется второй этап проекта, который предполагает обучение технологов ведомств, в чьи обязанности будет входить индивидуальная настройка системы «ДЕЛО» согласно потребностям внутреннего документооборота и последующее консультирование пользователей системы. В завершении, в рамках третьего этапа, будет осуществлена дополнительная настройка системы на внутренний документооборот ведомств и запуск единой СЭД в опытную эксплуатацию для отладки технологии межведомственного взаимодействия. Кроме того, в будущем планируется включение в единую систему и Законодательного Собрания Забайкальского края, использующего СЭД «ДЕЛО» с 2007 года.

«Регионов, работающих над созданием единой базы межведомственного документооборота, становится все больше, - комментирует Андрей Балабанов, генеральный директор компании «Корпоративные Системы - Консалтинг». - Буквально 3-4 года назад мы не могли и представить такие СЭД масштаба органов власти региона – главным сдерживающим фактором было отсутствие надлежащих каналов связи между ведомствами, разбросанными по городу. А сейчас это не является проблемой не только в рамках административного центра – кое-где и районы субъекта обеспечены достаточно хорошей связью. Вторым, наверное, равновесным сдерживающим моментом служит, конечно, человеческий фактор. Для построения таких систем руководство региона должно созреть, должно понимать, что это не мода, а необходимость. Так что необходимо до соответствующего уровня поднимать компьютерную грамотность первых руководителей. Ведь в единой СЭД с системой работают не только секретари, должностные лица самого высокого ранга сами визируют проекты, контролируют часть документов и поручений и т.п.».

Точка отсчета

То, что еще не все регионы готовы к внедрению единой БД СЭД, понятно – пока еще многие ведомства только начинают внедрять свою первую систему документооборота и решают связанные с этим проблемы. Г-н Балабанов, к примеру, считает, что предпосылками для запуска подобных проектов, как правило, служит назревшая необходимость очень тесного документационного взаимодействия ведомств в регионе и желание максимально использовать все технологические преимущества СЭД.  

«Дело в том, что взаимодействие на уровне «Аппарат Правительства региона – Ведомства региона» гораздо более тесное, чем на уровне «Правительство РФ – Правительство региона», - поясняет Андрей Балабанов. - Здесь и гораздо больший поток документов, и сроки требуются, как правило, значительно более сжатые. На этом уровне идет активная разработка и согласования ведомствами множества программ, распоряжений и других документов местного уровня, документов, связанных с исполнением предписаний уровня РФ. Исторически так сложилось, что теперешние правительства субъектов – это бывшие администрации районов, областей. А министерства и ведомства – это бывшие отделы и комитеты администрации. Несмотря на разделение на разные юридические лица, приобретение новых статусов, стиль управления и взаимодействия остался прежним – взаимодействие подразделений (отделов) в большой корпоративной структуре. В практике работы с документами это проявляется, например, в том, что губернатор может вынести по документу резолюцию, где исполнителем будет обозначен министр. Или в процессе согласования проектов документов, когда проект движется по согласующим ведомствам по «списку визирования», как это делается в рамках единой организации. С одной стороны это привычка, а с другой стороны, с точки зрения управления – так и есть: правительство субъекта – это одна специфическая корпоративная структура, и чем сильнее вертикаль власти, тем более тесным становится взаимодействие».

«Наладить оптимальное, динамичное взаимодействие в такой структуре невозможно «сквозного» и прозрачного документооборота, без сквозного управления заданиями, без сквозного согласования документов и т.п., - добавляет г-н Балабанов. - А в разрозненных БД достаточно трудно обеспечить такое тесное взаимодействие. Никому же не приходит в голову в каждый отдел компании ставить отдельные БД СЭД. Трудоемкость их синхронизации – с учетом требуемой динамики взаимодействия – будет неоправданно высокой. Это и есть главный стимул перехода на работу в единой БД – максимально прозрачное и оперативное взаимодействие, сквозное управление и аналитика, управление документами и заданиями в режиме онлайн».

Пошаговая стратегия

Как рассказал Андрей Балабанов, при реализации проектов по объединению СЭД используется единая технология. Сначала производится обследование состояния и настроек разрозненных БД, правил внутреннего документооборота, затем – обследование межведомственного обмена документами, процедур межведомственного согласования документов и разработка настроек единой СЭД в единой БД с учетом внутреннего документооборота участников и межведомственного взаимодействия. После этого идет непосредственно сама настойка, включая настойку прав пользователей, и обучение технологов и пользователей с учетом работы в единой СЭД. 

При этом, разумеется, у проектов, направленных на создание единой системы межведомственного электронного документооборота, есть масса особенностей, отличающих и усложняющих процесс их реализации. «Первый тонкий момент таких проектов чисто технический, - поясняет Андрей Балабанов. - Он заключается в том, что большое число разрозненных ведомств, проработавших некоторое время на разных версиях пусть даже одной и той же СЭД (да еще и настроенные разными «руками») объединить, именно объединить, «слив» все воедино и получив таким образом единую БД, технически просто почти невозможно. Для этого придется проделать неоправданно большое пласт тонкого анализа настроек, а ведь системы в это время «живут» и пока мы их анализируем, в них что-то меняется. Получается «змея, кусающая свой хвост». Сказать системам «замри», проанализировать их в течение нескольких месяцев и объединить данные тоже невозможно. Как только СЭД запущена в работу, очень быстро она становится незаменимым элементом информационной системы, так что даже часовой простой критичен».

Эксперт отмечает, что проводить слияние всех систем, которые есть в ведомствах, нерационально, так как в таких решениях будет много рудиментов, накопленных за годы работы, которые в процессе перехода в единую СЭД можно «стряхнуть». «Поэтому единая БД СЭД создается с нуля, - объясняет г-н Балабанов. – В ходе анализа СЭД ведомств в нее переносятся отдельные справочники, отдельные настройки, какие-то наоборот создаются заново с учетом работы в едином поле и т.п. Вот это процесс настройки единой системы наиболее кропотливый. Тут надо и учесть все особенности каждого ведомства в отдельности, и выстроить структуру межведомственного обмена. С некоего часа Икс, начинает работать единая система, пользователей как бы просто  «отключают»  от СЭД ведомства и «переключают» на работу в единой базе СЭД, где представлены в едином пространстве уже все участники этой большой корпоративной структуры. Достаточно много усилий тратится и на то, чтобы потом научить пользователей, работавших в своих отдельных системах, обменивавшихся отдельными документами, мыслить категорией «единого пространства», единых справочников, сквозного движения документов в онлайн-режиме». 

Факторы роста

То, как будет развиваться ситуация в дальнейшем, какова будет динамика появления единых БД СЭД, зависит от многих факторов, в том числе – от решений регулятора. «Стимулом является, к примеру, то, что делается по построению системы межведомственного взаимодействия на уровне руководства Российской Федерации, - считает Андрей Балабанов. - Сейчас уже начинается «пилотное» подключение к МЭДО отдельных субъектов РФ. По мере нарастания потока электронных документов со сжатыми сроками исполнения из РФ на уровень правительств субъекта местное руководство просто вынуждено будет вливаться в такой стиль взаимодействия и выстраивать максимально прозрачную и технологичную работу на местах».

Что касается технической составляющей, то недавнее утверждение ГОСТа Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»  как раз и должно способствовать интеграции разрозненных систем управления документами в единую межведомственную систему обмена документами.