Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания» и Светлана Горбунова, директор «ТатАИСЭнерго»: «Время согласования документов между территориально распределенными подразделениями сократилось в 3-5 раз»

- Каковы были предпосылки для перехода на объединенную базу данных СЭД? Что не устраивало в ситуации до этого? С какими сложностями в работе сталкивались сотрудники?

Александр Емекеев: Электронный документооборот в нашей компании применяется уже давно – с 2006 года. Однако это были отдельные СЭД в каждом из 10 филиалов: 10 самостоятельных, не связанных друг с другом баз данных. Для передачи информации из одного филиала в другой нужно было импортировать данные. Это было существенным недостатком: мало того, что это было неудобно, так еще система была непрозрачной. После отправки письма контроль над судьбой документа фактически был потерян.

Еще одной серьезной проблемой было отсутствие единого подхода к документации. Это приводило к «творчеству» на местах: сотрудники в филиалах создавали разнообразные, иногда противоречащие общей концепции документы. К тому же в филиалах развитие СЭД находилось на различных уровнях: где-то ее использование было формальным, где-то СЭД развивалась.

Не устраивала нас и финансовая составляющая. Затраты на поддержку такой конфигурации были очень высокими. Необходимо было устанавливать сервера на местах, обслуживать их, обеспечивать лицензионным ПО – это дорого, поэтому требовало оптимизации. В результате в 2015 году мы приняли решение о создании объединенной базы данных СЭД.

- Какие задачи ставились для проекта?

Светлана Горбунова: Самым важным было ускорить документооборот и усилить контроль за контурными документами. Необходимо было создать такую систему, которая бы позволила в любой момент времени понимать, у кого и на какой стадии рассмотрения находится документ, готовится ли оперативно ответ и так далее.

Также нужно было обеспечить сквозное согласование документов: чтобы и в управлении, и в филиалах одновременно видели один и тот же документ, согласовывали, дополняли замечаниями – все это должно было повысить прозрачность документооборота. Третья задача, которая ставилась в рамках проекта – оптимизация затрат на документооборот за счет снижения расходов на лицензии, введения централизованной службы распределения прав и обслуживания системы. 

Александр Емекеев: Конечно, у нас были и дополнительные требования. К примеру, нам хотелось, чтобы система электронного документооборота охватывала всех сотрудников во всех филиалах. К сожалению, до запуска проекта на конечном этапе маршрута сотрудники все равно были вынуждены распечатывать документы и в бумажном виде отдавать исполнителям. Это нас не устраивало.

- Рассматривались ли другие варианты решения, кроме ОБД СЭД «Дело»?

Александр Емекеев: Когда мы внедряли «Дело» в 2006 году, это была практически единственная СЭД на рынке. Сейчас же, перед запуском нового проекта, мы проанализировали много решений, представленных в нашей стране. Мы всерьез думали над тем, как будет лучше: перейти на новую систему или выбрать «Дело», создав единую базу данных.

Одним из решающих факторов при выборе в пользу «Дела» стали уже имеющиеся наработки по развитию документооборота, наличие отчетных форм, которые нас полностью устраивали, и сформированная у пользователей привычка работать в данной СЭД. Однако все-таки самыми важными были удобство того инструментария, которые предоставляет «Дело», надежность системы и ее соответствие основным принципам документооборота.

Светлана Горбунова: «Дело» относится к классическим системам документооборота, однако в ней отражены и все современные ИТ-тенденции. Это очень удачное сочетание. Данная СЭД позволяет оперативно и без сбоев работать с документами большому количеству сотрудников – а в «Генерирующей компании» их около 4 тыс.

- Почему в качестве партнера по проекту был выбран «ТатАИСЭнерго»?

Александр Емекеев: Все работы по внедрению СЭД с 2006 года велись этой компанией – начиная от предоставления лицензий и заканчивая обучением пользователей. Так что у нас был большой опыт сотрудничества с «ТатАИСЭнерго», которая является партнером ЭОС в нашем регионе. Поэтому при запуске нового проекта мы решили вопрос с партнером «по умолчанию».

- Расскажите, пожалуйста, о ходе проекта.

Светлана Горбунова: Первое, что было сделано – это разработка концепции перехода на единую систему. Был проведен цикл совещаний сотрудников отдела документооборота «Генерирующей компании», отдела информационных систем управления и наших экспертов, как представителей подрядчика. Только после того, как были выработаны основные регламенты и определено, как именно будет выглядеть новая система, мы приступили к реализации проекта.

Параллельно мы как партнеры, осуществляющие сопровождение всего сетевого оборудования «Генерирующей компании», проделали работу в части подготовки серверного парка, затем установили серверные части тяжелого клиента решения «Дело-web». Вслед за этим были подготовлены все справочники – сначала для управления, потом – для всех филиалов. Также была проведена полная стандартизация всех справочников и документов, рубрик, подразделений, номенклатуры, подготовлены регламенты дальнейшего добавления.

Потом мы перешли к созданию учетных записей в ОБД, т.е. раздаче прав, организации тестирования с помощью тестовых документов и опытной эксплуатации. Первым был подключен аппарат управления, а уже затем последовательно подключались филиалы. Это было принципиальное решение – не подключать все филиалы одновременно, чтобы не допустить коллапса. Один филиал подключался, нами отрабатывались все нюансы документооборота, убирались все шероховатости в процессах. При этом бывали ситуации, когда возникающие в филиалах вопросы приводили к изменению регламентов или их уточнению. После того, как отработали ОБД на всех 9 филиалах, ввели ее в промышленную эксплуатацию.

Параллельно с внедрением ОБД мы внедрили подсистему «Оповещений и Уведомлений», которая предназначена для автоматической рассылки сообщений о различных событиях с документами на электронную почту пользователей. Данная подсистема позволяет своевременно узнавать о поступлении новых документов и приближающихся сроках исполнения поручений, что поддерживает исполнительскую дисциплину. Она оказалась очень успешной и востребованной – это тоже продукт ЭОС. Также мы внедрили мобильный документооборот - подсистему iEOS. До этого у «Генерирующей компании» был опыт работы с одним из мобильных приложений, разработанным партнером компании ЭОС. На тот момент было приобретено 45 лицензий для работы в этой подсистеме. Но вскоре разработчик принял решение закрывать данный продукт и прекратил дальнейшую техническую поддержку приложения. В сложившихся обстоятельствах компания ЭОС не бросила нас и предложила альтернативный вариант - перейти на приложение iEOS, которое предназначено для работы на iPad.

Александр Емекеев: Сейчас в мобильном приложении работает и руководство компании, и руководство филиалов – это более 40 пользователей. У сотрудников есть и удаленный доступ к системе: сама СЭД «Дело» доступна через веб-интерфейс, т.е. можно войти с домашнего ПК – и это могут делать не только руководители, но и рядовые сотрудники.

- Пришлось ли столкнуться с какими-либо сложностями?

Александр Емекеев: Самая большая сложность, с которой нам пришлось столкнуться, это новый интерфейс системы. Сотрудники разных филиалов работали в различных версиях системы, зачастую устаревших, поэтому новый интерфейс оказался для многих непривычным. Однако эти сложности мы быстро преодолели: в текущей версии СЭД «Дело» используются инновационные и дружелюбные интерфейсы, отвечающие всем требованиям эргономики и позволяющие ускорить и упростить работу с документами. Сейчас процесс адаптации фактически завершен, вопросов у пользователей уже не возникает, но, если такое случается, сотрудники «ТатАИСЭнерго» помогают найти ответы.

- Сколько времени заняла реализация проекта?

Светлана Горбунова: Активная фаза проекта началась в декабре 2015 года и продолжалась полгода до ввода в промышленную эксплуатацию. При этом ни на один день не прекращалась работа в ЭДО: те филиалы, которые еще не были подключены к ОБД, продолжали работать в установленных у них локальных версиях. Таким образом нам удалось провести бесшовный переход на новую платформу.

- Каких качественных и количественных результатов удалось добиться?

Александр Емекеев: Все цели, которые ставились нами изначально, были достигнуты. ОБД СЭД «Дело» позволяет использовать механизмы выдачи и контроля исполнения поручений, вести совместную работу с проектами документов, пользоваться протоколированием действий с документами и формировать различные отчеты. Прозрачность документооборота повысилась – это очень хороший и важный для нас результат. Мы смогли обеспечить сквозную пересылку документов всем должностным лицам компании, невзирая на разделение по филиалам. Это отразилось на оперативности согласования.  

Светлана Горбунова: Если раньше этот процесс занимал от 3 до 5 дней, то теперь – максимум один день для полного согласования. И это при наличии до 20 согласующих подписей – все территориально распределенные по Татарстану сотрудники одновременно согласуют документ. Таким образом, время согласования сократилось в 3-5 раз.

Александр Емекеев: Еще один важный результат – практически 100-процентный уход от бумажного документооборота. Сейчас его просто нет.

- Есть ли планы по развитию проекта?

Александр Емекеев: В ближайших планах – интеграция с системами документооборота специализированных операторов, обеспечивающая юридически значимый документооборот между различными контрагентами. Пока мы рассчитываем, что нам удастся это реализовать в 2017 году.