Ближе к народу и эффективнее: как заксобрание Иркутска автоматизировало законотворчество

Юрий Яковишин: СЭД «ДЕЛО» мы начали внедрять еще в 2005 году – 13 лет назад. Выбор в пользу данного решения был вполне объясним. Примерно в 70 % органов власти субъектов РФ, работающих с системами электронного документооборота, внедрено именно «ДЕЛО». Тренд задала Госдума, с которой мы все берем пример, пытаясь перенять лучшие практики. И Иркутская область не стала исключением. Автоматизация законотворчества также сначала была проведена именно в Госдуме. Созданной там системой мы пользовались, чтобы получать информацию по федеральному законотворчеству - и не тогда, когда закон уже принят, а на стадии инициативы, чтений, заключений. Это необходимо, так как органы государственной власти субъектов тоже участвуют в федеральном законотворческом процессе.

Тогда нам и пришла идея сделать аналогичную систему и в нашем регионе. Первое, что было необходимо, это решение руководства, которое должно осознавать потенциальные удобство и эффективность использования подобной системы. Ведь любое внедрение требует временных, денежных и человеческих ресурсов. И так как опыт использования такой системы уже был, убедить руководство было проще.

- Когда возникла идея автоматизации нормотворческой деятельности?  

Юрий Яковишин: Идея зародилась лет 7 назад, но для реализации проекта потребовалось много времени. Самая большая проблема в госорганах всегда связана с выделением бюджета. 2010-2011 годы были трудными с этой точки зрения – был заметен дефицит бюджета. В 2014 году ситуация стала меняться к лучшему, тогда мы и стали изучать разработчиков, которые могли предложить нужное нам решение. Мы, разумеется, хотели, чтобы оно базировалось на СЭД «ДЕЛО» - система уже отлично себя зарекомендовала.

На тот момент в ряде регионов подобные проекты уже были реализованы. Оказалось, правда, что полного набора преимуществ от внедрения регионы не получили.

- Почему так произошло?

Юрий Кособринов: Разработка системы автоматизации законотворческой деятельности САЗД «Электронный Парламент» началась еще в 2004 году, когда у Законодательной Думы Хабаровского края возникла необходимость в решении задачи автоматизации законотворческого документооборота – непростого, со своей спецификой, которой в стандартном документообороте нет.  Поэтому коробочная СЭД не могла решить все задачи.

Созданное нами решение интегрировано с СЭД «ДЕЛО». Оно позволило, прежде всего, сократить трудозатраты сотрудников, систематизировать порядок работы подразделений законодательного органа и автоматизировать процесс публикации проектов законов, и связанных с ними документов, на официальном сайте органа власти.

Юрий Яковишин: Многие регионы, внедрившие подобную систему, использовали её постфактум, как базу данных принятых решений. Мы же хотели использовать возможности системы именно для проработки законопроекта. Нужно было вовремя вносить инициативы, которые поступали в Заксобрание. Все заключения должны были появляться мгновенно после регистрации в системе. Любой гражданин или депутат должен был получить возможность из любой точки мира открыть страницу с законодательной инициативой или иным вопросом, рассматриваемым в законодательном (представительном) органе власти, и ознакомиться с приложенными документами.  

Нам удалось добиться многого. Мы обеспечили депутатов информацией для качественной проработки рассматриваемых вопросов. Все другие органы власти получили доступ к информации о процессе законотворчества. Раньше их представителям приходилось звонить депутатам и их помощникам и уточнять, какие материалы есть по конкретному вопросу. Помощники депутатов собирали разрозненные файлы, сканировали, так как многое было в бумаге, отправляли их запрашивающему ведомству. Эффективность процесса была не высока, ошибок было много. Все эти проблемы удалось устранить. Так как все материалы привязаны к конкретному законопроекту, скорость обработки информации значительно выросла.

- А почему в Иркутском Заксобрании получилось эффективно использовать внедренное решение?

Юрий Яковишин: Во-первых, мы изначально решили использовать максимум функционала. Во-вторых, тот факт, что в некоторых регионах уже был опыт такого внедрения, для нас стал преимуществом: мы опирались на их опыт и реализованные кейсы.  

Юрий Кособринов: Действительно, для успешной реализации проекта очень важна готовность персонала к внедрению новых технологий и, пожалуй, самое главное – это степень поддержки руководства.  Руководство Заксобрания Иркутской области во всем поддерживало проект автоматизации, и аргументировано заинтересовало персонал, что позволило получить результат в кратчайшие сроки. Также хотелось бы отметить инициативную поддержку со стороны отдела информационных технологий и связи аппарата Заксобрания, именно они организовали проработку должностных инструкций и регламентов, которые должны более полно отражать новый процесс подготовки документов.

Юрий Яковишин: Дополнительным фактором было стремление обеспечить информационную доступность нормотворческой деятельности: наш сайт был в пятерке по этому показателю, но нам хотелось большего. На момент запуска проекта было выполнено 99 % того, что было возможно без внедрения автоматизированной системы. С помощью данного проекта мы смогли решить всю задачу. Внедрив САЗД, мы в 2017 году смогли выйти на первое место в рейтинге «Инфометра».

- Чего именно не хватало сайту до внедрения?

Юрий Яковишин: Проблемное место – доступность информации. Информация о проводимых комитетами и комиссиями заседаниях должна быть доступна гражданам. Обеспечить это в ручном режиме было практически невозможно – получалось разве что выложить данные непосредственно к сессии, раз в месяц. Если же пытаться публиковать информацию о текущей работе комитетов, то потребовалось бы нанять дополнительный персонал. И даже в этом случае приходилось бы делать двойную работу, для каждого заседания собирая новый комплект документов. С учетом того, что инициатива может обсуждаться полгода, такой подход не эффективен.

Другой вопрос – актуальность. Раньше депутату, который лишь накануне заседания комитета получил необходимую информацию, сформировать позицию по обсуждаемому вопросу было сложно.  Вся информация, которая сейчас появляется на портале, максимально быстро попадает к тем, кто в ней заинтересован, а не через день, неделю или даже месяц.

Юрий Кособринов: Важно то, что система выбирает информацию, формируемую сотрудниками подразделений в процессе текущей работы и автоматически публикует ее на официальном сайте, тем самым процесс рождения закона можно наблюдать в режиме on-line.

Юрий Яковишин: Еще один важный фактор – обеспечение мобильности депутатов. Это было необходимо, и благодаря мобильным рабочим местам на планшетах они получили доступ к информации из любой точки – в том числе к законотворческому документообороту. В будущем мы, конечно, хотели бы предоставить возможность использовать цифровую подпись, но это не так просто.  На текущий момент нормотворчество нельзя полностью перенести в электронную среду – нет законодательной базы. Когда соответствующие нормативные акты будут приняты, то законодательные инициативы и законы будут существовать изначально в электронном виде. Для публикации документов к рассматриваемым вопросам используются электронные копии подлинников документов, подписанных на бумажном носителе и зарегистрированных в СЭД «Дело» при их поступлении в заксобрание. Далее не требуется делать бумажные копии подлинников, так как все материалы представлены в САЗД, что позволило разгрузить некоторых служащих от рутинной работы в виде копирования документа каждому заинтересованному лицу.

- Каковы результаты проекта?  

Юрий Кособринов: Повышение прозрачности, доступности и ответственности работы Закосбрания, так как законы появляются на сайте не на последней стадии – после их принятия, а сразу же при внесении законопроекта. Тем самым всем жителям Иркутской области предоставляется закрепленная в Регламенте Законодательного Собрания возможность влиять на законотворческий процесс. Для депутатов – это возможность получить все необходимые документы, сразу же после их поступления в Заксобрание, а не за пять дней до начала сессии, как это было ранее. Тем самым им предоставляется больше времени на подготовку и проработку законопроектов для обсуждения, что приводит к принятию более продуманных и обоснованных решений.

Не следует забывать и про значительную экономию бюджетных средств на бумагу и расходные материалы. Так как теперь к заседанию нет необходимости распечатки пакета документов для каждого из сорока пяти депутатов, а это зачастую более тысячи страниц.

Юрий Яковишин: Доступность информации сказалась и на лояльности граждан к власти, на удовлетворенности работой заксобрания и самими решениями. Люди стали больше доверять принятым законам: ведь теперь они видят, над чем работают депутаты. Кроме того, система настолько прозрачна, что депутаты сейчас не прогуливают – ведь люди могут посмотреть, кто как работал, проверить посещаемость. Работа депутатов оценивается избирателями, так что это важно.    

- Есть ли планы по развитию системы?

Юрий Кособринов: Сегодня система позволяет познакомиться не только с самими законопроектами, но и выполняет аналитические функции. Как уже сказал Юрий Яковишин, на сайте публикуется отчет об  участии депутатов в сессиях и заседаниях постоянных комитетов.

В планах – предоставление информации о том, как депутаты голосуют за конкретные законопроекты. В том числе и размещение видео информации о выступлениях и голосованиях.

Законодательное Собрание – это региональный орган законодательной власти, но при этом одновременно и субъект права законодательной инициативы в РФ. В проработке находится идея получения информации о прохождении законодательной инициативы в Государственной Думе. Иными словами, законодательная инициатива вначале принимается на сессии Заксобрания, и информация о ней отражается на сайте, а затем она направляется в Государственную Думу. Стадии рассмотрения законодательной инициативы в ГосДуме также планируется автоматически публиковать на сайте Заксобрания.

Юрий Яковишин: Среди необходимых нововведений – улучшение юзабилити. Разработчик учитывает наши пожелания – это очень полезно. И уже упомянутая цифровая подпись – она в нашем регионе очень нужна. К примеру, срок подачи поправок ограничен. Но как в них может уложиться депутат, который находится в труднодоступном районе, куда самолет летает раз в неделю? Как ему работать? Если бы был функционал удаленного доступа с цифровой подписью, проблема бы решилась. Но повторюсь: этот вопрос упирается в нормативную базу, документ должен быть юридически значим – пока нормативная база не успевает за разработкой программных решений.

Резюмируя, скажу, что у нас с разработчиком САЗД есть планы по улучшению системы и расширению ее функциональности, ведь такое решение – это живой, развивающийся проект, который призван приносить пользу как сотрудникам Заксобрания, так и рядовым гражданам.