- Каковы были предпосылки для автоматизации документооборота?

- Это было решение, продиктованное объективными требованиями сегодняшнего дня. СЭД «ДЕЛО» в нашей области использовалась давно, но с весьма ограниченным функционалом: приходили документы, мы их регистрировали в системе электронного документооборота – и всё. Т.е. фактически у нас лишь накапливалась электронная база документов определенного типа – т.е. работала только функция канцелярского учета, где вместо бумажного журнала использовался компьютер.

Очевидно было, что нарастающий объем документооборота не позволяет нам продолжать работать таким образом, так как участились случаи просрочки работы по документам, появилась путаница с ответственными исполнителями по документам и процедурам согласования. Медленно шел процесс согласования, много времени тратилось на доставку и подписание. На доставку документов даже в пределах нашего областного центра от одного органа власти к другому уходило несколько дней: на то, чтобы документ отправили через одну канцелярию, приняли в другой канцелярии, отнесли на стол руководителю, он рассмотрел и подписал, тратилось непозволительно много времени. Доставка бумажных документов осуществлялась курьерами. Однако наш регион достаточно большой и при доставке в некоторые населенные пункты приходилось использовать услуги «Почты России», что увеличивало сроки доставки в разы.

Неудовлетворение такой ситуацией и привело к принятию решения об автоматизации документооборота. И так как мы достаточно успешно, хоть и неполноценно, использовали СЭД «ДЕЛО», выбрали это решение для дальнейшего развития.

- Анализировали ли вы другие представленные на рынке СЭД?

- Безусловно, мы изучили целый ряд решений и опыт их применения. Однако функционал СЭД «ДЕЛО» нас устроил больше всего.  Решающим моментом послужил тот момент, что имелась возможность расширить рамки уже используемой, знакомой системы,  которая удовлетворяет всем требованиям, предъявляемым к юридически значимому электронному документообороту, то, что не нужно искать технические решения по компиляции (синхронизации) уже имеющейся базы документов с каким-то новым решением, система даёт возможность поэтапного расширения, что немало важно при планировании бюджетных затрат, внушительный список госорганов, уже внедривших СЭД «ДЕЛО». Это перевесило чашу весов в их пользу.

- Каковы были требования к функционалу?

- Для нас важнее всего было наличие разных интерфейсов как для работников канцелярии, у которых должны быть даже свои доступные кнопки в интерфейсе, так и для руководителей. В СЭД «ДЕЛО» система ролей реализована: есть замечательно расписанная роль администратора, также мы используем «АРМ руководителя».

Подкупило нас и то, что есть как «толстый клиент», так и веб (тонкие) -клиенты, которые работают через любой браузер. Задача импортозамещения перед нами стоит очень остро, поэтому привязываться к какому-то конкретному решению, которое за собой тянет необходимость использования дополнительного, зачастую импортного, программного обеспечения, мы не хотели. Так что наличие «тонкого клиента» в этом отношении нас крайне устраивало.

- Входило ли наличие мобильных приложений в список требований?

- Мобильные приложения – это большой плюс СЭД «ДЕЛО». Однако мы пока только тестируем этот вариант работы с СЭД, потому что у нас в регионе серьезное внимание уделяется обеспечению безопасности ИТ-систем. Есть старая истина: лучший способ защиты информации – это физическое разделение. Так что пока мы не приняли окончательного решения о том, будем ли мы с мобильных устройств работать в СЭД.

- Расскажите о сроках проекта? Он был реализован поэтапно?

- Активное внедрение СЭД началось еще в 2016 году. Мы разделили органы власти на три группы – связано это было с тем, что уровень ИКТ-грамотности в органах власти разнился. Поэтому мы выделили на первый этап те органы власти, в которых, во-первых, был самый большой документооборот, а во-вторых, где есть собственные ИТ-специалисты достаточно высокой квалификации и канцелярские работники, которые могли бы поддержать пилотное внедрение. В первую группу вошли, к примеру, департамент экономического развития, департамент социальной политики, управление по труду и занятости, управление госзакупок, департамент финансов, администрация Губернатора и Правительства Брянской области, инспекция по надзору за самоходными машинами и т.д.

Второй этап проекта (2017-18 годы) охватил оставшиеся органы власти – их было 21. Также на этом этапе была осуществлена дозакупка лицензий. Третий этап – это подключение муниципальных образований и государственных и муниципальных учреждений. В нашем плане – до конца 2020 года подключить к СЭД все без исключения подведомственные учреждения – в том числе школы, больницы. Их у нас больше тысячи. Всего на сегодняшний день было внедрено порядка 700 рабочих мест. И сейчас мы договорились о приобретении безлимитной лицензии, чтобы подключить все наши учреждения – следующий год будет напряженным.

- Чьими силами осуществлялось внедрение СЭД?

Определение исполнителя такого объемного проекта проходило в рамках 44 ФЗ. Основным требованием было наличие у участника аукциона свидетельства об официальной регистрации программы для ЭВМ «ДЕЛО» или действующего Лицензионный (сублицензионный) договора с правообладателем – компанией ЭОС, что гарантирует передачу прав на использование ПО  без нарушений прав разработчика.

Победителем была признана брянская компания «Альта Софт», которая имеет опыт работы с СЭД, имеет собственных сертифицированных специалистов. Её силами и производились работы.

Безусловно, во внедрении участвовали и наши специалисты: чтобы настроить бизнес-процессы, исполнителю необходимо провести подготовительные работы, вместе составили списки подразделений, роли, схемы прохождения документов, выверяли результаты по итогу процессов, определили степень технической готовности и предприняли усилия для дозакупки оборудования или лицензий.

В рамках программы «Цифровая экономика» есть целевой показатель – обеспечение документооборота в безбумажном виде между органами власти. Проводимые нами мероприятия полностью соответствуют целям и задачам программы «Цифровая экономика», так что сворачивать процесс мы не собираемся, а даже наоборот. Планируется, что в общей сложности у нас будет подключено порядка 4 тыс. рабочих мест.

- Как вы обучили сотрудников работе в новой системе?

- У нас организовано многоуровневое обучение, которое идет постоянно. Когда мы покупаем лицензии, то на условиях госконтракта обеспечиваем и внедрение или доразвитие. И в рамках этого же контракта мы отводим время на обучение пользователей. По согласованию с исполнителем контракта мы составляем группы и обучаем сотрудников.

Дальше мы проводим семинары – не реже, чем раз в квартал. Для этого мы заранее собираем вопросы от пользователей и их на семинарах разбираем. Также в рамках техподдержки мы обязательно оставляем время на оказание методической помощи и содействия пользователям СЭД. Если же возникает необходимость глобальных обучений и переобучений, мы планируем их заранее.  

Также консультационная поддержка осуществляется обслуживающей компанией в течение рабочего дня по телефону и e-mail.

- Какие функции наиболее востребованы сотрудниками различных уровней и подразделений?

Мы сейчас используем все возможности СЭД. К примеру, руководителями органов власти весьма востребован функционал «АРМ руководителя», который мы специально просили ЭОС доработать для нас. Мы понимаем, что руководители имеют определенный круг задач, и, чтобы работа с документами не занимала много времени, процесс должен быть простым и понятным. Если бумажный документ надо было лишь дважды подписать, то и в электронном виде процесс должен быть таким же простым. Разработчик пошел нам на встречу, что очень нам понравилось. Мы активно включились в тестирование новых продуктов ЭОС, делаем свои замечания и предложения.

Также нам очень пригодился функционал для массовой рассылки. Дело в том, что каждую неделю высший орган власти принимает решения и постановления. Раньше на рассылку этих документов уходило много времени, сил и денег – рассылали по почте. Сейчас мы почти завершили подключение администраций муниципальных образований к СЭД «ДЕЛО», и теперь благодаря функционалу для массовой рассылки в СЭД документ, подписанный ЭП с набором сопроводительных файлов мгновенно отправляется в муниципальные образования.

- Что изменилось в процессах организации после того, как было осуществлено внедрение?

- Поменялась философия работы с документами во всем регионе. Наличие электронного документооборота сильно дисциплинирует всех участников. На первых этапах, как и при внедрении любой информационной системы, мы сталкивались с определенными сложностями: все привыкли работать на бумаге и вдруг пришлось перестраиваться на работу с электронными документами. Бывало, что кто-то не ту кнопку нажимал, не туда отправлялся документ – это неизбежный этап, и к этому надо быть готовыми. Но мы не рассчитывали, что все сразу будет гладко.

Когда этот этап прошел, стало понятно, что у нас теперь есть документы с реальной историей и статусом. И всю эту историю, и статусы можно отследить – ничего не потеряется. Мы видим, как органы власти и отдельные исполнители работают с документом на всех этапах процесса его прохождения. Это очень важное изменение: за счет этого у нас сократилось время рассмотрения документов. Воспользоваться принципом «документ должен отлежаться» не получится. Если документ поступил в личный кабинет, сроки будут отслеживаться, о необходимости провести работу система будет напоминать. И чаще всего – отработка поручения делается даже раньше.

Кроме того, исключается попадание документа не по назначению, не по принадлежности из-за технической ошибки. Теперь документ поступает всем одновременно, сроки исполнения понятны, все можно отследить – это положительно повлияло на результат работы и ее эффективность.

Сейчас с СЭД работают все – вплоть до руководителей. - Каких еще результатов удалось добиться?

Нам удалось снизить затраты на документооборот. К примеру, уже в прошлом году бюджет уходил в Думу Брянской области в электронном виде. Бюджет – это порядка 1000 страниц, которые до этого каждый год необходимо было распечатывать. В Думе этот документ размножался на всех депутатов, председателей комитетов и т.д. Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» мы даже на этом экономим и оптимизируем процесс: сейчас бюджет хранится в базе СЭД, все депутаты работают с ним в электронном виде, что позитивно влияет и на оперативность. 

Также следует отметить снижение временных затрат на обработку документации, исполнение поручений.

Но я думаю, что после завершения проекта мы увидим еще более впечатляющие результаты. К тому же мы активно включились в тестирование новых продуктов ЭОС, делаем свои замечания и предложения. Нам почти всегда идут навстречу. А значит, в будущем функционал СЭД «ДЕЛО» откроет перед нами новые возможности.