Бизнес-аналитик ЭОС Анастасия Меницкая: «Разработка новой версии «Архивного дела» стала революционной как в функциональном, так и в техническом плане»

На рынок вышла версия 6.1 системы «Архивное дело». Расскажите, что ожидает настоящих и будущих клиентов?

Разработка версии 6.1 стала во многом революционной для приложения как в функциональном, так и в техническом плане. «Архивное дело» версии 6.1 – это первая версия продукта в формате веб-приложения, которая может работать в полностью импортозамещенной среде.

Приложение создано как конфигурация ЭОС Платформы, что обуславливает комплекс технологических возможностей развития и адаптации под требования каждого конкретного заказчика. 

Таким образом, клиентов ждет практически новый продукт, который аккумулирует все лучшее, что было раньше, и решает новые задачи в части импортозамещения. «Архивное дело» – система для организации ведомственного архивного хранения, которая помогает нашим заказчикам работать с архивными документами более 15 лет. «Архивное дело» всегда имело высокий статус продукта, соответствующего всем нормативным требованиям и практикам архивной отрасли и новая версия в этом плане не будет исключением.

Локализованная революция

Какая «революция» произошла в развитии функций системы?

Трансформация «Архивного дела» была направлена на следование современным тенденциям в сфере архивного хранения документов и в целом веяниям в отрасли автоматизации процессов работы с документами. В первую очередь мы расширили возможности системы как инструмента для работы с электронными документами. Вторым моментом, который значительно преобразовал систему, стала работа над ведением в одной системе работы нескольких архивов. Мультиархивность привела к изменениям в концепции разграничения доступа к информации, которая хранится в архиве, а также к справочникам системы.

Специфичными для команды разработки веб-версии системы были реализация и развитие функций, обеспечивающих автоматизацию работ сотрудников архивных служб, которыми уже пользуется более 300 наших заказчиков. Перед нами стояла задача реализовать функциональность таким образом, чтобы обеспечить преемственность и при этом полностью переработать пользовательский интерфейс. Используя абсолютно новые в сравнении с предыдущими версиями системы технологии ЭОС Платформы, мы создали более дружественный и интуитивно понятный интерфейс.

В работе с некоторыми заказчиками, которые ранее выполняли классические функции архивной службы в системе «Архивное дело» версии 4.3, мы апробировали новый интерфейс для подготовки сводной номенклатуры дел и получили ускорение в выполнении работ в 2 раза без проведения дополнительного обучения сотрудников.

Немало внимания было уделено теме использования архивных документов, она получила развитие в создании отдельного раздела в системе для работы со справочно-поисковыми средствами архива. Посетители электронного читального зала могут просматривать информацию о наличии тех или иных документов, закрытых грифами доступа, формировать запросы на предоставление доступа, чем экономят время на поиски документов архивистами при обработке тематических запросов.  Для расширения гибкости в регистрации посетителей читального зала лицензии для читателей стали конкурентными.

Вы сказали, что изменились подходы к организации доступа к документам. А как будут работать заказчики, которые обновятся со старых версий?

 Обновление обеспечивает полное сохранение данных без какого-либо риска потерь. В данной версии появляется возможность миграции данных из СУБД Microsoft SQL Server и Oracle в PostgreSQL, что обеспечит возможность нашим клиентам решить вопрос импортозамещения.

Если резюмировать, то какие задачи решает обновленная система «Архивное дело»?

Система предназначена для работы по всем направлениям архивной службы – от подготовки номенклатуры дел до работ по передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы. «Архивное дело» может выступать как учетная система для бумажного архива, а также как система для создания электронного архива. Мы автоматизируем работу по приему документов на хранение, учет и экспертизу ценности, сопровождаем эти процессы печатными формами в соответствии с нормами законодательства. В части организации использования документов архива предоставляем функциональность для создания системы справочно-поисковых средств. Посетители архива могут пользоваться поиском и просматривать документы в личном кабинете в системе или заказывать необходимые материалы в читальный зал, а также получать точечный контролируемый архивистом доступ к документам из закрытых грифами дел.

Акценты импортозамещения

Вы говорили, что «Архивное дело» полностью работает в импортозамещенной среде. Расскажите подробнее о ваших шагах в переходе на отечественное ПО.

На данный момент система «Архивное дело» работает с семейством операционных систем Linux, в частности уже есть реализованный проект на Альт Линукс, но это не единственный вариант: мы рассматриваем работу с Астра Линукс, РедОС, и некоторыми другими операционными системами. В части СУБД мы используем PostgreSQL.

В качестве офисных приложений обеспечено взаимодействие с продуктами МойОфис, LibreOffice, Р7.Офис. Если говорить об аппаратных средствах, то мы можем работать с аппаратными комплексами на базе процессоров семейств Байкал и Эльбрус. При этом мы продолжаем поддержку работы на MS Windows Server и MS SQL Server, но приоритеты теперь смещены в сторону отечественного ПО.

На пути к электронным подлинникам

Сейчас остро обсуждается тема хранения и обеспечения использования электронных документов в долгосрочной перспективе. Планирует ли «Архивное дело» решать вопросы хранения электронных документов?

Да, выделю несколько значимых направлений.

Во-первых, это тема архивного хранения электронных документов. Сейчас ведется активная работа по адаптации к импортозамещенной среде нашего решения для хранения электронных подлинников, которое с 2019 года функционирует в Ростовской области. В текущем году версия «Архивного дела» 6.2 будет доступна нашим клиентам с опцией электронного хранилища подлинников, где обеспечивается работа с электронными документами в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Второй вектор – это технологическое развитие решения. Так, в версию 6.2 войдет новое решение для оцифровки документов, многофункциональный полнотекстовый поиск, поиск дел и документов по штрих-кодам. Эти решения позволят расширить возможности пользователей в части выбора оптимальных методов в процессе выполнения привычных операций. Например, в процессе оцифровки будет реализован сценарий автоматического создания архивных регистрационных карточек документов.

Третье направление – это обеспечение пользователей удобными средствами для использования архивных документов. Так, мы планируем такой процесс создания и обработки запросов на выдачу документов, который позволит заказчику максимально конкретизировать потребность в тех или иных документах, а архивисту значительно сэкономить время на подготовку архивных справок, поиск и отбор документов для выдачи в читальный зал. Работы в этом русле ведутся нашей экспертной группой в том числе и в контексте электронных подлинников.

Подчеркну: мы всегда стараемся выстраивать траекторию развития решений с учетом ряда факторов. Это перспективные решения регулятора и обсуждаемые инициативы в области документооборота и архивного дела, технологические тренды, а также запрос со стороны пользователей. Все это уже нашло отражение в новой версии «Архивного дела», и в дальнейшем мы не намерены отступать от этого принципа.