Камчатский край: как научиться согласовывать документы за 2 дня

- Расскажите о том, почему цифровизация активизировалась в 2020 году?

- Проект действительно стартовал еще в 2012 году. Тогда была закуплена партия в 1000 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». За 3 месяца их внедрили, в результате чего исполнительные органы власти Камчатского края начали регистрировать документы в электронном виде. Конечно, планировалось, что организации постепенно начнут полноценно работать с электронными документами, но не срослось: не хватило в первую очередь воли и заинтересованности руководства.  

Именно эти факторы были устранены с приходом нового губернатора – Владимира Солодова.  В 2020 году губернатор, ориентируясь на передовой опыт в цифровизации документооборота соседних регионов, решил, что надо использовать планшеты в качестве основного инструмента для работы с документами. В связи с этим начали проводить рабочие группы, заседания с первым вице-губернатором края по совершенствованию информационной системы.    

-  Какие цели были поставлены губернатором тогда?

- Для нас главным было сделать так, чтобы все документы проходили быстрое электронное согласование с публикацией итоговой версии на сайте. Поэтому, когда первый раз согласование прошло за 3 дня, это был серьезный успех.

- За счет чего этого удалось добиться?

- На заседаниях рабочей группы мы много внимания уделили регламентной составляющей и ее оптимизации. Изначально схема утверждения была достаточно длинной и неудобной. Мы выявили три наиболее критичных участка, где терялось время: это работа с резолюциями, их утверждение. Пришлось убрать эти пункты и скорректировать некоторые этапы. В результате время прохождения документа сократилось до 3 дней – они существуют полностью в электронном виде и не распечатываются в принципе.

- Часто сетуют, что цифровизации мешает человеческий фактор: люди не готовы меняться и перестраиваться под новые процессы. Как справились с этим?

- Добровольно-принудительно. Очень значимым оказался личный пример, который подал губернатор: все участники электронного документооборота вслед за ним начали активно использовать возможности информационной системы. К тому же есть регламенты, где участие в электронном документообороте закреплено – их необходимо исполнять. Кроме того, партнером по внедрению были разработаны сервисы, которые контролируют срок согласования, если он нарушен. Если истек срок визирования в соответствии с регламентом, то автоматически появлялась метка об этом. Также были созданы отчетные формы, которые контролировали срыв сроков визирования по исполнителям. После этого исполнители зашевелились.

Несколько помогла нам и пандемия. Тогда курьерские службы перестали работать, поэтому перевод в электронный вид всех носителей документов оказался очень кстати. Удаленка была настроена у всех, люди работали без сбоев.

- Какова на данный момент ситуация с использованием электронного документооборота в Камчатском крае?

- Мы добились многого. Участниками электронного документооборота являются все органы госвласти, муниципальные образования и более 270 иных органов и организаций. Суммарно это более 4 тыс. пользователей. Теперь мы идем к плановому параметру в 380 органов и организаций, чтобы достигнуть уровня цифровой зрелости края. Кроме того, мы подключили все органы исполнительной власти к использованию мобильного приложения. За счет этого среднее время согласования и визирования документов – особенно в части нормативно-правовых актов – сократилось до 2-ух дней. Но по некоторым показателям еще не достигли нормативных значений. Это касается соглашений, постановлений правительства, протоколов губернатора – в работе с ними задействовано очень много должностных лиц, так что оптимизировать путь сложно. Также мы запустили единую интернет-приемную, личные кабинеты, формируем QR-коды на ответах на обращения граждан, чтобы упростить отслеживание их движения.

- Рабочее место для какой роли?

- По умолчанию в соглашении на подключение указываются делопроизводитель (или регистратор) и непосредственный руководитель организации. Если этого недостаточно, то мы увеличиваем канал передачи данных для наращивания скоростей интернет-соединения и только тогда подключаем большее количество сотрудников. В целом охват всей территории края, оптимизация текущих процессов – это первоочередная задача на конец года и на следующее полугодие. В дальнейшем мы планируем полный или частичный перевод обращений граждан в электронную форму – у нас уже работает интернет-приемная, которая позволяет оперативно отслеживать информацию по обращениям граждан, т.к. это направление надо усиливать.

- Велика ли вероятность еще ускорить процесс согласования?

- Это возможно. Рассказ коллег из других регионов на конференции «Осенний документооборот» подсказал направление. К тому же чем больше автоматизируем и регламентно закрепляем нюансы сроков прохождения документов, тем быстрее идут процессы.  

- Каковы планы на ближайшее время?

- Мы хотим охватить электронным документооборотом всю территорию Камчатского края, но сталкиваемся со сложностями. Так как регион отдаленный, качество интернет-соединения временами оставляет желать лучшего. Поэтому для охвата важно количество не пользователей, а организаций. Мы не подключаем каждого в организации, где 30-40 работников – цифровизируется только одно рабочее место. Этого достаточно для обеспечения стандартного объема электронного документооборота небольшой организации, и такой подход позволяет обеспечить электронное взаимодействие, в котором организация нуждается.