Завершен первый этап внедрения DIRECTUM в компании «Мелькомбинат»

ОАО «Мелькомбинат» – крупнейший в России производительмуки, комбикормов и макаронных изделий. Предприятие оснащено самым современнымоборудованием, новейшими технологиями в области производства и управления,мощной производственной базой и квалифицированным персоналом.

«Мелькомбинат» имеет холдинговую структуру и обладаетширокой сетью филиалов и дочерних предприятий, поэтому постоянная поддержкаэффективности внутренних и внешних процессов коммуникации – одна из важнейшихзадач компании. В 2011 году для оптимизации взаимодействия и переводадокументооборота в электронный вид была выбрана система DIRECTUM. Решение впользу DIRECTUM было основанона богатых возможностях системы по автоматизации территориально распределеннойработы.

Проект внедрения стартовал в марте 2011, все работы былопоручено проводить специалистам компании «ТАНАИС», Сертифицированному партнеру компанииDIRECTUM, совместно с прошедшей обучение рабочейгруппой предприятия.

Основными целями внедрения стали повышение качествауправления организацией и оптимизация процессов документооборота. В рамках них былизапущены работы по автоматизации:

● регистрации входящей, исходящей корреспонденции, исполнения порученийПрезидента Управляющей компании и Генерального директора ОАО «Мелькомбинат»;

● работы с организационно-распорядительной документацией, создаваемой вУправляющей компании и распространяемой по дочерним предприятиям;

● согласования служебных записок с назначением исполнителей;

● всех этапов договорной работы, начиная от подготовки проекта,согласования и утверждения до контроля исполнения этапов договора.

Для реализации поставленных задач был выбран функционал Базовыхмодулей системы, модуля «Канцелярия» и «Управление договорами», а такжедополнительной компоненты быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID.

Пользователи начали работать в системе с августа 2011года.

За пять месяцев преподаватели Учебного центра обучилирабочую группу и провели семинары для топ-менеджмента, руководителейдепартаментов и ведущих сотрудников Управляющей компании и ОАО «Мелькомбинат».Учитывая сложность организационной структуры, в ходе внедрения специалисты «ТАНАИС»адаптировали маршруты согласования и процессы контроля исполнения документов поднужды предприятия. При согласовании официальных документов стала активноиспользоваться бесплатная программа DIRECTUM OverDoc, которая позволилаобмениваться электронными документами, в том числе подписанными ЭЦП, состоронними организациями, не работающими в системе DIRECTUM.

В настоящее время все исходящие иорганизационно-распорядительные документы проходят согласование в рамкахтиповых маршрутов и регистрируются в электронных журналах регистрации системы DIRECTUM. Поручения Президента Управляющей компании и Генеральногодиректора ОАО «Мелькомбинат» выдаются исполнителям в электронном виде иконтролируются высшим руководством, которое активно работает в системе. Нарабочих местах делопроизводителей и руководства установлены сканерыштрихкодирования, использование которых совместно с компонентой DIRECTUM RapID облегчает поиск электронных документов в системе по ихбумажным оригиналам. В целом такие нововведения в работе позволили сократитьсроки подготовки и согласования документов, обеспечить их централизованноехранение и удобный поиск, повысили уровень прозрачности процессовдокументооборота и взаимодействия персонала холдинга.

«Мелькомбинат» заинтересован в дальнейшей организациивзаимодействия на основе системы DIRECTUM. В концесентября 2011 были запущены процессы согласования договорных документов,разработанные для сложной структуры холдинга. В ближайшее время планируетсяподключить пользователей филиалов и дочерних предприятий.