Компания Olympus управляет продажами и финансами с помощью Microsoft Dynamics AX 2009

«В результате проекта создана система, которая повышает прозрачность и оперативность учета и контроля, позволяет менеджменту видеть целостную картину деятельности предприятия и оперативно принимать обоснованные управленческие решения. С помощью ERP-системы автоматизированы бизнес-процессы финансовой, бухгалтерской и управленческой отчетности, а также управление продажами», - отмечает Сергей Россиев, директор по информационным технологиям «Олимпас Москва».

Olympus в России является дочерней компанией Olympus Europe Holding со штаб-квартирой в Гамбурге. Количество сотрудников Olympus в мире превышает 30 000 человек. На текущий момент Olympus - ведущий производитель профессиональной оптоцифровой продукции. В России компания развивает два основных направления бизнеса – продажа и сервисное обслуживание медицинского и промышленного эндоскопического оборудования, а также фото- и аудиотехники торговой марки “OLYMPUS". Сервисная сеть насчитывает 27 региональных пунктов, помимо Москвы, есть официальные представительства в Санкт-Петербурге и Киеве.

Экстенсивный рост всех направлений бизнеса, а также высокие требования к корпоративной отчетности, возможностям по анализу и управлению бизнесом – все это привело к тому, что существующие в компании информационные системы перестали удовлетворять потребностям менеджмента. Дополнительной предпосылкой ERP-проекта стало объединение двух направлений бизнеса Olympus в России – компании «Олимпас Москва», работающей в области медицинского оборудования, и «Олимпус Рус», занимающейся фото- и аудиотехникой.

В результате, было принято решение создать новую ERP-систему, чтобы на единой информационной платформе объединить все бизнес-процессы на уровне корпорации Olympus в России.

После тщательного анализа возможных вариантов и с учетом опыта работы компании «Олимпас Москва» с системой Microsoft Dynamics AX 3.0 решение было принято в пользу ERP-системы Microsoft Dynamics AX 2009. При выборе партнера по внедрению ключевую роль сыграли рекомендации корпорации Microsoft. Реализацию проекта доверили компании «АНД Проджект», которая обладает опытом успешной реализации сложных проектов и собственными решениями, учитывающими специфику бизнеса Olympus.

В рамках проекта автоматизированы такие функции, как: учет запасов, ведение расчетов с контрагентами, проведена доработка стандартного функционала по организации автоматизированного учета основных средств, нематериальных активов по неограниченному количеству моделей, ведение операций по Главной книге, учет и распределение затрат. В системе также предусмотрены возможности получения управленческой отчетности, ведения учета денежных средств, денежных документов и финансовых вложений.

«Поскольку наша компания предоставляет в штаб-квартиру финансовую и управленческую отчетность, то для нас важно, что система поддерживает учет в соответствии с международными стандартами, - комментирует Сергей Россиев. - В решении «АНД Проджект» в одном финансовом контуре реализованы МСФО и российский бухгалтерский учет. Это очень удобно. Если раньше сотрудники тратили много времени на составление отчетов по корпоративным стандартам, то теперь мы получаем их из ERP-системы».

Новая ERP интегрирована с двумя различными системами банк-клиент и с системой ADP (используется сервисной службой). На базе Microsoft Dynamics AX будет реализован внутренний электронный документооборот - утверждение договоров, дополнительных соглашений и заявок на оплату.

Проектная команда специалистов «АНД Проджект» и Olympus автоматизировала управление продажами и разработала дополнительную функциональность с учетом специфики различных направлений бизнеса Olympus.

Для эффективной работы департамента фото- и аудиотехники в ERP-системе планируются закупки с учетом изменений спроса на ту или иную продукцию. Менеджеры оперативно отслеживают в системе остатки техники и оборудования на складах и своевременно пополняют запасы. «Благодаря использованию Microsoft Dynamics AX 2009 значительно повысилась прозрачность движения складских запасов. Теперь в 99% случаев можно проследить движение любой единицы продукции: кто из сотрудников оформлял заказ, когда, по какой стоимости, были ли движения по складам», - комментирует Сергей Россиев.

В рамках дополнительного функционала «АНД Проджект» разработала систему учета кредитной линии для дистрибьюторов - автоматически отслеживаются превышения по лимитам. Подобная функция контроля помогает Olympus еще более эффективно работать со своими партнерами.

Для направления медицинской техники в ERP реализован учет демонстрационного оборудования. Olympus использует дорогостоящую высокотехнологичную технику при участии в профильных мероприятиях. В системе на каждую единицу оборудования предусмотрена отдельная карточка: учитываются техническое состояние, амортизация, ведется история (тип оборудования, когда, кем, кому, на какой срок и в каком состоянии было передано).

В новой системе объединены ключевые существующие наработки, сделанные в рамках более раннего внедрения версии Axapta 3.0, с базовой функциональностью системы Microsoft Dynamics AX 2009 и специализированными решениями «АНД Проджект».

«Совместными усилиями специалистов «АНД Проджект» и Olympus мы создали ERP-систему, которая позволила российскому подразделению Olympus объединить бизнес-процессы и полностью соответствовать корпоративным стандартам в области бухгалтерского и финансового учета, а также управления продажами», - отмечает Сергей Россиев.