ABBYY FlexiCapture используется в работе общего центра обслуживания компаний КЭС-Холдинг

Работа над проектом велась в два этапа. Первоначально внедрение происходило в подразделениях компании, сосредоточенных в Московском регионе, в последующие месяцы проект охватил филиалы в 8 городах России. Сейчас система позволяет осуществлять потоковый ввод и последующую обработку 50 000 документов в месяц, в ближайшее время этот показатель планируется увеличить до 1 млн документов или более чем в 20 раз. 

КЭС-Холдинг (ЗАО «Комплексные энергетические системы») – одна из крупнейших энергетических компаний России. Предприятие занимает 5 место по установленной мощности среди электроэнергетических компаний РФ и является крупнейшим в стране производителем тепловой энергии. Общая установленная мощность электростанций КЭС-Холдинга составляет около 16 тыс. МВт. В 2010 году ТЭЦ КЭС-Холдинга выработали около 62 млрд кВтч электроэнергии. КЭС-Холдинг владеют стратегическими/контрольными пакетами акций и осуществляют управление 4-х генерирующих компаний (ТГК-5, ТГК-6, ТГК-9, ВоТГК) и 5-и энергосбытовых компаний. В «УФС» передана функция ведения в предприятиях холдинга бухгалтерского и налогового учета. В ходе обслуживания предприятий КЭС компания «УФС» использует модернизированные АСБУ (автоматизированная система бухгалтерского учета). 

В «УФС» была поставлена задача значительно сократить затраты и сохранить качество предоставляемых услуг. Поэтому в компании было принято решение создать общий центр обслуживания, и в связи с ним – систему электронного документооборота (СЭД), учитывая развитую сеть филиалов и множество обособленных подразделений. В связи с этим предстояло решить задачу внедрения в сети филиалов и подразделений компании системы распределенного сканирования первичных документов, их автоматизированной проверки и централизованного хранения скан-копий исходящих документов в СЭД компании. 

На ввод в эксплуатацию такой системы отводилось всего 3 месяца, поэтому заказчик выбирал максимально простой инструмент с точки зрения внедрения. Во многом определяющими факторами выбора решения ABBYY стали качество работы системы и эффективность технической поддержки. Также важную роль сыграла сбалансированная стоимость ABBYY FlexiCapture, что обеспечивает быстрый возврат инвестиций. 

Внедрение осуществлялось в сжатые сроки: от знакомства с системой до пилотного проекта прошло всего 3 недели. В результате тестовый стенд развернули в терминальном режиме, оперативно утвердили регламенты и написали инструкции для пользователей. Также были отработаны ошибки и сделаны доработки в части настроек. Благодаря поддержке специалистов ABBYY стало реальным в кратчайшие сроки перевести тестовую версию в рабочий режим. 

Возможности системы позволили быстро внедрить штрихкодирование документов, что в дальнейшем сделает достижимым включение в проект финансово-учетных систем. На данный момент ABBYY FlexiCapture используется для потокового ввода данных в систему электронного документооборота компании. При этом сканирование осуществляется на местах в регионах, а верификацию данных операторы выполняют в рабочем режиме в центральных офисах компании. 

С помощью решения ABBYY FlexiCapture уже сейчас в «УФС» централизована функция обработки документов бухгалтерского и кадрового учета. Также стандартизирована и ускорена обработка первичных учетных документов (командировочных, больничных листов и др.) за счет выделения функций первичного приема документов, верификации и проведения их в учетной системе компании. Появилась возможность более эффективно нормировать труд сотрудников на каждом этапе и, как результат, оптимизировать численность персонала. 

«В условиях нехватки ресурсов перед нами была поставлена задача сократить затраты и при этом принять на обслуживание десятки новый компаний, вошедших в контур холдинга. Без централизации и автоматизации ряда функций решить поставленную задачу было невозможно, – комментирует Капралов Дмитрий, начальник информационно-аналитического управления компании «УФС». – Мы воспользовались ABBYY FlexiCapture как достаточно простым в освоении и эффективным инструментом. Кроме того, в данном случае проект не потребовал серьезных финансовых вливаний, что очень вписывается в общую концепцию оптимизации затрат».