Автоматизация как средство для дальнейшего развития сети

Сотрудничество с нуля

Сеть пицца-баров Street и пивных ресторанов Beer House сотрудничают с Группой компаний «СофтБаланс» с 2004 года. Пиццерия стала одним из первых предприятий, кто приобрел тогда еще только появившиеся на рынке программные продукты «Трактиръ Стандарт ПЛЮС» для бухгалтерии и «Трактиръ: Front-Office 2.0» для автоматизации работы официантов. Выбор программного продукта, сделанный в пользу «Трактира» был основан на оптимальном балансе цены и функциональности.

В 2006 году открылась пиццерия на 3-ей Красноармейской улице, в 2007 году – на Невском проспекте, а в 2008 – появились первый бар Beer House и пиццерия у м. Академическая.

Сеть постепенно развивалась, и каждое открытое заведение автоматизировалось с помощью «Трактиръ Стандарт Плюс». В автоматизации бизнес-процессов был только один недостаток - базы заведений не были связаны друг с другом, что мешало быстрому сбору информации, контролю, не давало ввести систему персональной ответственности сотрудников. Закупки велись децентрализовано, отпускная цена на один и тот же продукт у одного и того же поставщика могла существенно меняться от заведения к заведению и зависела от договоренности с управляющим. Рецептура одних и тех же блюд могла сильно отличаться от заведения к заведению.

Обновленная автоматизация

В 2009 году открылся еще один бар Beer House – на Гражданском проспекте у метро «Академическая». В сети работало уже 6 заведений, которые требовали контроля и централизованного управления. Руководство приняло решение о старте нового проекта автоматизации и централизации товароучетной базы данных. Основой для проекта был выбран программный продукт «Трактиръ: Head-Office» с возможностью переноса данных из уже имеющихся баз, и пришедший на замену «Трактиръ Стандарт ПЛЮС».

Новой версией «Трактиръ: Head-Office» могли пользоваться люди без специальных бухгалтерских знаний, что было особенно важно для руководства сети при подборе управляющих сотрудников. Кроме того, это позволяло собирать более полную информацию о работе сети и отдельных заведений, причем получать ее моментально, например, ведя переговоры с поставщиками.

В 2010 году открылись бары Beer House на Ленинском проспекте и у метро «Пр. Просвещения», были построены два двойных ресторана – у станций метро «Пионерская» и «Гражданский проспект». В 2011 году открылась пиццерия у метро «Ломоносовская» и бар Beer House на улице Варшавской. Также был выделен центральный офис,  и для него приобретен сервер базы данных «Трактир», внедрена система распределенных баз данных, налажен обмен между центральной и периферийными базами.

Перед специалистами ГК «СофтБаланс» стояла задача по централизации учета и настройке обмена между заведениями сети и центральным офисом.

Выполненные задачи

Итак, совместно с сотрудниками сети была проведена работа по созданию единого справочника номенклатуры и единых технико-технологических карт блюд и полуфабрикатов, что позволило объединить сеть в единое информационное пространство. Теперь посетитель во всех заведениях сети мог получить одно и то же любимое блюдо. Существенно упростился процесс проведения инвентаризации, заключения договоров поставки, контроль закупочных цен, перемещения сотрудников с одного предприятия на другое и, главное, значительно ускорился процесс формирования нового меню и ввода новых блюд. Индивидуальность предприятий, выработавшаяся исторически или в связи с расположением заведения была сохранена: «Трактиръ» позволяет при одинаковом наименовании блюда вести свою техническую карту в каждом заведении. Справочник номенклатуры при этом не увеличивается, зато есть возможность менять ингредиенты блюда. Например, если в одном из заведений спрос на какое-либо блюдо ниже, сезонно или постоянно, то можно заменить ингредиенты на менее скоропортящиеся. Создана единая система договоров с поставщиками. Если раньше поставщики могли поставлять в разные заведения продукцию по сильно отличающейся цене, то теперь введена единая система закупок. Она, помимо контроля над уровнем цен, дала возможность в целом уменьшить общую стоимость продуктов. Централизация данных позволяет теперь прогнозировать расход продуктов и, соответственно, требуемый объем закупки на всю сеть пиццерий и баров. А большие объемы, в свою очередь, позволяют получать более интересные цены от поставщиков.

Введен постоянный автоматизированный контроль за поставщиками. Продукция поступает на склад и сразу же фиксируется в системе, проверяются сроки, качество, и, главное, отпускная цена, которая должна строго соответствовать заключенному договору.

Внедрена система авторизации сотрудников проксимити-картами вместо предыдущей, с картами на основе магнитной полосы, которые быстро изнашивались, выходили из строя и приводили к авторизации по коду доступа. Бесконтактные проксимити-карты надежны и долговечны, не выходят из строя так часто, как магнитные и обеспечивают более надёжную персонализацию, в отличие от кода доступа, который в короткие сроки становится известен всем сотрудникам заведения. Новая система авторизации сотрудников позволила бороться с махинациями во фронт-офисной части системы. Теперь любые действия в ней подкреплены авторизацией, и сотрудники несут материальную ответственность за них. Также система авторизации позволила контролировать приход сотрудников на работу - по времени их авторизации в системе.

В результате в течение нескольких месяцев после внедрения новой системы были пресечены несколько случаев крупного хищения и махинации с чеками. От наведения порядка, стандартизации, и усиления контроля выросла маржинальность бизнеса, освободились средства для дальнейшего развития бизнеса. В течение 2010-2011 годов были открыты еще 8 заведений. Огромным плюсом внедрения «Трактира» стало сохранение в неизменном виде фронт-офисной части. Персонал не пришлось переучивать, и вопросы внедрения их не коснулись.

Автоматизация заведений сегодня и в перспективе

Благодаря налаженной работе, уже стандартизованной и ориентированной под запросы клиента, новые предприятия стали автоматизироваться гораздо быстрее. При расширении сети база нового торгового объекта формируется в течение нескольких минут из центральной базы. Сразу можно начинать как работу, так и проведение товароучетных операций.

Выросла эффективность работы бренд-шефа сети. Все блюда - в центральной базе, их рецептура одинакова, а продукты также закупаются на всю сеть, что позволяет легко анализировать себестоимость блюд и следить за прибылью. Благодаря общей системе выросла вовлеченность сотрудников в деятельность по оптимизации работы, база поддерживает постановку задач и обсуждения.

К концу года планируется переход на работу в единой распределенной базе данных «Трактиръ: Front-Office». Какие преимущества это даст? Весь спектр отчетов станет доступным для работы по сети в целом, упростится процедура работы с дисконтными картами в сети, цены, меню и проводимые акции станут стандартными для всех заведений, ускорится процесс ввода нового, упростится процесс администрирования баз данных и автоматизация новых заведений.

Видеонаблюдение

Особое внимание руководители заведения обратили на автоматизацию видеонаблюдения. Для реализации поставленных заказчиком задач в программном продукте «Трактиръ» была реализована интеграция с современной эффективной системой видеонаблюдения «Интеллект», поставщиком которой является Группа компаний «АТОЛ». Это совместное решение позволяет связывать события в «Трактире» с показаниями камер видеонаблюдения и просматривать интересующие видеозаписи прямо не выходя из программы.

К середине 2011 года система видеонаблюдения была смонтирована и подключена во всех заведениях сети. Данные с нее поступают в центральный офис, откуда можно обратиться к любой камере любого предприятия в режиме онлайн.

Оборудование

Как правило, пиццерии традиционно для удобства работы официантов автоматизируются с помощью сенсорных безвентиляторных терминалов-моноблоков Posiflex JIVA 5815 и 6815 с технологией FanFree, принтеров чеков Aura и фискальных регистраторов FPrint 02К. Все торговое оборудование, использованное в проекте автоматизации, было предоставлено Группой компаний «АТОЛ», ведущим дистрибьютором торгового оборудования в России. Благодаря качеству и высокой надежности использованные в проекте модели завоевали доверие и популярность среди всех наших клиентов сразу же после появления на рынке.

В барах Beer House были установлены POS-компьютеры Posiflex TX2000, компактные, влагозащищенные и без вентиляции, с упомянутой технологией Fan Free.

Во всех заведениях сети сегодня используется технология подтверждения готовности блюд с использованием на кухне сканера штрихкодов. Повар, приготовив блюдо, сканирует его марку сканером, а официант получает сообщение – световой и звуковой сигнал – о готовности блюда. У разных официантов – разные по цвету сигналы. Поэтому сотрудник видит, что готово блюдо именно для обслуживаемого им столика. Такая технология значительно повышает эффективность работы персонала.