IDC и Ricoh развенчивают мифы о документообороте в своем исследовании «Всё хуже, чем вы думаете»

Неэффективный документооборот стал причиной серьезных проблем в трех из четырех компаний за последние пять лет – такие данные приводит аналитическая компания IDC в своем исследовании, организованном по заказу Ricoh, одного из ведущих мировых поставщиков решений для печати. 

Главная ошибка руководителей компаний, по мнению аналитиков IDC, заключается в том, что они недооценивают финансовые риски, связанные с документооборотом. Согласно опросу, из-за ошибок в работе с документами 36% компаний в свое время не прошли проверки на соответствие требованиям, 30% - потеряли ключевых сотрудников, а 25% - упустили крупных клиентов. К распространенным последствиям неправильно организованного документооборота также можно отнести проблемы с IT-безопасностью, частые аудиторские ревизии и даже судебные разбирательства. 

Миф №1. Неэффективный документооборот почти не влияет на важные бизнес-процессы, а оптимизация документооборота позволяет лишь снизить расходы.

Суммарные финансовые потери компаний – включая время, потраченное персоналом впустую, необходимость переделывать выполненную работу и упущенную выгоду в связи с уходом клиентов – как минимум в 10 раз больше, чем требующиеся дополнительные затраты на оптимизацию документооборота, утверждают в IDC. 

Миф №2. Риски, связанные с документооборотом, актуальны лишь для некоторых компаний и зависят от отрасли и региона.

В опросе IDC приняли участие 1516 сотрудников крупных и средних компаний из 8 стран мира: США, Канады, Великобритании, Франции, Германии, Австралии, Китая и Японии. Все участники были отобраны в случайном порядке на международных конференциях и семинарах. Основываясь на этом опросе, IDC развенчивает еще один миф – о том, что компании из разных стран и отраслей в разной степени подвержены рискам, связанным с документооборотом. На самом деле серьезные инциденты из-за ошибок с документами произошли приблизительно в равных пропорциях в организациях Северной Америки, Европы и Азии. Самым высоким показатель оказался у Азии (79%). 

Миф №3. Электронный документооборот значит более эффективный.

Наиболее распространенный сегодня миф – о том, что электронный документооборот эффективнее бумажного. Но исследование показало, что бумага сама по себе не является фактором риска. Напротив, именно бумажный документооборот сотрудники западных компаний считают наиболее надежным, а многие электронные системы – наименее эффективными. «Эффективность документооборота зависит от основных рабочих процессов, – говорится в докладе. - Сам носитель не обязательно является проблемой». 

Миф №4. Инвестиции в обновление ИТ-инфраструктуры и новое ПО – лучший способ скорректировать документооборот.

Согласно исследованию, оптимизация документооборота требует глубокого изучения процессов, желательно внешними консультантами. При внедрении новых инструментов документооборот часто по-прежнему остается неэффективным, но изначально неверно выстроенные процессы дополнительно закрепляются с помощью новых ИТ-средств.

Аналитический отчет IDC – это первая часть проекта Ricoh Document Process Imperative по разработке наиболее эффективных методов оценки рисков, связанных с документооборотом, в рамках важных бизнес-процессов. Программа позволит компании Ricoh, мировому лидеру в сегменте MDS (услуги по управлению документооборотом), разрабатывать индивидуальные рекомендации для своих клиентов.

Заместитель генерального директора группы глобального маркетинга Ricoh Серджио Като отметил: «С помощью нашего подхода MDS мы понимаем, как потоки информации перемещаются по организации, и как бизнес-процессы, в особенности те, которые управляются людьми, влияют на этот поток. Усовершенствованные процессы могут помочь не только в повышении эффективности - их можно спроектировать так, чтобы помочь справиться с факторами риска на каждой стадии». 

О программе Document Process Imperative

Document Process Imperative - это программа компании Ricoh, которая помогает разработать новые подходы к работе с документами, чтобы компании могли максимально эффективно использовать совместно накопленный опыт для оптимизации документооборота. В рамках программы Document Process Imperative будут проводиться независимые исследования, результаты которых затем будут представлены на веб-сайте Ricoh.