«Осенний документооборот – 2012»: на пороге нового этапа

Десятая ежегодная конференция «Осенний документооборот – 2012» является  ключевым событием года для отрасли СЭД и ECM-систем. Организаторами традиционно выступают компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и Технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК-6).

О востребованности мероприятия говорит география участников. В конференции участвовали эксперты из порядка 50 городов России и стран зарубежья: среди присутствовавших экспертов – представители Бурятии, Карелии, Мордовии, Якутии, Татарстана, Карачаево-Черкесии, а также Белгородской, Владимирской, Волгоградской, Калининградской, Нижегородской, Новосибирской, Рязанской областей, Красноярского края и ряда других регионов. Кроме того, конференцию «Осенний документооборот – 2012» посетили ИТ-специалисты из стран СНГ и ближнего зарубежья - Эстонии, Украины, Белоруссии и Кыргызстана.

В общей сложности в конференции «Осенний документооборот – 2012» приняли участие около 350 специалистов, представляющих более чем 200 государственных организаций и бизнес-структур – как федерального масштаба, так и регионального.

Ступени к «электронной демократии»

Конференция «Осенний документооборот – 2012» прошла в формате пленарного заседания и двух секций. Выступая на пленарном заседании, председатель совета директоров компании ЭОС и председатель ПК-6 Владимир Баласанян говорил о текущей ситуации и перспективах развития отрасли электронного документооборота в России.

«С точки зрения процессов документооборота сейчас мы наблюдаем начало следующего этапа развития. Появились «облачные» сервисы, благодаря которым локальные сети внутри организаций как инструмент ведения делопроизводства постепенно будут уходить в прошлое. Уже в скором будущем и граждане, и работники организаций за информацией будут обращаться в «облако», в котором будет организовано единое документационное пространство. Пользователи будут входить в сеть и в зависимости от прав доступа попадать в те или иные системы документооборота, которые будут обеспечивать функционирование отдельных процессов, - говорит Владимир Баласанян.–Эволюционируют и сами электронные документы. Мы находимся на этапе, когда электронный документ является лишь копией обычного бумажного, так что следующим шагом будет признание электронного документа в качестве оригинала, для которого наличие бумажного аналога не является обязательным. При этом сам электронный документ должен стать структурированным, содержать обязательную информацию о себе, позволяющую обрабатывать его автоматически».

Председатель совета директоров компании ЭОС и председатель ПК-6 Владимир Баласанян

Среди ключевых вопросов, которые стоят перед отраслью электронного документооборота сегодня, Владимир Баласанян выделил переход к облачным сервисам и модели SaaS, а также необходимость разработки и внедрения стандартов и регламентов взаимодействия систем, представления и хранения документов. Кроме того, дальнейшим шагом в развитии должно стать решение вопросов реализации технологии создания и хранения электронных подлинников документов.

Рассказал Владимир Баласанян и о результатах деятельности Технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота (ПК-6), который создан на базе компании ЭОС. За последние годы было создано несколько значимых отраслевых стандартов – их наличие особенно важно для формирования и развития отрасли в целом. Так, в 2010 году в России был принят первый стандарт, получивший название «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Владимир Баласанян добавил, что в текущем году планируется опубликовать новую редакцию этого стандарта, в которой учитываются реалии сегодняшнего дня – в частности, связанные с необходимостью организации межведомственного документационного взаимодействия.   

Также ПК-6 были выпущены ряд стандартов на базе ISO, среди которых стандарт управления документацией, сохраняемой в электронном виде, стандарт процессов работы с точки зрения управления документами. Еще один из таких стандартов, это стандарт обеспечения долговременной сохранности электронных документов. 

На пленарном заседании конференции также выступил Советник Председателя Государственной Думы России Максут Шадаев, который рассказал о тенденциях развития систем электронного документооборота в органах государственной власти. Максут Шадаев отметил, что процессы автоматизации документооборота и делопроизводства в органах государственной власти происходят в полном соответствии с тенденциями, которые наблюдаются в отрасли в целом. Во-первых, это стремление к переходу к сервисам на базе «облачных» технологий, которые позволяют экономить на строительстве и поддержании инфраструктуры. В особенности это актуально для органов власти муниципальных образований, которые не располагают большими бюджетами.

Второй тренд, характерный как для госорганов, так и для отрасли в целом, это рост запросов на удаленный доступ к документам с мобильных устройств. Тенденция эта стимулируется повсеместным переходом руководителей (в том числе и первых лиц государства) на использование для работы с документами мобильных устройств (ноутбуков и планшетов).Стимулирует развитие тренда и то, что уже появились сертифицированные ФСБ России решения по обеспечению защищенного удаленного доступа для основных типов мобильных платформ (iOS и Android).

Также было отмечено, что все больше органов власти ставит перед собой задачу полного отказа от бумажного документооборота. «Для подразделений Аппарата Госдумы планируется исключение бумажного документооборота уже с начала  2013 года. Еще одним крупным проектом является «электронный законопроект», в рамках которого предусматривается переход на полностью электронное согласование законопроектов», - рассказал г-н Шадаев.

Делясь зарубежным  опытом, с докладом об организации электронного делопроизводства и архивирования в Эстонии выступил руководитель проектов электронного архива национального архива Эстонии Сааревет Койт. По его словам, ситуация в Эстонии не так уж сильно отличается от того, что происходит в России на рынке СЭД и ECM.

Нововведением на конференции стала сессия вопросов и ответов, в которой приняли участие представители руководства ЭОС

В нынешнем году конференция претерпела некоторые изменения. Так, нововведением стала сессия вопросов и ответов, в которой приняли участие представители руководства ЭОС. Вопросы имели возможность задать как непосредственные участники конференции, так и те, кто следил за ходом мероприятия в рамках текстовой трансляции на сайте компании. Отвечая на вопрос о трендах будущего, полученный от одного из «сетевых» участников конференции  первый заместитель генерального директора компании ЭОС (ПВ) Юрий Назаров сказал: «Не буду повторяться относительно мобильности и «облаков» - об этих трендах уже много сказано. Отмечу еще одну тенденцию – эволюция технологий и самих устройств, появление мультимедийной составляющей при взаимодействии с документом. Сегодня мы находимся в одном шаге от того времени, когда способ ввода, работы с документом и его восприятие в рамках процессов делопроизводства изменится. Уже сейчас есть возможности голосового управления, а резолюции, написанные от руки, «планшеты» неплохо распознают».

Владимир Баласанян добавил: «Мы движемся в сторону интеграции правительственных систем с социальными системами, то есть в сторону так называемого «открытого правительства» и «электронной демократии». Правительство сегодня уже не может действовать как замкнутая, защищенная от человеческих глаз система». 

Программное обновление

В ходе конференции были озвучены некоторые результаты, которых достигла компания ЭОС за прошедший год. Так, по данным DSS Consulting, в2011 году в России проектов по внедрению тиражных продуктов ЭОС было реализовано больше, чем у других игроков рынка (в общей сложности 28 % от общего числа реализованных внедрений). При этом ЭОС – единственный вендор, сразу три продукта которого (СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint и eDocLib) занимают существенные доли рынка. Кроме того, по реализованным в России проектам внедрения тиражных ECM-продуктов в государственном секторе ЭОС по итогам 2011 года занимает 61 % рынка. На сегодняшний день общее число клиентов компании ЭОС превысило 5,7 тысяч, а общее число автоматизированных с помощью продуктов ЭОС рабочих мест – 40 тысяч.  

Продолжает расширяться и партнерская сеть ЭОС. В настоящее время у компании насчитывается более 260 компаний-партнеров в России и странах СНГ. Ожидается, что доля внедрений, продаж и сопровождения продуктов ЭОС через партнерскую сеть к концу 2012 года достигнут 73 % от общего объема продаж. 

За прошедший год компания ЭОС вывела на рынок новые версии своих традиционных продуктов, а также разработала новинки в области мобильных решений. О новинках рассказал на конференции первый заместитель генерального директора компании ЭОС (ПВ) Юрий Назаров. В частности, одним из нововведений в рамках вышедшей летом текущего года версии 12.0 СЭД «ДЕЛО» стало появление типовой подсистемы оказания госуслуг на базе «ДЕЛО». Новый функционал позволяет перевести в электронный вид процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях. Кроме того, в «двенадцатой» версии СЭД «ДЕЛО» появились новые поисковые возможности, а также новый «Информер». В общей сложности в версии 12.0 СЭД «ДЕЛО» было внесено свыше 100 изменений.

Важным событием конференции стал анонс выхода версии 13.0 СЭД «ДЕЛО». «Работа над новой, «тринадцатой» версией СЭД «ДЕЛО» идет под знаменем обновления пользовательского интерфейса, - рассказал Юрий Назаров. - В последнее время, создавая новые версии наших продуктов, мы держим курс на удовлетворение потребностей управленческого персонала, то есть стремимся сделать комфортной работу с документами для менеджеров всех уровней. Например, в новой версии продукта предусмотрено наличие смарт-меню, которое будет предугадывать желания пользователя и подсказывать ему дальнейшие действия. «Тринадцатая» версия «ДЕЛО» также будет продолжать традицию предыдущей версии в области возможности оказания госуслуг в электронном виде за счет взаимодействия с порталом госуслуг и интеграции со СМЭВ».

Рассказали представители ЭОС и об обновлении  продукта EOS for SharePoint до версии 3.4, а также о выпуске версии продукта ЭОС для платформыSharePoint Foundation. Кроме того, был анонсирован выход версии 2.6 продукта eDocLib. Особенностями eDocLib 2.6 среди прочего станут возможность его использования в «облаках» (поддержка Windows Azure), улучшение поисковых возможностей, сокращение сетевого трафика и так далее.

Портфель продуктов для мобильных устройств будет расширен за счет выпуска решения ЭОС «АРМ Руководителя» для платформы Windows 8 и собственной разработки ЭОС для работы с платформой iOS, популярность которой не ослабевает. 

Одним из важнейших достижений ЭОС за последнее время стала разработка в сотрудничестве с «Ростелеком» сервиса «О7.Док» на базе платформы eDocLib. Особенностью «О7.Док» является функционал для использования электронных документов и ведения процессов делопроизводства по модели SaaS. Сервис рассчитан на широкий круг потребителей, но прежде всего – на муниципальные органы власти, а также ведомственные учреждения  и другие малые и средние организации, для которых наличие собственной ИТ-инфраструктуры экономически не оправдано.

Рассказывая о платформе «О7.Док», представитель макрорегионального филиала «Центр» компании «Ростелеком» Кирилл Терентьев сказал:«В качестве платформы для решения «О7.Док» был выбран продукт компании ЭОС, поскольку «Ростелеком» работает только с лучшими, а решения ЭОС сегодня лучшие ,и доля рынка СЭД и ECM, которую занимает ЭОС на данный момент, является подтверждением этого». Отмечая перспективы развития продукта «О7.Док», выступавший отметил работу над функционалом, который позволяет автоматизировать управленческую деятельность заказчика, а также позволяет организовать архивное хранение информации.

От теории к практике

В рамках секционных заседаний, проводившихся на конференции «Осенний Документооборот-2012», участники сосредоточились на рассказе и обсуждении конкретных примеров реализации проектов по автоматизации документооборота с помощью продуктов ЭОС. Так, в программе первой секции звучали доклады, посвященные проектам, реализованным в госорганах. Участники проектов рассказали о реальном опыте внедрения совместного «облачного» решения ЭОС и «Ростелеком» «О7.ДОК» в администрации Брянской области, об оказании госуслуг на базе EOS for SharePoint  в Республике Бурятия и рассмотрели ряд других проектов. В рамках второй секции прошли практические мастер-классы по применению различных конфигураций продуктов ЭОС ЕСМ-класса (EOS for SharePoint и eDocLib).

Традиционный  интерес у участников вызвал мастер-класс от ведущего эксперта по управлению документацией компании ЭОС Натальи Храмцовской. На реальных примерах из российской практики она рассказала о том, каковы могут быть последствия неграмотной работы с документами для организаций и должностных лиц. Среди прочих тенденций она отметила, что на сегодняшний день штрафные санкции за нарушения работы с делопроизводством не так велики, но год за годом происходит постепенное ужесточение ответственности. Растут как размеры штрафов, так и их количество. Кроме того, не стоит забывать о репутационных рисках и рисках при возникновении судебных коллизий, поскольку в суде наличие документа или его отсутствие порой играет решающую роль при судебных спорах.