ABBYY FlexiCapture используется в центре обслуживания компаний КЭС-Холдинга

КЭС-Холдинг (ЗАО «Комплексные энергетические системы») – одна из крупнейших энергетических компаний России. КЭС-Холдинг занимает 5 место по установленной мощности среди электроэнергетических компаний РФ и является крупнейшим в стране производителем тепловой энергии. Компании КЭС-Холдинга присутствуют в 16 регионах страны и более чем в 100 населенных пунктах.

Для унификации бухгалтерского и налогового учета в компаниях КЭС-Холдинга было создано ООО «УФС». Изначально перед ООО «УФС» стояла задача повысить качество учета и одновременно значительно сократить затраты на его ведение.

В 2010 году в ООО «УФС», после проведения унификации транзакционных учетных систем, было принято решение создать единый центр обслуживания (ЕЦО) с использованием трехуровневой системы учета: фронт-офисы, транзакционный центр, центр по подготовке отчетности. Для реализации проекта был создан центр компетенции, сотрудники которого должны были выделить и описать новые ключевые бизнес-процессы, подготовить приказы, регламенты и инструкции.

В ходе реализации проекта была создана и внедрена автоматизированная корпоративная система электронного документооборота (АКСЭД). Одним из ключевых компонентов АКСЭД является система потокового ввода документов ABBYY FlexiCapture. Основным фактором выбора решения ABBYY, помимо удобства и простоты работы, а также эффективности технической поддержки, стала сбалансированная стоимость этого программного продукта.

На первом этапе проекта предстояло освоить трехуровневую технологию для ведения собственного бухгалтерского и налогового учета ООО «УФС», при том, что в структуре компании 8 филиалов и около 100 обособленных подразделений.

Вторым этапом стало тиражирование полученного опыта и решений для ведения учета в 10 обслуживаемых компаниях. Сотрудники ООО «УФС» прошли обучение по работе с ABBYY FlexiCapture в учебном центре ABBYY. Сейчас в АКСЭД, частью которой является система ABBYY, работают до 1500 пользователей. В настоящее время решение ABBYY позволяет осуществлять потоковый ввод и последующую обработку до 700 000 первичных бухгалтерских и кадровых документов в месяц.

С системой ABBYY уже в начале проекта в компании смогли быстро внедрить штрихкодирование документов. Благодаря этому были включены транзакционные учетные системы.

По существующей в ООО «УФС» технологии учета бумажные документы принимаются фронт-офисами по месту нахождения обслуживаемых компаний. Далее документы сканируются, их электронные образы с помощью ABBYY FlexiCapture помещаются в электронный архив. К архиву обращаются сотрудники транзакционного центра, занимающиеся ведением бухгалтерского и налогового учета. По результатам проекта можно констатировать, что ни бумажные, ни электронные документы теперь не теряются. Кроме того, повысилась скорость транспортировки документов между фронт-офисами и транзакционным центром. Созданная система позволяет фиксировать время и количество поступивших и обработанных документов, а также трудозатраты верификаторов и сотрудников фронт-офисов.

По проведенным расчетам, на заполнение карточек документов в АКСЭД с использованием ABBYY FlexiCapture затрачивается в 1,5 раза меньше времени по сравнению с ручным заполнением. В результате на сегодняшний день реальная экономия от использования ABBYY FlexiCapture составила 3000 часов или 18 человеко-месяцев. При последующем развитии проекта инвестиции на покупку ABBYY FlexiCapture должны полностью окупиться. В планах «УФС» – дальнейшее тиражирование решения на остальные компании КЭС-Холдинга.

«Опыт централизации внутреннего учета ООО «УФС», а также высокая степень автоматизации процессов обработки первичных документов позволили реализовать наши планы на 2012 год. Также мы смогли централизовать учетные функции по ряду обслуживаемых компаний в условиях жестких ограничений бюджетной экономии», – комментирует Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления ООО «УФС».