rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 
 
 
     
     
 

Внедрение решения «eDocLib: Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь» (Алтайский край)

Золотой партнер отраслевого лидера – компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), «КС-Консалтинг» внедрила проект автоматизации документооборота, управления корпоративной информацией и взаимодействия сотрудников для сети аптек «Первая помощь» (Алтайский край) на базе прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес».

О заказчике

Сеть аптек «Первая помощь» является самой крупной коммерческой сетью аптек в Алтайском крае. История компании начинается с 2000 года, на сегодняшний день сеть объединяет уже более 75 аптек, более 30 из которых находятся в Алтайском крае и республике Алтай, а также в г. Новосибирске, Новосибирской и Кемеровской области. На третий квартал 2012 года в сети аптек «Первая помощь» работало более 650 человек.

Об исполнителе

«Корпоративные Системы – Консалтинг» («КС-Консалтинг») является золотым партнером лидирующего разработчика на российском рынке СЭД/ЕСМ – компании «Электронные Офисные системы» (ЭОС). Компания специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, систем управления информационными ресурсами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета, делопроизводства и создании электронных архивов. «КС-Консалтинг» сертифицирована по всем продуктам ЭОС, таких как СЭД/ECM-системы «ДЕЛО», eDocLib, EOS For SharePoint и других. По данным исследования аналитиками DSS Consulting, «КС-Консалтинг» является безоговорочным лидером в Сибири в сфере внедрения СЭД/ECM-систем.

Решение «eDocLib:Актив Бизнес»

Платформа eDocLib, разработанная ЭОС, является простым и легко настраиваемым решением, полностью реализующим возможности технологии ECM для компаний малого и среднего бизнеса. На основе этой универсальной платформы, компания «КС-Консалтинг» разработала собственное решение «eDocLib:Актив Бизнес», автоматизирующее основные процессы, типичные для предприятий малого и среднего бизнеса: учет входящей и исходящей переписки, управление договорами, CRM и Help Desk и управление заданиями.

Таким образом, «eDocLib:Актив Бизнес», состоит из нескольких ключевых блоков:

  •  «Электронный документооборот (СЭД)» (базовые механизмы учета и создания различных типов бумажных и электронных документов, а также организована работа по ним, в том числе вынесение поручений и контроль исполнения, а также согласование проектов документов);
  •  «Управление заданиями и поручениями» (Task Management позволяет организовать взаимодействие всех сотрудников компании в едином информационном пространстве, спланировать нагрузку и оценить эффективность работы каждого сотрудника);
  •  «Учет договоров и договорных документов» (реализованы не только учет и согласование договоров, но и отслеживание всех связанных с договором финансовых и иных документов (счета, накладные, счета-фактуры, акты);
  •  «Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)» (акцент смещен на оптимизацию преддоговорной работы, процесс продаж и сервисное обслуживание).

Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» был разработан модуль интеграции «eDocLib: Актив Бизнес» с Microsoft Outlook, что значительно расширяет функционал системы (автоматическая регистрация и связывание переписки по электронной почте с документами в системе, а также синхронизация контактов, поручений и задач). Кроме того, богатые возможности синхронизации Microsoft Outlook с мобильными устройствами позволяет синхронизировать задачи и контакты практически с любой мобильной платформой (ОС Android, iOS, Windows Phone и т.д.), что в полной мере позволяет сделать сотрудников компании мобильными.

Цель проекта

Рассказывает руководитель отдела IT сети аптек «Первая Помощь» (г. Барнаул) Евгений Чистяков: «Год назад мы приняли решение о необходимости внедрения системы управления контентом и документами, остановив свой выбор на платформе eDocLib – как на доступной и легко настраиваемой и решении «eDocLib:Актив Бизнес», как наиболее соответствующем нашим бизнес-задачам». Основной задачей при внедрении системы ставилась организация регистрации и хранения документов, поиска и отслеживания изменений в них (договора, письма, служебная переписка и прочее), а также выдача поручений по текущим задачам и контроль их исполнения. Кроме того, необходимо было обеспечить ведение базы знаний по сервисным направлениям, а также доступ к хранилищу документов вне офиса.

Сроки реализации проекта: 22.07.2011 – 31.08.2011 гг.

На середину 2011 года в ЗАО «Бизнес-решение» автоматизация бизнес-процессов была организована в основном посредством MS Outlook. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции велась в бумажных журналах и дублировалась в простом специализированном приложении (далее – «электронный журнал»); нужные сотрудникам документы копировались на бумажном носителе; поручения отдавались устно, по телефону или с помощью задач в MS Outlook и с его же помощью контролировались. Информация по работе с корпоративными документами – по преддоговорной работе, по договорам, связанная с ними документация – была довольно разрозненна, поиск «связанных» документов, контроль соответствующих им поручений и сроков по ним затруднен. Ситуация осложнялась наличием более десяти юридических лиц под управлением ЗАО «Бизнес-решение». Также назрела необходимость организации «базы знаний» для IT-службы, в связи с обилием однотипных обращений пользователей и решений по ним.

Ход проекта

Первым этапом реализации проекта стало проведение обследования основных бизнес-процессов, связанных с работой с документами, а также выработка и согласование концепции настройки системы с Заказчиком по его итогам. Следующим этапом стала разработка специалистами «КС-Консалтинг» базовой модели конфигурации и прав доступа пользователей, настройка и заполнение справочников, а также разработка базовых отчетных и печатных форм для документов, журналов и реестров договоров. Далее была проведена настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express) и непосредственно установка серверного ПО «eDocLib: Актив Бизнес». Заключительным этапом реализации проекта стал поэтапный запуск в эксплуатацию системы. Работа проходила следующим образом: была сформирована группа сотрудников, которым предстояло стать пользователями системы и проведено групповое обучение для понимания идеологии использования «eDocLib: Актив Бизнес», основных функциональных и методологических моментов работы с ней. Затем с каждым пользователем было проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился работать в системе, освоил основные функции, относящиеся к его работе. Кроме того, специалистами «КС-Консалтинг» была проведена настройка рабочего пространства и интерфейса системы для каждого пользователя с учетом специфики его работы.

Итоги проекта

С помощью внедрения решения «eDocLib:Актив Бизнес» в сети аптек «Первая помощь» были реализованы все поставленные первоначально задачи. До внедрения системы информация по договорам и нормативным документам хранилась разрозненно, что создавало определенные сложности для ее оперативного использования. Данная проблема была полностью решена – в результате внедрения «eDocLib:Актив Бизнес» в компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочена работа по разработке, учету, согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов. «Тем самым нам удалось сократить время решения некоторых вопросов, создать единое информационное пространство для сотрудников и единую «базу знаний», с учетом разграничения прав доступа. Внедрение данной системы или подобных – жизненно необходимо при возрастающем объеме документов и количестве сотрудников, которым нужен оперативный, ранжированный доступ к ним. Поэтому сложно сказать о сокращении издержек при внедрении подобных систем – но то, что их использование позволит избежать потерь в дальнейшем (как временных, так и финансовых) – это факт» – отметил руководитель отдела IT сети аптек «Первая Помощь» (г. Барнаул) Евгений Чистяков.

От исполнителя

Организация быстрого и удобного доступа к информации является одной из наиболее востребованных задач для систем электронного документооборота. По разным оценкам, на поиск данных уходит от 20-40 % рабочего времени сотрудников, – правильное использование СЭД/ЕСM-решения позволяет высвободить большую часть этого времени. Коммуникационные издержки являются еще одной областью, где внедрение СЭД/ЕСМ систем приносит наиболее показательные результаты. Если движение файлов и документов структурировано и автоматизировано, то существенно возрастает скорость обмена информацией, нет необходимости передавать бумажный документ, писать письма или делать телефонные звонки. Кроме того, снижаются и издержки, связанные с использование некорректных версий файлов. Еще одна важная задача – управление проектами, контроль сроков и, как следствие, – минимизация издержек связанных с несвоевременным выполнением обязательств.

Конечно, для пользователей таких систем важны не эти статистические и управленческие выкладки и даже не факт снижения издержек. Каждый пользователь замечает другое – замечает, насколько проще стало не забыть о своих рабочих планах и задачах. Замечает, как убыло рутины с подготовкой официальных документов, которые теперь создаются системой по шаблону. Замечает и быстро привыкает к тому, что система незаметно берет на себя все заботы по аккумуляции всей необходимой в работе информации от переписки по e-mail до контактов и поручений, обеспечивает наличие доступа к эти данным как в онлайн, так и в офлайн.

Распространенное мнение о ненужности малому бизнесу электронного документооборота справедливо лишь в той части, которая касается «тяжелых» и дорогостоящих решений, ориентированных на специфику и потребности крупных организаций. Классические задачи, связанные с делопроизводством, действительно далеко не самые актуальные для малого бизнеса. При этом, задачи эффективного доступа к данным, совместной работы над файлами, согласование договоров и других документов – более чем востребованы. К этому функционалу можно смело добавить обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами и удаленный доступ к документам. Весь перечисленный функционал реализован, в частности, в платформе eDocLib как основе внедренного решения.

Редактор раздела: Алена Журавлева (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: система документооборота, автоматизация документооборота, СЭД, автоматизация, система электронного документооборота, ЭОС, электронный документооборот, организация документооборота, системы автоматизации, документооборот предприятия, интеграция, системная интеграция, интеграция приложений, информационные системы, СЭД Дело, электронные офисные системы

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода

ITSZ.RU: последние новости Петербурга