Bright box доработал дилерский портал ЗАО «ЛАДА Имидж»

Официальный дистрибьютор ОАО «АВТОВАЗ» по реализации запасных частей ЗАО «ЛАДА Имидж» произвел модернизацию дилерского портала. Работы по развитию функционала портального решения осуществила консалтинговая ИТ-компания bright box.

В дилерском портале, построенном на технологии Microsoft SharePoint Server и запущенном в 2012 году, ЗАО «ЛАДА Имидж» консолидирует коммуникации с дилерами по всем вопросам, касающимся логистики поставок запчастей (от приема заказа до осуществления поставки и оплаты). Портал обеспечивает возможность ежемесячного проведения заявочных кампаний с получением дилерами обратной связи о статусе обработки их заказов на поставку. Одновременно сотрудники дилеров через портал получают информацию о фактической отгрузке запасных частей.

Далее перед компанией bright box была поставлена задача расширить функционал портала за счет внедрения модулей документооборота и публикации документов. Для того, чтобы система работала эффективнее, специалистами bright box было осуществлено разделение компетенций для сотрудников дилеров, курирующих разные направления деятельности предприятия. В начальной версии портала на каждого дилера выделялась одна учетная запись в системе, и разные подразделения дилера вынуждены были работать под одним логином и паролем. Теперь каждый из сотрудников дилеров получил доступ именно к тем разделам, которые ему необходимы для работы.

Были выделены следующие роли:

•  менеджер по заявкам, зоной ответственности которого является осуществление заявочных кампаний;
•  менеджер по отгрузкам, которому доступны отчеты по отгрузкам и форма отправки платежных поручений;
•  директор, для которого открыт полный доступ ко всем разделам системы;
•  секретарь, ответственный за отправку и прием корреспонденции.

Сейчас для каждого дилера администратор портала в удобном интерфейсе может создать учетные записи и предоставить персональные логин и пароль для каждой должности.

Также было проведено разделение на роли внутренних пользователей портала – менеджеров ЗАО «ЛАДА Имидж». Отдельные права доступа к порталу получили сотрудники подразделений, обеспечивающие реализацию запасных частей по основным направлениям: в адрес дилеров РФ, в адрес предприятий сервисно-сбытовой сети ОАО «АВТОВАЗ», в адрес зарубежных контрагентов. Каждое направление получило доступ к обработке заявок и просмотру отчетов только по «своим» дилерам.

Запущенный модуль документооборота обеспечил маршрутизацию входящих и исходящих документов ЗАО «Лада-Имидж». При поступлении обращения от дилера система, исходя из его тематики, автоматически определяет маршрута письма, тогда как ранее автор заявки должен был принудительно указывать адресатов документа. Администратор системы по заявкам пользователей создает новые тематики и назначает ответственных сотрудников по каждой из них.

Еще один блок, расширивший возможности системы - модуль публикации документов. Он предназначен для автоматического опубликования различных сведений для дилеров из системы управления производством 1С: УПП. Модуль дает возможность публикации таких документов, как заявочные спецификации (используются при заказе запчастей), информация по остатку ресурса (перечень номенклатуры, которую может дополнительно заказать конкретный дилер в текущем месяце), графики отгрузки (в соответствии с заявкой текущего месяца), графики платежей, сканы спецификации на период поставки. Для последнего из названных документов реализована возможность дистанционного заверения партнерами. ЗАО «ЛАДА Имидж» публикует скан документа, подписанного со своей стороны, затем дилер заверяет документ и выкладывает на портал скан с двумя печатями. Процесс строго регламентирован по времени, и если документ не подписан в срок, дилеру будут автоматически направляться напоминания с копией ответственному менеджеру со стороны ЗАО «ЛАДА Имидж». Модуль повысил оперативность согласования документов, сняв необходимость обмена их оригинальными версиями, а также обеспечил возможность хранения в едином месте всей истории по процессу подписания документов на поставку запчастей дилерам.

Результатом реализации проекта стало повышение оперативности и удобства обмена информацией между ЗАО «ЛАДА Имидж» и дилерами, снижение количества трудозатрат сотрудников ЗАО «ЛАДА Имидж» на обработку заказов и формирование отчетов, обмен документами с партнерами и контроль исполнения поручений. 

Иван Мишанин, управляющий директор, bright box:

«Взаимодействие с партнерами и контрагентами через портал – принятая мировая практика выстраивания отношений между дистрибьюторами продукции и дилерами, доказавшая свою эффективность. Современные платформы для построения портальных решений при правильной настройке оставляют широкие возможности для максимальной автоматизации информационного обмена. Благодаря слаженной работе с командой ЗАО «ЛАДА Имидж» нам удалось реализовать проект по расширению функционала используемого компанией портала в достаточно сжатые сроки: работа от подготовки техзадания до запуска в эксплуатацию, включая настройку дополнительных модулей, заняла менее полугода». 

Илья Семенов, директор по продажам, ЗАО «ЛАДА Имидж»:

«Являясь лидерами рынка по реализации оригинальных запасных частей в России, мы обязаны динамично развиваться вместе с нашими дилерами и поставщиками. Модернизация дилерского портала для нас необходима прежде всего для повышения эффективности нашего взаимодействия с партнерами, для автоматизации процессов обмена информацией между нами, что в итоге позволит улучшить логистику поставок запасных частей нашим конечным потребителям – владельцам автомобилей LADA».