Завершился масштабный проект внедрения системы электронного документооборота Docsvision в ГК «Мортон»

ГК «МОРТОН» приобрела лицензии на платформу Docsvision довольно давно, но система не развивалась и в промышленном режиме не эксплуатировалась. Быстрый рост компании привел к увеличению документопотоков, и дальнейшее развитие было немыслимо без автоматизации документооборота. Поэтому было принято решение заключить договор на комплексное внедрение Docsvision с одним из партнеров  «ДоксВижн», компанией Док.Ру, что  позволило не потерять инвестиции и автоматизировать документооборот на существующей платформе.

Сложность проекта заключалась в том, что в ГК «МОРТОН» уже эксплуатировался ряд информационных систем, каждая из которых автоматизировала определенную область бизнеса, но ни одна не была предназначена для хранения документации и автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. Кроме того, в компании существует большое количество различных документов, жизненный цикл которыхдо внедрения Docsvision включал обработку в различных системах, что замедляло их прохождение через все этапы.

Специалисты Док.Ру осуществили разработку нового решения, позволяющего систематизировать документопотоки и создать единый электронный архив. Система позволяет хранить все типы документов, представляя централизованную систему хранения документов любого вида с возможностью поиска как по атрибутам, так и по содержимому документов.

Кроме работ по настройке базовых процессов документооборота осуществлена интеграция справочников с внешними информационными системами; реализована интеграция с интранет порталом и ActiveDirectory; разработаны web-сервисы для доступа к документам из других информационных систем; настроена возможность составления различных отчетов, как на базе стандартного функционала Docsvision, так и с помощью MicrosoftReportingServices. Для улучшения контроля исполнительской дисциплины разработана система уведомлений, рассылающая на электронную почту сотрудников ГК «МОРТОН» напоминания о наступлении срока подготовки документов.

Интеграция Docsvisionс 1С и внутренним порталом позволяет избежать дублирования и избавляет от необходимости заведения документов в различных системах. Пользователь может создать договор в 1С и в Docsvision он появляется автоматически.

Результаты внедрения системы Docsvision комментирует Эрнест Набиуллин, вице-президент по информационному развитию  ГК «МОРТОН»:

«В результате внедрения мы добились полного структурирования информации и получили системный механизм централизованного хранения и контроля электронной документации».

Отметив положительный эффект от внедренияDocsvisionсразу после запуска проекта, руководство ГК «МОРТОН» приняло решение о расширении функционала: автоматизации передачи документов в электронный архив, ввода в систему дополнительных видов документов, а также ряда других задач. Данные решения находятся в стадии реализации, и компания Док.Ру планирует завершить их в 2013 году. Также на 2013 год запланирован перевод всех решений на новую версию платформы —Docsvision 5.1, что позволит перейти на новый технологический уровень построения решений.