Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки перешло на электронный документооборот с системой «ДЕЛО»

Федеральное государственное бюджетное учреждение культуры «Всероссийское музейное объединение музыкальной культуры имени М.И. Глинки» – крупнейшая сокровищница памятников музыкальной культуры, не имеющая аналогов в мире. В 1995 году указом Президента Российской Федерации Музей был включен в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации. Важнейшей частью музейного фонда является коллекция музыкальных инструментов народов мира.

В состав Музейного объединения, помимо Центрального музея музыкальной культуры на улице Фадеева, входят Музей-квартира А.Б. Гольденвейзера, Музей-квартира Н.С. Голованова, Мемориальная усадьба Ф.И. Шаляпина, Музей С.С. Прокофьева, Музей «П.И. Чайковский и Москва», Дом-музей С.И. Танеева (в стадии создания).

В соответствии с Уставом Музей осуществляет культурную, образовательную и научную деятельность по сохранению, созданию, распространению и освоению культурных ценностей. Система электронного документооборота, необходимость в которой стала очевидной с ростом количества объектов музейного фонда и сопровождающих внутреннюю деятельность документов, должна была решить несколько ключевых задач:

• ° организация электронного документооборота в подразделениях и филиалах Музейного объединения;
• ° перевод в электронный вид процессов регистрации документов;
• ° обеспечение контроля исполнения документов и поручений руководства;
• ° согласование проектов документов в электронном виде.

Проект был реализован в кратчайший срок – исполнитель потратил менее месяца на все этапы, начиная с анализа существующей схемы документооборота до запуска СЭД в промышленную эксплуатацию. Для решения задач удаленного доступа в базу данных была выбрана подсистема «ДЕЛО-Web».

Анализ существующей схемы документооборота специалисты компании «Юниксофт» провели в форме анкетирования специалистов заказчика. В результате была определена архитектура СЭД, проведена предварительная настройка системы, заполнение справочников.

Первыми пользователями СЭД стали работники секретариата, которые прошли обучение на площадях Музейного объединения. В системе были налажены процессы регистрации входящих, исходящих, договоров, заявок на музыкальные инструменты. Для перевода документов в электронный вид был приобретен комплект рабочих мест опции «Сканирование». На этой же стадии была налажена схема контроля поручений генерального директора и его первого заместителя.

Следующей стадией проекта стал запуск системы в подразделениях и филиалах Объединения. Работники этих структур были включены в процессы исполнения и контроля поручений руководства, стали участниками процедур подготовки и согласования проектов исходящих писем, договоров, заявок на музыкальные инструменты в электронном виде. Кроме этого, был организован обмен служебными записками и внутренними заявками через СЭД «ДЕЛО». Для удаленной работы генерального директора в СЭД было приобретено мобильное приложение iEOS, собственная разработка компании ЭОС для работы на iPAD.

Обучение пользователей из подразделений было проведено в форме тренинга. Освоение системы в короткий срок позволило начать полноценное использование СЭД «ДЕЛО» во всех структурах Музейного объединения. В настоящее время система работает под авторским надзором исполнителя проекта, в результате которого будет проведена дальнейшая кастомизация системы под нужды заказчика.

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» используется во многих музейных учреждениях России. Ранее система внедрена в Государственной Третьяковской галерее, Государственном историко-культурном музее-заповеднике «Московский Кремль», Государственном музее-заповеднике «Петергоф», Государственном Эрмитаже и других учреждениях, составляющих золотой фонд культурного наследия нашей страны.