«КЭС-Энергостройсервис» централизовал бухгалтерский учет с решением ABBYY

«КЭС-Энерогостройсервис» занимается ремонтом оборудования энергетических объектов. Одно из важных направлений для компании – работа с поставщиками запчастей. Чтобы забрать товар и начать ремонт, специалистам «КЭС-Энерогостройсервис» приходилось вручную загружать сведения о его поступлении в систему 1С и согласовать документы от поставщиков с бухгалтерией в центральном офисе.

Ручной ввод данных из большого числа документов и их согласование через электронную почту отнимали много времени. Бухгалтерия в центральном офисе должна была проверить все документы, а на их поиск, подготовку и передачу (даже в скан-копиях) из филиалов в центр уходило от 3 до 7 рабочих дней. Поэтому специалисты компании вынуждены были долго ждать нужных запчастей. Чтобы решить эти проблемы, необходимо было оптимизировать документооборот.

 «КЭС-Энергостройсервис» с 2011 года перешел на централизованный бухгалтерский и налоговый учет в ЗАО «Учетно-финансовый сервис» (ЗАО «УФС»), который обслуживает и другие предприятия КЭС Холдинга. Для оптимизации затрат в ЗАО «УФС» ранее внедрили корпоративную систему электронного документооборота, ключевые компоненты которой – решение для потокового ввода документов ABBYY FlexiCapture и программа «1С:Документооборот». 

Сейчас в КЭС Холдинге с его помощью обрабатывается около 1,5 млн страниц документов ежемесячно. Руководство ЗАО «УФС» решило тиражировать на компанию текущую систему, чтобы централизовать учет, сократить затраты на обслуживание, повысить качество услуг.

При выборе решения специалистов КЭС Холдинга привлекли такие функции, как возможность хранения всей первичной документации, масштабируемость, высокая производительность, гибкость настройки, обработка неограниченного количества видов документов.

Теперь с помощью ABBYY FlexiCapture в «КЭС-Энергостройсервис» обрабатывается 17 типов документов, в том числе акты, авансовые отчеты, приходные ордера, счета-фактуры, товарные накладные и так далее. После внедрения решения работа бухгалтерии оптимизирована на 20%. Сократились трудозатраты при подготовке пакетов документов к различным проверкам, снизился риск потери документов. На обработку документов у бухгалтеров уходит 1-3 часа вместо 3-7 дней, а на согласование – максимум 1 рабочий день. За счет унификации процессов внедрения проект в компании «КЭС-Энергостройсервис» и всех ее филиалах был завершен за 2 месяца.

«ЗАО “УФС" год от года успешно выполняет поставленные руководством КЭС Холдинга задачи по сокращению трудозатрат за счет реинжиниринга внутренних процессов, сохраняя высокое качество обслуживания клиентов. Один из факторов успеха – правильный выбор технических инструментов, которые позволяют гибко и оперативно реагировать на внутренние и внешние требования к функционированию компаний нашего направления. ABBYY FlexiCapture, без сомнения, относится к таким инструментам», – комментирует Станислав Карамушко, Заместитель начальника информационно-аналитического управления ЗАО «УФС».