ЕСМ-системы как спасение от «документного монстра»

Мероприятие Docflow традиционно является наиболее значимым событием для компаний ИТ-отрасли, предлагающих решения по организации электронного документооборота и занимающихся разработкой и внедрением систем управления корпоративной информацией. Одной из тем обсуждения на конференции станет долгосрочная, комплексная стратегия управления корпоративной информацией в цифровую эпоху. 

Несмотря на совершенствование систем управления информацией и появление новых решений в этой области, большинство компаний продолжают использовать и накапливать бумагу в процессе ежедневного делопроизводства. В силу положений действующего законодательства, в повседневной деятельности предприятия сегодня не только невозможно полностью отказаться от использования бумажных документов, но и необходимо сохранять их в течение регламентированного срока. Так, например, минимальный период хранения бухгалтерской документации составляет 5 лет после года ее использования.

Кроме того, корпоративная культура по-прежнему зачастую требует печатать документы для их утверждения и визирования руководителем. И даже в случае полной автоматизации документооборота внутри отдельной компании, взаимодействие с некоторыми контрагентами может продолжаться посредством обмена бумажными документами, которые должны впоследствии быть сохранены в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и отраслевыми нормами.

По оценке AIIM, 68 из 100 компаний испытывают неудобства от избыточного количества распечатанных документов (более 10% офисного пространства) и потери контроля над бумажными массивами. Порой компании проводят систематизацию и очистку архивов, чаще всего привлекая для таких работ сторонние организации. Но это временная мера, и вскоре груды бумаги возвращаются.

Сканирование документов и переход на электронный документооборот могут выглядеть в данном случае спасением. Однако вскоре компании сталкиваются с новыми неконтролируемыми массивами информации – теперь уже цифровыми. На смену шкафам, забитым бумагой, приходят файловые хранилища,  заполненные беспорядочным множеством электронных документов и их копий. Однако в отличие от ситуации с бумажными массивами, проблема потери контроля над объемами электронной информации становится очевидна далеко не сразу и требует больше времени для устранения.

Решением является внедрение информационной системы управления архивами – как электронными, так и бумажными. В рамках программы конференции эксперт корпорации ЭЛАР Илья Веригин представит доклад «Законодательство и здравый смысл: как остановить документного монстра?», в котором расскажет о том, как справиться с потоком бумажных и электронных документов в компании и установить контроль над массивами обрабатываемой информации в соответствии с правовыми нормами. Докладчик представит практическую модель управления корпоративной информацией при помощи ЕСМ-платформы и адаптированных к российским реалиям средств Records Management, с помощью которых можно не только структурированно хранить все электронные документы, исключить их дублирование и создание ненужных копий вовне, но и управлять бумажным архивом организации.

О применении подобной концепции в отраслевой деятельности и результатах долгосрочной стратегии построения «безбумажной бухгалтерии» в крупном холдинге с территориально разделенными подразделениями расскажет руководитель практики систем электронного документооборота «Объединенной металлургической компании» Владимир Журавлев.