В аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге внедрено СЭД «ДЕЛО»

Институт омбудсмена: направления работы и ожидания граждан

Институт уполномоченного по правам человека является относительно новым для России явлением. На федеральном уровне эта должность учреждена Конституцией Российской Федерации в 1993 году. В Санкт-Петербурге должность Уполномоченного по правам человека учреждена Уставом субъекта. Соответствующий Закон был принят Законодательным Собранием Санкт-Петербурга 30 декабря 1997 года, но первый омбудсмен был избран только спустя 10 лет.

Главная цель создания данной должности – обеспечение гарантий государственной защиты прав и свобод граждан. Отличительная особенность института Уполномоченного – то, что он в своей деятельности независим и неподотчетен каким-либо государственным органам субъекта и их должностным лицам. В настоящее время Уполномоченным по правам человека в Санкт-Петербурге является Александр Шишлов, избранный 4 апреля 2012 года.

Основные направления работы Уполномоченного задают обращения граждан. Такие обращения поступают по различным каналам – по почте, в ходе личного приема, специальных тематических приемов, приемов, которые ведут общественные помощники омбудсмена в Кронштадтском и Василеостровском районах, «горячих линий». По данным отчета, который Уполномоченный ежегодно представляет Законодательному Собранию, в 2014 году по сравнению прошлым годом общий рост количества обращений составил 7%, при этом почти вдвое возросло число обращений по электронной почте и через систему подачи заявлений на сайте.

 (источник: http://ombudsmanspb.ru/25_03_2015_aleksandr_shishlov_predstavil_v_zakonod).

Освоение гражданами новых каналов коммуникаций с использованием возможностей сети Интернет приводит к тому, что заявители ожидают от государственных органов и институтов более оперативного реагирования на свои проблемы. Направляя обращение, человек вправе ожидать, что оно будет быстро обработано с использованием самых современных технологических решений, а время его прохождения в аппарате будет минимальным.

В связи с этим требования, которые предъявляются к программным продуктам, применяемым при автоматизации документооборота, существенно возрастают. Повышается планка не только в части надежности работы клиентских рабочих мест и серверной части ПО, но и в части быстроты обработки документов, их доведения до исполнителей, обеспечения их оперативного взаимодействия в документальных процессах.

Новая СЭД и создание целостной информационной инфраструктуры

Ранее в организации использовалась СЭД, которая давала возможность вести только учет бумажных документов (без поддержки процессов пересылки и согласования электронных документов). В конце 2014 года по инициативе Управления делами Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге было решено заменить существующую систему учета документов и поручений. По итогам проведенного аукциона для автоматизации документооборота была выбрана СЭД «ДЕЛО».

Ключевыми потребностями, осознание которых привело к решению о замене СЭД, стали:

• необходимость совершенствования документальных процессов с целью повышения качества и сокращения сроков рассмотрения документов, поступающих на имя Уполномоченного;
• необходимость организации взаимодействия между территориально удаленными подразделениями в части обмена документами и поручениями.

Эти потребности были конкретизированы в задачах, которые решались в ходе проекта:

• создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге, и организация взаимодействия между ними;
• автоматизация с использованием СЭД «ДЕЛО» следующих процессов:

1. учет и рассмотрение всех обращений граждан;
2. организация личного приема граждан;
3. учет всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
4. организация контроля исполнения поручений и документов;
5. организация работы со служебными документами;
6. организация работы с поручениями без документов (инициативными).

• сокращение сроков согласования документов и исключение случаев их потери.

Для миграции на новое программное обеспечение потребовалось менее двух месяцев. Четко сформулированные на предварительном этапе цели и задачи проекта позволили в короткий срок завершить внедрение СЭД и осуществить перевод основных документопотоков из бумажного в электронный вид. Составляющими успешности проекта также стали профессиональный опыт проектной команды со стороны исполнителя и активное сотрудничество со стороны заказчика.

Надточей Тимур Васильевич, руководитель управления делами аппарата Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге:

«В целом все поставленные в рамках проекта задачи были успешно решены. Изменения (с учетом функционала новой системы электронного документооборота) претерпели процессы исполнения поручений и согласования проектов документов. Были введены самостоятельные поручения в СЭД, не связанные с документами. В перспективе рассматривается возможность отказа от бумажных экземпляров при работе с внутренними документами.»

Результаты проекта выглядят следующим образом:

• автоматизированы необходимые процессы электронного документооборота и делопроизводства за счет правильно выбранного программного обеспечения, удовлетворяющего требованиям Заказчика;
• все пользователи в настоящее время обладают достаточным объемом знаний, необходимым для работы в системе «ДЕЛО», и осуществляют все операции с документами и поручениями только через СЭД;
• организованы процессы взаимодействия между удаленными подразделениями.

Напомним, что компанией «Офис-Док» в начале 2014 года реализован проект автоматизации документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» в родственной данной организации структуре – аппарате Уполномоченного по правам ребенка в Санкт-Петербурге. В целом система «ДЕЛО» продолжает оставаться одной из самых популярных СЭД не только в государственном секторе, но и в частных компаниях. В новой версии, выход которой ожидается в текущем году, «ДЕЛО» получит много дополнительных возможностей и обновленный интерфейс.