Во Владимире создан электронный фонд актов о рождении

Оцифровка актовых записей производилась на территории заказчика с использованием обновленного отечественного планетарного сканера ЭларСКАН А2. Благодаря использованию специализированного оборудования осуществлялось бережное и бесконтактное сканирование,  обеспечивающее необходимую четкость и отсутствие искажения графических образов. Специалисты ЭЛАР проиндексировали электронные копии документов по 12 ключевым полям – номер и дата актовой записи, место регистрации, ФИО, пол ребенка и т. д. «Целью оцифровки документов было формирование страхового фонда актовых записей о рождении 1974-1977 гг. с целью обеспечения их сохранности. Электронные копии будут храниться на внешних дисках и в дальнейшем могут быть интегрированы в единую информационно-поисковую систему ЗАГС», - говорит Галина Андреевна Гунба, заместитель руководителя Отдела ЗАГС Администрации г. Владимира.

В рамках проекта отсканировано более 16 тысяч актовых записей о рождении за период с 1974-1977 годов. Персональная информация, содержащаяся в оригиналах документов, была полностью защищена  в соответствии с требованиями федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». «До начала выполнения работ со всеми задействованными в проекте сотрудниками были подписаны Обязательства о неразглашении конфиденциальной информации. На рабочих местах операторов сканирования и ввода отсутствовали средства копирования и передачи информации. На этапе обработки графические образы актовых записей были разделены на фрагменты, и каждый оператор имел доступ к отдельной части актовой записи, не содержащей персональных данных. После завершения работ с дисков рабочих ПК сотрудников были удалены все графические образы и составлен Акт об уничтожении конфиденциальной информации. Тем самым была гарантирована конфиденциальность данных, содержащихся в записях актов гражданского состояния», - рассказывает Мария Владимировна Андреева, руководитель проектов Департамента управления производственными проектами  ЭЛАР.

В результате проекта создан электронный страховой фонд записей актов о рождении, который загружен на цифровые носители и может быть использован в случае утраты бумажных оригиналов.