«Осенний документооборот»: СЭД в ожидании перемен

Цифровой мир СЭД

Мероприятие открылось выступлением председателя совета директоров ЭОС Владимира Баласаняна, который рассказал присутствующим о текущем положении в отрасли.

«Тренды прошлых лет никуда не делись: они видоизменяются, развиваются, и мы успешно под них адаптируемся. Например, мобильные рабочие места доходят до высших уровней управления и требуют совершенствования и развития. Наблюдается большой спрос на системы, связанные с архивным хранением документов. Мы делаем серьезные шаги на пути интеграции СЭД и системы оказания госуслуг. Идет расширение функциональности СЭД, - сообщил Владимир Баласанян. - Однако мы эту конференцию посвятили в первую очередь вопросам нормативным и законотворческим, потому что, на наш взгляд, развитию электронного документооборота в России препятствует отсутствие нормативной базы. Пока отказаться хотя бы частично от бумажных документов невозможно – приходится совмещать бумажные и электронные документы в рамках одной и тоже организации и даже в рамках одного и того же документа на разных этапах его жизненного цикла. Это, естественно, создает огромные проблемы».  

Как отметил Владимир Баласанян, в нашей стране существует некоторая терминологическая несогласованность, которая зачастую создает трудности. Даже привычный термин «электронный документооборот» трактуется по-разному. В частности, специализированные операторы документооборота рапортуют о растущих объемах электронного документооборота, хотя речь идет лишь о пересылке первичных бухгалтерских документов, таких как счета-фактуры. Да и в этом случае это лишь капля в общем объеме всех подобных документов.

Возможно, было бы целесообразно использовать термин «цифровой», к которому сейчас пришли в мировой практике. Однако Россия идет своим путем, фактически противоположным: у нас существовал термин «электронно-цифровая подпись», который сейчас трансформировался в просто «электронную». Эта терминологическая путаница также свидетельствует о том, что необходимо совершенствование законодательной базы. 

Во многих странах этот путь уже пройден – например, в Великобритании, Италии и так далее. У нас же пока делаются лишь разрозненные шаги в этом направлении. Владимир Баласанян отметил, что требования ФСО и Минсвязи по работе системы МЭДО – один из позитивных примеров такого движения. В частности, за два года лет при активном участии Экспертного совета Минсвязи удалось разработать формат документа, являющегося электронным подлинником – тот подлинник, который изначально создан в электронном виде и обрабатывается в электронном виде. И если он будет переведен в бумагу, то это уже будет копия. Был определен контейнер, в котором содержится PDF/A, подписанный руководителем и регламентированный XML-документ, в котором есть дата и другие метаданные документа. Это, конечно, хорошо, но касается лишь одного рабочего места в федеральном органе власти и одного рабочего места в администрациях субъектов федерации, т.е. мизерной доли рынка.

«Пока регулирование этой отрасли осуществляется с точки зрения не документооборота, а решения налоговых проблем или обеспечения электронных документов в аппарате правительства», - отмечает Владимир Баласанян.

Также есть существенные проблемы с тем, как пересылать электронные документы. Пока даже госорганизации используют публичные почтовые сервисы, в том числе – зарубежные, что не добавляет доверия к электронному обмену документами.

Госархив: выход на новый уровень

«Есть проблемы и с архивным хранением, - добавил Владимир Баласанян. - Сейчас очень остро стоит проблема хранения документов, так как носители разрушаются, а форматы устаревают. Поэтому возникают вопросы, где и как хранить и как уничтожать электронные документы, как осуществить миграцию документов, если устарел носитель или формат. Сейчас очень активно продвигается идея хранения в упрощенных форматах, так как они реже подвергаются изменению. Также нужно решить, как гармонизировать хранение электронных и бумажных документов, ведь мы не можем разделить их, так как они часто взаимосвязаны. Как быть, если сертификат ЭП, которой был подписан документ, устаревает? Это все не технические проблемы, а нормативные. Мы надеемся, что перевод с апреля этого года Росархива в подчинение Президенту РФ сможет сдвинуть ситуацию с этой точки».

Между тем, конференция «Осенний документооборот 2016» стала первым мероприятием после переподчинения, на котором выступил Олег Наумов, заместитель руководителя Федерального архивного агентства.  

«Еще в 2004 году не только Росархив потерял функцию контроля за делопроизводством и выработки государственной политики – она вообще выпала из государственного поля зрения. Сейчас справедливость наконец-то восстановлена: мы получили новый статус, - отметил Олег Наумов. - Когда мы более пристально посмотрели на ту картину, которая существует сейчас в стране, мы, честно говоря, содрогнулись. То, что произошло за 10 лет, это кошмар. Сейчас архивными делами управляет в лучшем случае завхоз, а сам архив находится где-то очень далеко. Менее, чем в 10% органах госвласти архив имеет собственный штат, руководителя, в большинстве случаев нет даже делопроизводителя в штате. Культура делопроизводства упала катастрофически, и это надо исправлять».

Олег Наумов очертил круг задач, которые Росархив теперь должен и может решить. Прежде всего, нужно понять и осознать, что правила делопроизводства должны быть едиными: не может быть отдельных правил для бумажных и для электронных документов. При этом те правила, что касаются электронных документов, должны быть более строгими. Следующая задача – переход на единый понятийный аппарат.

Кроме того, получив права и ответственность за документ «от его рождения до погребения» Росархив может приступить к тому, чтобы завершить цикл электронных документов.

Среди первоочередных задач - создание нового перечня типовых документов с пересмотренными сроками хранения и принятие правил работы госархивов.

Конец эпохи беззакония

Евгения Василенко, исполнительный директор АРПП «Отечественный софт», уверена, что государством уже сделано многое для помощи рынку СЭД. С 2014 года Президент последовательно поддерживает IT, так как у страны здесь есть масса разработок, большой задел и огромный потенциал, поэтому государство очень серьезно задумалось об импортозамещении. Кроме того, использование иностранных технологий чревато различными угрозами.

Первое, что попыталось сделать государство – стимулировать нормативными документами спрос на отечественное ПО. Для этого был создан, в частности, Реестр отечественного ПО, касающийся различных видов программ.

«Что касается офисных приложений, то в июле было подписано распоряжение, которое предполагает переход на отечественное ПО, а не выбор при закупках. Конечно, еще необходимы доработки в нормативных актах, но уже сейчас понятно, что в офисные приложения будут входить и операционные системы, и антивирусы, и СЭД, и многое другое – все то, что установлено на рабочих столах пользователей, – комментирует Евгения Василенко. – Так что есть прямой вектор по переводу рабочих станций на отечественные продукты. 1 марта должны быть утверждены планы-графики перехода на российские программные продукты, а с 1 мая 2017 года этот переход должен начаться».

На этом пути есть и сложности. Одна из них – проблемы в формировании правоприменительной практики. Заказчики и поставщики по-своему трактуют законы: уже были случаи рассмотрения нарушений ФАС, контракты могут быть отменены. Также сейчас Минсвязи ведет работу по совершенствованию и конкретизации нормативной базы, формируются методические указания по работе с Реестром.

По поручению Президента идет работа по созданию Центра компетенций по импортозамещению в сфере инфокоммуникационных технологий. Он должен будет помогать заказчикам в выборе и анализе отечественных решений, формировании методических рекомендаций, консолидации опыта заказчиков в применении отечественного ПО. Возможно, через месяц Центр уже начнет работу.

Мир беспилотников

В будущем рынок СЭД и сами системы документооборота могут претерпеть существенные изменения: они станут умнее и будут в чем-то походить на беспилотные автомобили, так как будут становиться все более автономными.

«Наш резерв – это искусственный интеллект и использование «лингвистических процессоров» на основе convolutional neural network. Сейчас уже есть функционал для выделения ключевых слов и фраз в звуковом или текстовом потоке. В ближайшие два-два с половиной года следует ожидать появления функций распознавания и преобразования в текст естественной речи, включая синхронный перевод, т.е. поддержку двух и более языков. Перехода на последний уровень, включающий «понимание смысла» произносимого или записанного текста, практически никто из экспертов не ожидает ранее, чем через 5-10 лет», - прогнозирует Юрий Назаров, генеральный директор компании ЭОС.

Даже на сегодняшнем уровне развития ИИ можно найти ему применение в СЭД. В частности, после голосового ввода фразы о дате отпуска и обработки ключевых слов система может автоматически создать заявление на предоставление отпуска, оно отправится в СЭД, пройдет все этапы согласования, и сотрудник без проблем уедет в отпуск.

Аналогичные приемы можно использовать и в процессах согласования документов. Если пользователь произнесет ключевую фразу: «Согласен», то документ пойдет с соответствующей правкой дальше. Также можно с помощью ключевых фраз управлять документом – передвигаться по нему вперед, назад и так далее. Это снижает утомляемость, повышает комфорт и увеличивает эффективность работы сотрудников.

В дальнейшем заседание можно будет стенографировать с помощью системы распознавания речи. Пока и этот функционал кажется фантастическим, но ведь нужна не просто стенограмма, а протокол – текст, сформированный на основе стенограммы, а этого невозможно без понимания системой смысла текста. Решение таких задач пока находится в самом зачаточном состоянии, но, по мнению Юрия Назарова, нет никакого сомнения, что через некоторое время и они будет решены. Можно рассчитывать на то, что система сможет сама готовить проекты решений, опираясь на анализ сказанного. Повышение же эффективности здесь произойдет за счет сокращения рутинных операций.

«Из социальных сетей к нам придет еще один тренд – использования цифрового следа, того, который человек оставляет в процессе деятельности в соцсети или системе. Эти следы при их накоплении и длительном использовании оказываются полезными, - рассказывает Юрий Назаров. - На их основании мы сможем строить адаптивный пользовательский интерфейс. Т.е. мы не будем назначать пользователям роли, прописывая все нюансы, как сейчас. Мы будем задавать первоначальную роль, а потом на основании деятельности человека, его интересов, тех данных, к которым он обращается, какие функции выполняет в бизнес-процессах, система будете анализировать и адаптировать персональный мир, в котором сотрудник будет себя комфортно чувствовать».  

Цифровой след будет использоваться и для оценки качества работы пользователя. Одновременно будут решаться и вопросы формирования рабочих групп – ведь по данным о пользователе можно делать выводы о его компетенции. Благодаря этому система сможет подсказывать, кому поручить ту или иную работу, даже если руководитель сомневается в выборе.

Правда, на пути прогресса есть препятствия – это, прежде всего, разрыв между научной разработкой и ее воплощением. Чтобы применить все описанные сценарии, от производителей конечного продукта требуется серьезная инженерная проработка. Пока нет ответов на вопросы, как это применить, как встроить в существующий интерфейс систем и гаджетов и т.д.

Также есть проблемы с мощностью вычислительных ресурсов и использованием облачных вычислений. К сожалению, искусственный интеллект – недешевое решение. Но к моменту выхода ИИ на практически применимый уровень, мощности тоже увеличатся. Ожидаются проблемы и из-за консервативности, недоверия и страхов пользователей, но постепенно и они должны решиться – опять же как в ситуации с беспилотными автомобилями.

От редакции: Скоро мы расскажем о новых решениях и возможностях в сфере ЭДО, представленных на конференции «Осенний документооборот-2016»