Новый виток развития электронного документооборота в мэрии Барнаула: на базе системы «ДЕЛО» строится горСЭД

Администрация города Барнаула – один из первых клиентов компании «КС-Консалтинг». Автоматизация делопроизводства в мэрии городского округа началась еще в 2000 году с установки 5 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». Со временем количество рабочих мест увеличилось. Систему самостоятельно стали использовать комитеты и управления, а затем администрации районов и поселений городского округа.

После полутора десятков лет развития электронного документооборота сложилась ситуация, когда, несмотря на единую программную платформу, каждый орган местного самоуправления (ОМС) в рамках городского округа имел локальный экземпляр системы, вел собственную базу данных и самостоятельно планировал развитие СЭД. Несмотря на возросшие со временем возможности электронного взаимодействия, качественного скачка в развитии СЭД администрации Барнаула не происходило.

Предпосылкой перехода муниципального документооборота на более высокую ступень можно считать эволюцию СЭД в органах исполнительной власти региона. В 2012 году в Администрации Алтайского края (с 1 января 2017 года – Правительство Алтайского края) завершились основные работы по созданию единой региональной СЭД (ЕСЭД), также реализованной на базе системы «ДЕЛО». Все участники ЕСЭД перешли на унифицированные технологии работы с управленческими документами. Переход Правительства края к единой базе данных стал толчком для осознания администрацией Барнаула необходимости создать систему документооборота органов местного самоуправления в масштабах города, получившую название горСЭД. 

Новый уровень технической оснащенности муниципальных органов управления также способствовал созданию горСЭД. До 2014 года ОМС администрации Барнаула находились в разных точках города. В 2014 году, когда было завершено строительство нового здания администрации, большая часть муниципальных структур была территориально объединена. Современная локальная сеть, спроектированная в новом здании, позволила начать планирование масштабного развития СЭД. Финансирование проекта обеспечивала муниципальная подпрограмма «Электронный муниципалитет» (утверждена постановлением администрации города Барнаула № 1671 от 05.08.2014 «Об утверждении муниципальной программы «Совершенствование муниципального управления и развитие гражданского общества в городе Барнауле на 2015 - 2018 годы»).

Специалистами комитета информатизации администрации города Барнаула (при активном участии компании «КС-Консалтинг») была разработана стратегия развития СЭД, включающая оптимизацию делопроизводства и документооборота, а также функциональное развитие электронного взаимодействия.

Было спланировано объединение в рамках горСЭД документооборота органов местного самоуправления, использовавших ранее собственные экземпляры системы «ДЕЛО» или другие системы. В течение первых 3-х месяцев к горСЭД были подключены 19 организаций – всего около 130 пользователей.

При планировании реорганизации учитываются индивидуальные особенности каждой структуры-участника документооборота. В случаях, когда слияние СЭД какого-либо ОМС с единой СЭД администрации города не представляется целесообразным, предполагается использование опции «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ), обеспечивающей возможность «бесшовного» взаимодействия отдельных экземпляров СЭД «ДЕЛО». 

Схема взаимодействия с применением опции «СЭВ» изначально предполагает возможность безбумажного движения и исполнения документов от уровня региональных органов исполнительной власти до уровня органов местного самоуправления, вплоть до администраций районов города. Эффективность такого подхода подтверждена многолетним практическим опытом эксплуатации единых СЭД регионального и муниципального уровней в Алтайском, Забайкальском, Камчатском краях, Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, республиках Дагестан, Саха (Якутия), Северная Осетия-Алания, Хакасия, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и многих других. Все эти регионы выбрали СЭД «ДЕЛО» в качестве базовой платформы для документооборота в органах власти. 

В рамках развития внутреннего электронного взаимодействия администрация Барнаула уделяет внимание также и автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний (коллегий). Для этих целей будет использоваться подсистема «Повестки заседаний» – дополнительный компонент для СЭД «ДЕЛО», разработанный компанией «КС-Консалтинг». Подсистема предназначена для автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний и совещаний, включая формирование и рассылку повестки предстоящего мероприятия. Она также обеспечивает текущую работу участников с электронными материалами в ходе совещаний. 

Для повышения качества контроля исполнения документов и оптимизации информирования пользователей о статусах документов в СЭД планируется более широко использовать приложения «Мониторинг документов» и «Модуль электронной рассылки справки-напоминания». Оба этих компонента также разработаны компанией «КС-Консалтинг» и положительно зарекомендовали себя среди широкого круга организаций, использующих систему «ДЕЛО».

«Процесс реорганизации и совершенствования действующих информационных систем всегда требует поэтапной, кропотливой, не только технической, но и методической работы, а также внушительных затрат рабочего времени специалистов. Но уже сейчас можно говорить о первых результатах масштабной работы по созданию объединенной горСЭД в администрации города Барнаула, начавшейся в 2016 году. Емкость системы выросла более чем на 250 рабочих мест, идет планомерное дооснащение комитетов и администраций районов города подсистемами СЭД «ДЕЛО», необходимыми для выстраивания единой системы электронного взаимодействия», – комментирует текущие результаты проекта Андрей Балабанов, генеральный директор компании «КС-Консалтинг».