«Азбука вкуса» меняет бумагу на EDI

У «Азбуки вкуса» более 1 500 поставщиков, от которых ежемесячно поступает порядка 400 тысяч закрывающих документов по поставкам. Чтобы ускорить обработку документов и свести к минимуму издержки, компания интегрировала сервис Контур.EDI в свою ERP-систему Navision. За счет этого удалось автоматизировать прием от поставщика закрывающих документов, поскольку они сразу попадают в Navision, где автоматически сопоставляются с данными приемки сети. Кроме того, «Азбуке вкуса» удалось избежать массового переобучения сотрудников, поскольку они продолжают работать с EDI-сообщениями и бухгалтерскими документами в привычной для себя программе.

Сегодня «Азбука вкуса» использует EDI-цепочку: ORDERS (заказ) — ORDRSP (ответ на заказ) — DESADV (уведомление об отгрузке) — RECADV (уведомление о приемке) — электронные счет-фактура и ТОРГ-12.

«Такая цепочка исключает ручной труд при заказе и дает возможность поставщику выставить максимально точные закрывающие документы по поставке, так как они формируются именно на основе уведомления о приемке RECADV. В большинстве случаев закрывающие документы, которые «Азбука вкуса» получает от поставщиков по этой схеме, автоматически и без расхождений связываются с данными учетной системы», — поясняет Лидия Урывская, руководитель проекта Контур.Ритейл.

Быстрый документооборот выгоден и поставщикам, поскольку ускоряет для них оплату: как правило, торговые сети оплачивают полученный товар после подписания закрывающих документов. Кроме того, с электронными юридически значимыми документами поставщики удобно и быстро получают факторинговое и кредитное финансирование.

«За год количество документов, которые поставщики выставляют нам в электронном виде, увеличилось на четверть, — говорит Валерий Малахов, заместитель главного бухгалтера «Азбуки вкуса». — Мы стараемся максимально учитывать особенности бизнес-процессов наших партнеров и пробуем различные схемы электронного документооборота с целью найти оптимальное решение в каждом отдельном случае».