«Метро Кэш энд Керри» и «Паулиг Рус» начали обмен электронными УПД

ООО «Паулиг Рус» — второй по объему поставщик обжаренного кофе в России. Раньше поставки в ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» он осуществлял в сопровождении бумажных накладных ТОРГ-12 и электронных счетов-фактур. Новый формат, утвержденный Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155, дал возможность заменить их электронным универсальным передаточным документом и сократить объем документооборота между компаниями вдвое. Инициатором и отправной точкой проекта выступила торговая сеть.

«От „Паулиг Рус“ мы получали раздробленный пакет закрывающих документов: часть в бумажном виде, часть — в электронном, это было не слишком удобно, так как с накладными приходилось работать вручную, — поясняет Виктор Грибановский, руководитель отдела по расчетам с поставщиками «МЕТРО Кэш энд Керри». — УПД решает этот вопрос, документы обрабатываются полностью автоматически, их число уменьшается, соответственно, снижаются трудозатраты».

Сначала в сети реализовали возможность подписывать квалифицированной электронной подписью электронный УПД в момент приемки товара. Затем под новый процесс подстроился «Паулиг Рус». Провайдер СКБ Контур сделал необходимые настройки на своей стороне. Пилотный проект длился три месяца. По его итогам контрагенты начали обмениваться УПД в рабочем режиме.

«Отмечу, что с 1 июля 2017 года компании обязаны формировать электронные счета-фактуры по новому формату. Переходить на новый тип документа — электронный УПД — им необязательно.Тем не менее они это делают, так как понимают, что стратегически это более эффективное решение, — поясняет Оксана Леонова, эксперт по электронному документообороту СКБ Контур. — Переход на электронный УПД потребует больше усилий, но очень скоро оправдает себя».

Об этом говорят и представители «Паулиг Рус», которые на протяжении двух месяцев выставляют электронный УПД для «МЕТРО Кэш энд Керри». В первую очередь это дает компании возможность экономить на трафике исходящих документов.

«Чтобы формировать и отправлять электронный УПД, нам понадобилось внести изменения в систему обработки EDI-сообщений DESADV и INVOIC, на основе которых генерируется электронный УПД. Два месяца, на протяжении которых мы направляем в «Метро Кэш энд Керри» УПД, показали, что новая схема значительно упрощает юридически значимый электронный документооборот с сетью и снижает временные затраты на выпуск товаросопроводительных документов», — говорит Игорь Кастильо, менеджер по реализации бизнес-проектов «Паулиг Рус».