«Удаленка» - стимул для цифровой трансформации

«Если в компании ранее инструменты удаленного взаимодействия, электронный документооборот и системы управления корпоративным контентом не использовались, необходимо внедрять их сейчас, - убежден Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС. - Фактически для многих организаций коронавирус стал стимулом цифровой трансформации. Конечно, придется столкнуться со сложностями на этом пути. Но с ними сталкивались и те, кто шел по пути цифровизации до пандемии и кризиса: это и стандартные трудности для любого внедрения информационной системы, и жесткие финансовые ограничения, и необходимость сделать все максимально быстро».

ИТ-компании в этой ситуации идут на встречу клиентам. Компания ЭОС, например, еще в начале апреля запустила акцию «Антивирусное предложение». В ее рамках клиентам предоставляется все необходимое, чтобы начать удаленную работу с системой документооборота практически за день. Любая организация получает лицензии на СЭД, обучающие материалы, а также нужную помощью по экспресс-настройке. Инициативу «Антивирусное предложение» поддерживает и ряд технологических партнеров ЭОС, так что участники акции дополнительно получают специальные условия на приобретение сопутствующих решений, в числе которых средства для построения виртуальных частных сетей (VPN), управления сканерами и пр.

Акция распространяется на СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint. При этом участвовать в акции могут как новые клиенты компании, так и действующие. Последние в рамках акции могут быстро расширить контур совместной работы и документооборота. Как отмечают в ЭОС, такая потребность есть у многих клиентов. По словам Сергей Полтева, сложность быстрого масштабирования системы зависит от многих параметров – готовности ИТ-специалистов и инфраструктуры, особенностей автоматизируемых процессов и т.д.

«С точки зрения применения технологий для нас в переходе на удаленный режим работы нет ничего нового, ведь любая СЭД поддерживает работу территориально-распределенной организации. В наших решениях функциональность, необходимая для этого, детально проработана в самых различных аспектах. Кроме того, мы в ЭОС очень тщательно подходим к тестированию совместной работы продуктов ЭОС и продуктов наших технологических партнеров. Так что с серьезными дополнительными сложностями мы сейчас не сталкиваемся», - объясняет Сергей Полтев.

Правда, при этом нельзя забывать, что сейчас важно оказывать поддержку конечным пользователям при переходе на новые решения. Если в условиях офиса есть возможность в случае проблем сразу позвать на помощь, то при работе в режиме самоизоляции специалист на дом лишний раз не поедет. «Залогом успешного внедрения всегда является отлаженное взаимодействие пользователя с системой. Так что в текущей ситуации крайне важно обеспечить сотрудников необходимыми инструкциями по работе с новыми инструментами, организовать обмен опытом и тиражирование лучших практик», - отмечает эксперт.

В ЭОС для этого разработаны специальные инструкции, в том числе – в видеоформате. Также компания совместно с партнерами проводит множество обучающих вебинаров – не только по отдельным решениям, но и по дистанционному взаимодействию в целом, принципам работы с документами, вопросам обеспечения безопасности. В частности, вместе с компанией «Актив» эксперты ЭОС организовали вебинар, посвященный оптимизации удаленной работы с документами и применению электронной подписи. В мае планируется запуск первой учебной программы по специфике распределенной работы. Программа создана на основе практического опыта ЭОС и технологических партнеров при поддержке операторов образовательных программ и профессиональной переподготовки.