«Цифровое будущее в эпоху перемен»: ЭОС рассказал, как перейти на удаленку

«От появления технологий онлайн-конференций до состоявшегося за последнее время огромного количества массовых онлайн-событий прошло очень много времени. Но именно это, да и наша конференция – признак того, что мир изменился и уже никогда не будет таким, как раньше. Удаленная работа – еще один признак нового времени. И хотя многие переходили на удаленку в экстренном режиме, нужно понимать, что она с нами всерьез и надолго», - уверен Сергей Полтев, руководитель ЕСМ-направления компании ЭОС.

Среди вызовов, которые встали перед различными организациями при переходе на удаленку в ускоренном режиме, были отсутствие оборудования у сотрудников, рост нагрузки на инфраструктуру, проблемы с каналами связи у пользователей, отсутствие необходимых лицензий и проблемы с совместимостью решений в новых режимах работы. Также серьезными вызовами стали проблемы с обеспечением безопасности удаленных рабочих мест и неготовность сотрудников к работе в новых условиях и как следствие – кратный рост числа обращений в техподдержку.

Для клиентов ЭОС многие из перечисленных проблем были неактуальны, так как в линейке компании есть веб-клиент, мобильные приложения, VPN для удаленного доступа, готовые интеграционные решения для ВКС, сканирования бумажных документов, поддерживается работа различных видов электронной подписи. Все это позволило снять весомую часть проблем при организации удаленной работы у пользователей СЭД «ДЕЛО» и других решений ЭОС.

Эксперт рассказал, что именно СЭД позволяет упорядочить все возможные процессы в организации от взаимодействия с помощью бумаг до коммуникаций через мессенджеры. Сейчас, когда на многих предприятиях в связи с переходом на удаленку усилился хаос, особенно важно структурировать и упорядочить рабочие процессы. Если все процессы оцифрованы, то информация всегда оказывается под рукой, ее можно изучить в разных разрезах – от конкретного клиента или задачи до обобщения истории компании за последние годы.

Правда, нужно учитывать, что, хотя СЭД существуют уже много лет, на практике даже в тех организациях и компаниях, где она внедрена, ее используют недостаточно эффективно. Как показал опрос 500 крупных и средних компаний The 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report, чаще всего необходимые данные пользователи ищут в электронной почте. На втором месте по популярности – сетевые папки, на третьем – личные компьютеры. И только затем идет СЭД, хотя именно в ней и должна храниться вся информация.

При этом СЭД, говорит Сергей Полтев, может решить многие проблемы – начиная от обеспечения доверия к системе и заканчивая вопросами закрепления нормативными актами и регламентами взаимодействия в электронном виде.

На конференции были представлены три разноплановых кейса по применению СЭД для организации удаленной работы сотрудников. В каждом случае у предприятия были свои проблемы, но с помощью электронного документооборота, возможностей ЭОС и технологических партнеров их удалось решить, оперативно наладив эффективное взаимодействие сотрудников в удаленном режиме работы.

«СЭД – важный инструмент в копилке организации работы в дистанционном режиме, необходимый для построения эффективного взаимодействия как внутри компании, так и с партнерами и контрагентами. СЭД «ДЕЛО» благодаря интеграционным механизмам с решениями партнеров стала для многих единым окном доступа к корпоративной информации, – отмечает Сергей Полтев. – Компания ЭОС, лидер отрасли СЭД и ECM-систем, накопила большой опыт по реализации подобных проектов. Мы с нашими партнерами делаем все возможное, чтобы процесс внедрения и масштабирования решений для удаленной работы происходил максимально эффективно и с малыми издержками. В ближайшее время мы также выпустим обзор лучших практик по переходу на удаленку – и обратно».