Рынок СЭД: от спокойных лет к активной трансформации

Три кита трансформации

Среди знаковых событий – изменения в законодательной и нормативной базе, связанные с применение электронных подписей. По словам Натальи Храмцовской, к.и.н, член ARMA International, ведущего эксперта по управлению документацией ГК «ЭОС», эти изменения потенциально могут разрушить существующую систему, благодаря которой Россия является лидером в сегменте проникновения электронных подписей. Но вот получится ли на этих обломках выстроить что-то новое, большой вопрос.

Также значимые изменения, как рассказала Елена Антошечкина, начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС», произошли в сегменте регулирования межведомственного электронного документооборота. Они весьма масштабны – это изменение формата обмена документами, серьезные уточнения списка уведомлений, а также разделение технического формального контроля поступления документа в МЭДО и регистрации документа в МЭДО и т.д. Все это окажет существенное влияние на ситуацию с МЭДО в стране.

Еще одним серьезным событием станет изменение правил ведение единого реестра ПО. Оно, по мнению Рената Лашина, исполнительного директора АРПП, позволит создать разные условия для развития в стране отечественного и локализованного софта и связано с налоговым маневром, затрагивающим ИТ-компании.

Дистанционные вызовы

Ключевая дискуссия конференции была посвящена вызовам, с которыми пришлось столкнуться в период пандемии. Опрос зрителей мероприятия показал, что лишь 15 % так и не смогли наладить в своих организациях работу в удаленном режиме, а более 65% оказались готовы к переходу на дистанс. Это, однако, не означает, что сложностей не возникло, а перед бизнесом и госструктурами не встали новые серьезные вызовы.

Так, Алексей Перегудов, директор по работе с партнерами ГК «ЭОС», заметил, что новый режим оказался стресс-тестом для ряда систем, однако у многих заказчиков ЭОС процесс перехода прошел относительно спокойно. Все зависело от того, насколько технологически и методологически организации были готовы к переходу на удаленку.

Виталий Воронов, заместитель главы муниципального образования город-курорт Анапа, подтвердил, что очень многое на пути трансформации зависело от того, какая работа была проведена ранее. Так как в представляемом им краевом департаменте информатизации и связи ранее уже было сделано очень многое для цифровизации (была достаточная база оборудования, все уже привыкли работать в СЭД), процесс прошел легко.

Более того, по словам эксперта, месяц работы в новом режиме показал существенную экономию времени и рост эффективности. Раньше никто не задумывался, сколько времени тратится на переходы с одного совещания на другое, к тому же удалось избавиться от пустых разговоров, которые просто неудобно и некогда вести онлайн. Поэтому, когда сотрудники начали возвращаться в офис, электронные совещания никуда не делись, как и активное использование СЭД.

По мнению Михаила Переверзева, начальника Отдела государственных информационных систем Министерства цифрового развития и связи Алтайского края, в ходе перевода сотрудников на дистанционную работу гигантская нагрузка легла на ИТ-подразделения, которые были вынуждены перераспределять и технические ресурсы, и программные средства. Однако в целом все прошло хорошо – в том числе потому, что в Алтайском крае СЭД давно стала основным элементом работы правительства, органов власти, местного самоуправления, доля ЭДО составляет 100%, а ЮЗЭД – 13 %.

Эксперт уверен: некоторые элементы цифрового мира и технологии взаимодействия с нами останутся надолго – независимо от того, как будет развиваться пандемия. Эти технологии уже, возможно, применялись, хотя и были не так востребованы, но их значимость и актуальность именно сейчас резко возросли.

В некоторых организациях переход на удаленку стал драйвером прорывов в цифровизации, которых раньше добиться не удавалось. Например, Юлия Осипова, заместитель начальника отдела организационной работы и документооборота ТФОМС Свердловской области, отметила, что руководитель организации именно в этот период стал работать в СЭД. Причем это было решение одного дня: после презентации того, как СЭД поможет работать в дистанционном формате, согласие руководства было получено и была организована закупка ЭП для директора и его заместителей.

Михаил Переверзев, в свою очередь, рассказал, что пандемия активизировала процесс внедрения мобильных решений для ЭДО: в организации были не только использованы все существующие лицензии, но и закуплены новые, чтобы обеспечить всех руководителей края.

Проблемы, пожалуй, остались только в тех сегментах, где сохранялся бумажный документооборот. В основном участники дискуссии сетовали на «бумажное взаимодействие» с территориальными органами федвласти.

На пути к платформе цифровизации

Топ-менеджеры ЭОС, организатора конференции, кратко представили планы по развитию решений компании. Так, появились дополнительные решения в СЭД «ДЕЛО» - аналитические отчеты, функционал для совещаний и обсуждения, конструктор отчетных форм. В планах – модуль МЭДО для организаций, не являющихся участниками МЭДО.

В этом году также была проработана система защиты документов от утечек – опция будет доступна со следующего года. Она работает таким образом: если документ, который хранился в СЭД, был куда-то «слит» (в СМИ, соцсети и т.д.), опция со 100% гарантией позволит доказать, кто это сделал.  

Также в решениях ЭОС развивается использование технологий искусственного интеллекта. По словам Андрея Козлова, генерального директора ГК «ЭОС», для разработчиков это затратное направление в части реализации и ресурсов, но отдача от него существенная. А Владимир Баласанян анонсировал разработку цифровой платформы будущего, которая ориентировочно будет представлена уже в следующем году.