IBS роботизировала процесс сверки данных для «Леруа Мерлен» на базе UiPath и ABBYY

Международная сеть строительных гипермаркетов «Леруа Мерлен» работает с тысячами российских и зарубежных поставщиков: производителями отделочных материалов, мебели, товаров для дома и сада. Это сопровождается документооборотом в сотни тысяч документов в месяц, из которых более 12 тысяч требуют сверки только из-за расхождений в закупочных ценах. Сверка документов и согласование сумм при расхождениях отнимали у бухгалтерии «Леруа Мерлен» много времени ввиду большого числа поставок. В результате компания решила автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи, а также перенаправить ранее задействованный персонал на другие процессы. Исполнителем была выбрана компания IBS, имеющая успешный опыт внедрения RPA. 

Разработка программных роботов на базе платформы UiPath заняла примерно два с половиной месяца. Затем IBS внедрила и настроила их. Основная задача роботов — выполнение сверки по электронным и бумажным документам. Также была выполнена интеграция решения с корпоративными ресурсами «Леруа Мерлен»: ERP-системой Oracle и платформой для электронного документооборота Directum. 

Одновременно с настройкой роботов специалисты ABBYY внедрили платформу для интеллектуальной обработки информации ABBYY FlexiCapture. Решение ABBYY работает с роботами в связке: они выгружают сканы документов в формате pdf из Directum, а ABBYY FlexiCapture классифицирует документы, определяет, есть ли указанные артикулы в базе данных, и передает информацию в UiPath. При необходимости верификации результатов распознавания и согласования расхождений к процессу подключаются ответственные специалисты из бухгалтерии. 

Интеллектуальное решение на базе технологий UiPath и ABBYY автоматически сверяет цены на товары в документах от поставщиков с данными в учетной системе «Леруа Мерлен», включая бумажные счета-фактуры, товарные накладные и УПД, находит различия и вносит корректировки в закупочные цены, чтобы информация о стоимости товаров всегда была актуальной. Роботы делают видимыми расхождения при сверке, позволяя оперативно принять меры по их устранению, и значительно ускоряют процессы. 

«В рамках проекта были проведены замеры времени. Оказалось, что программные роботы экономят от 200 до 340 рабочих часов в неделю — чистая экономия составляет 5-8,5 FTE. Процесс сверки данных ускорился примерно в четыре раза», — говорит Ростислав Братухин, начальник отдела роботизации и управления контентом IBS. 

«Политика «Леруа Мерлен» — «Низкие цены каждый день», поэтому они меняются постоянно. Мы можем обновить стоимость сегодня, в этот же день поставщик доставит товар в магазин, и в этот же день он окажется в руках нашего клиента. В таком режиме ИТ-системы не всегда успевают обновлять закупочные цены. Благодаря качественной роботизации существенно увеличилась скорость обработки документов, согласование с отделом закупок и упростился весь процесс менеджмента этого бизнес-процесса. Теперь на бухгалтерах в среднем 10% вычитки и сверки цифр — 90% задач роботы решают самостоятельно. Это позволяет избежать расхождений в бухгалтерской отчетности и закрывающих документах, тем самым повышая уровень бухгалтерского сервиса нашим поставщикам, а также гарантирует нашим покупателям доступность всех необходимых товаров по актуальной стоимости», — отмечает Степан Люкманов, руководитель проекта по роботизации процессов «Леруа Мерлен».