Управление производственными и торговыми процессами в условиях территориальной удаленности подразделений требуют больших трудозатрат, поэтому было принято решение о внедрении автоматизированной системы электронного документооборота, призванной:
объединить в единое информационное пространство территориально удаленные предприятия группы;
сократить время получения и обработки документов;
исключить потерю документов;
повысить управляемость и как следствие, конкурентоспособность.
Выбор был сделан в пользу СЭД БОСС-Референт (собственная разработка компании "Аплана" на платформе IBM Lotus). БОСС-Референт стабильно работает в распределенной многосерверной среде и обеспечивает быструю доставку документов адресатам. Другим ключевым фактором выбора стала возможность самостоятельного внедрения системы специалистами заказчика.
Проект по внедрению СЭД БОСС-Референт v. 3 стартовал в январе 2007 года. Он был реализован заказчиком при поддержке специалистов компании "Аплана". В рамках проекта осуществлено:
внедрен модуль "Принятие решений", который обеспечивает работу с организационно-распорядительной документацией, служебными записками, заявками, договорами и проектами исходящих документов;
реализован механизм переноса сотрудников и всех необходимых документов, с которыми он работает с одного сервера на другой;
автоматизированы важнейшие бизнес-процессы Группы компаний;
создано единое информационное пространство, охватившее восемь территориально удаленных предприятий в Москве, Санкт - Петербурге, Волгограде, Иркутске, Ульяновске;
установлено свыше 300 автоматизированных рабочих мест.
В результате автоматизации документооборота обеспечено своевременное получение и обработка документов, прекращены случаи их потери, бумажный документооборот сокращен на 30 %, оптимизирован процесс взаимодействия с клиентами. На данный момент специалисты Группы компаний ведут работы по внедрению модуля "Поручения", а в начале 2008 будет внедрен модуль "Канцелярия", который поможет Группе компаний перейти в основном на безбумажный документооборот.
О компании "Аплана"
Компания "Аплана" (группа компаний АйТи) – ведущий поставщик услуг в области разработки, сопровождения и тестирования программных приложений для корпоративных заказчиков в России и за рубежом. Компания специализируется на создании и развитии в распределенных компаниях систем управления деловыми процессами и информацией – систем сбора и консолидации отчетных данных, управления имуществом, управления инвестициями, согласования и мониторинга заявок, электронного документооборота и др.
Центр компетенций IBM/Lotus компании "Аплана" специализируется в разработке сложных территориально распределенных приложений с большим объемом данных и большим числом пользователей, повышении производительности приложений крупных корпоративных заказчиков, их сопровождении и является разработчиком новой, третьей, версии СЭД БОСС-Референт.
Автор: Юрий Мальцев (info@mskit.ru)
Рубрики: Интеграция, ПО, Outsourcing