Помимо недостатка необходимых бизнес-инструментов руководство «У Сервис+» столкнулось еще и с рядом технических проблем: для получения актуальной управленческой отчетности приходилось анализировать фактические данные из трех разрозненных систем и на их основе строить отчеты вручную. В результате страдала оперативность получения данных о финансовых показателях компании, что негативно влияло на бизнес-процессы в целом. Поэтому внедрение общекорпоративной системы бюджетирования стало одной из важнейших стратегических задач «У Сервис+».
Руководство компании «У Сервис +» провело тщательный анализ рынка информационно-аналитических систем и компаний, занимающихся их внедрением. В итоге наиболее интересным предложением с точки зрения соотношения «цена-качество» было признано решение для бюджетного управления на базе продуктов Cognos, предложенное компанией Columbus IT.
В кратчайшие сроки был разработан пилотный проект, решающий задачи формирования бюджета и контроля его выполнения, с возможностью план-факт анализа путем интеграции системы бюджетирования с системами оперативного сбора фактической информации.
В рамках проекта консультанты Columbus IT за 3 месяца создали единое комплексное решение на базе Cognos, в котором была построена бюджетная модель и автоматизирован регламент подготовки бюджетов компании «У-Сервис+».
Новая бюджетная модель включает в себя бюджеты доходов по продажам автомобилей, запчастей и сервису, которые могут быть проанализированы в разрезе юридических лиц, салонов, регионов и производителей автомобилей (Nissan, Citroen, Subaru).
Реализованные в рамках решения бюджеты расходов и вспомогательные бюджеты складываются из бюджетов по общехозяйственным и управленческим расходам, расходам на подбор, мотивацию и обучение персонала, аренду помещений и комиссию банков. Полученное решение тесно интегрировано с остальными информационными системами холдинга: настроены автоматические процедуры сбора фактических показателей из трех учетных систем (бухгалтерской и двух специализированных систем: для управления сервисом и продажами автомобилей). Проект имел ряд важных особенностей. В рамках внедрения была разработана и формализована методология бюджетирования и составлен годовой бюджет, что с самого начала потребовало активного привлечения ключевых менеджеров компании. Благодаря правильно выстроенному процессу обучения персонала, организованному компанией Columbus IT, значительная часть работы по автоматизации сбора фактической информации была выполнена силами ИТ-специалистов «У Сервис+».
Решение Columbus IT на платформе Cognos позволило обеспечить целостную картину деятельности холдинга и предоставило широкие аналитические возможности, включая формирование отчетов по различным аналитическим направлениям. Кроме этого кардинально повысилась оперативность бюджетного процесса: подготовка бюджетов и контроль их исполнения теперь занимают гораздо меньше времени, рутинные действия сведены к минимуму, что дает возможность полностью сконцентрироваться на решении аналитических задач.
В результате проекта компания «У Сервис+» получила комплексное решение на базе Cognos, в рамках которого:
разработана и формализована методология бюджетирования;
автоматизирован процесс сбора и утверждения бюджетных данных;
реализован механизм контроля исполнения бюджетов
созданы возможности сценарного моделирования и анализа «что если»
реализован быстрый и наглядный план-факт анализ;
Использование новой бюджетной модели значительно повысило удобство учета и анализа бюджетных данных для менеджеров компании. Ясная структура организации бюджетных форм и возможность быстрого пересчета итоговых цифр позволили существенно упростить процесс разработки бюджетных планов. Помимо этого, в системе заложены возможности сценарного моделирования и анализа «что если», помогающих получать более точные результаты при планировании.
Результаты внедрения комментирует финансовый директор компании «У Сервис+»:
«При план-факт анализе разработанное решение показало очень хорошие результаты. Раньше для анализа нашим специалистам приходилось строить большое количество отчетов в разных системах и вручную сводить данные в бюджетные формы. Это вызывало многочисленные ошибки и, как следствие, недоверие к итоговым цифрам. Теперь данные ежедневно автоматически попадают в систему, что существенно повышает надежность получаемой информации. Сейчас я могу быть уверена, что оперирую на 100% актуальными данными».
Автор: Юрий Мальцев (info@mskit.ru)
Рубрики: Интеграция, ПО, Кадры, Финансы