«Аплана» организовала работу с большими объемами документов с помощью СЭД БОСС-Референт в ООО «Пенсионный КапиталЪ»

ООО «Пенсионный КапиталЪ» представляет пенсионный бизнес Финансовой группы «ИФД КапиталЪ» и осуществляет администрирование негосударственных пенсионных фондов. На сегодняшний день ООО «Пенсионный КапиталЪ» администрирует 5 негосударственных пенсионных фондов: НПФ «ЛУКОЙЛ–ГАРАНТ», НПФ «Пенсионный капитал», НПФ «Первый пенсионный фонд», НПФ «Кубанский пенсионный фонд», «Межотраслевой профессиональный НПФ». 

Основная деятельность компании «Пенсионный КапиталЪ» связана с управлением большими объемами документов, поэтому бизнес компании зависит от оперативности и качества выполнения данной работы. С каждым годом количество используемых в компании документов растет, а по закону РФ их требуется сохранять весьма продолжительное время - от 1 года до 75 лет. Поскольку процент документов, которые будут необходимы на практике, сравнительно мал, то хранение документов в компании – весьма актуальная проблема. 

Кроме того значительный объем документов компании «Пенсионный КапиталЪ» хранился в системе электронного документооборота БОСС-Референт на сервере IBM Lotus Notes/Domino, который не рассчитан на использование большого количества документов в виде отсканированных графических образов. В связи с этим у руководства компании «Пенсионный КапиталЪ» возникла необходимость в интеграции системы электронного документооборота БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION в целях снижения нагрузки на сервер и оптимизации работы с документами из различных корпоративных приложений. 

Изучив требования Заказчика, специалисты компании «Аплана» приступили к реализации проекта по интеграции СЭД БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION, в ходе которого был осуществлен ряд поставленных задач. 

• Использование технологии COM для установления взаимодействия между системами через Application Programming Interface (интерфейс взаимодействия) SAPERION.

С помощью API каждый пользователей СЭД БОСС-Референт имеет возможность делать запросы в электронный архив SAPERION для того, чтобы загружать и выгружать необходимые ему файлы. 

• Создание базы данных Кэш файлов для оптимизации работы с документами.

База решает задачи повышения оперативности доступа к часто используемым электронным документам, являясь промежуточным хранилищем между SAPERION и СЭД БОСС-Референт. 

• Обеспечение многопоточной работы пользователей с архивом SAPERION.

Была создана очередь на загрузку файлов из архива в рамках СЭД, которая обрабатывалась средствами сервера Domino, с использованием одной лицензии SAPERION. 

• Изменение и создание новых классов и методов библиотек БОСС-Референт. Обработка технических ограничений SAPERION.

В целях обеспечения корректной и прозрачной работы пользователей, данная доработка была реализована путем создания новых классов, методов и библиотек БОСС-Референт, которые заменяли собой и расширяли существующие в базовой версии продукта библиотеки. За счет этого, не меняя внешних функциональных возможностей, удалось существенно расширить внутренние возможности СЭД. 

• Использование механизма для зарегистрированных карточек документов.

Чтобы обеспечить оптимизацию обращений к электронному архиву, в SAPERION передавались электронные образы документов в конечных состояниях, например, зарегистрированных документов. 

• Организация работы с большими объемами электронных документов из различных корпоративных приложений.

Поскольку большинство документов, хранящихся в СЭД, требуются для реализации специфичных бизнес-процессов организации, решение с использованием электронного архива позволило организовать доступ к данным документам, создаваемым в СЭД из других корпоративных приложений. Это позволило избежать дублирования данных и существенно сократило издержки на двойной ввод и хранение данных. 

В рамках проекта были достигнуты следующие результаты: 

• обеспечено взаимодействие с СЭД БОСС-Референт с электронным архивом SAPERION;

• сохранен формат работы пользователей с вложениями карточек документов;

• снижена нагрузка на сервер IBM Lotus Notes/Domino;

• обеспечена возможность длительного хранения документов с использованием сервисов SARERION;

• обеспечена возможность интеграции информации из различных корпоративных систем;

• осуществлена обработка технического решения для интеграции с другими электронными архивами.