Лейтмотивом ежегодного форума ИнтерТраст стало обсуждение новой концепции современных систем электронного документооборота - "документированное электронное взаимодействие"

Годом рождения форума принято считать 1995, когда компания "ИнтерТраст" организовала первое в России мероприятие, посвященное вопросам практического применения технологии Lotus (программная платформа, предоставляющая эффективные и гибкие инструменты коллективной работы с информацией) для автоматизации деловых процессов, документационного обеспечения управления, информационной поддержки принятия решений.

Участниками первой конференции ИнтерТраст стали 60 представителей государственных учреждений, промышленных предприятий и банков. С тех пор это мероприятие превратилось в один из самых крупных и авторитетных в России форумов разработчиков и пользователей систем электронного документооборота.

В этом году своим видением нынешнего положения и дальнейшего развития электронного документооборота поделились ведущие эксперты и аналитики рынка, среди которых:

• Михаил Ларин, директор Всероссийского Научно-Исследовательского Института Документоведения и Архивного дела;
• Сергей Афанасьев, исполнительный директор региональной общественной организации "Гильдия управляющих документацией";
• Татьяна Кузнецова, главный редактор журнала "Делопроизводство", заведующий кафедры Документоведения РГГУ, автор многочисленных учебников и книг в области документационного обеспечения управления;
• Андрей Колесов, заместитель главного редактора журнала "Byte/RE", обозреватель газеты "PC Week/RE";
• Татьяна Князева, ведущий аналитик консалтинговой компании "DSS Consulting".

Перед участниками мероприятия выступили специалисты, обладающие богатым практическим опытом разработки и эксплуатации СЭД, в частности:

• Андрей Линев, генеральный директор компании "ИнтерТраст";
• Василий Демин, руководитель направления продаж ПО Lotus корпорации IBM EE/А;
• Любовь Татузова, начальник управления документационного обеспечения ЗАО "ЮниКредит Банк";
• Григорий Брумберг, начальник отдела планирования и развития Lotus в компании "Вымпелком".

За 15 лет развития российские системы электронного документооборота прошли большой путь: от перевода в электронную форму регистрационно-учетных журналов - до перерождения в полноценные системы сквозного документооборота; от СЭД, установленных на ограниченном количестве рабочих мест регистрации документов - до систем, работающих в масштабах крупных холдингов. В СЭД теперь работают не только сотрудники канцелярии, а значительная часть управленческого персонала. Пользователи научились согласовывать документы в электронном виде, хранить их графические образы, использовать электронную цифровую подпись, коллективно работать над проектами документов, контролировать исполнение поручений.

Но на пути развития отечественных СЭД возникли серьезные задачи, связанные с унаследованной системами советской моделью работы с бумажными документами, присущей ДОУ, и характеризующейся избыточным регламентированием деятельности. Процесс ДОУ входит в противоречие с развитием организации и тормозит ее деловые процессы. Требуется изменение концепции построения систем, их архитектуры и модели работы с документами. И это не революция, а следующий этап эволюционного развития систем электронного документооборота.

Анализ 20-летнего развития СЭД на западе показывает, что принятая там модель работы с документами, основанная на отсутствии жестких правил и регламентов документированного взаимодействия, позволила продвинуться далеко вперед в области применения электронных документов.

Однако западный подход тоже привел к непредсказуемым последствиям. Так, отсутствие культуры атрибутирования электронных документов породило огромные объемы неструктурированной информации, что затрудняет ее рубрицирование и находимость. Сложность нахождения ответственных документов вызывается и размытостью границ между официальными и неофициальными документами.

Таким образом, оба подхода (российский и западный) испытывают в настоящее время серьезные проблемы, выходом из которых является:

1. Эволюция российских СЭД, основанных на модели бумажного ДОУ, в направлении западных принципов управления контентом;
2. Эволюция западных СЭД (или ECM) в сторону реализации учета документов по принципам ДОУ на этапе создания контента.

В связи с этим, слушателям форума было предложено обсудить новую методологическую основу СЭД - концепцию документированного электронного взаимодействия. Не случайно в названии мероприятия появился модный термин "перезагрузка", а цифра 2.0 отражает главный вектор технологических новаций — Web 2.0.

В ее рамках документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации любого учреждения, предприятия, компании, обеспечивая взаимодействие их частей. Содержащаяся в нем информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для обобщений и материалом для справочно-поисковой работы.

Реализуя концепцию электронного документированного взаимодействия, системы электронного документооборота нового поколения должны обеспечивать:

• документирование деятельности людей в ходе их взаимодействия в рамках осуществления деловых процессов;
• документирование деятельности специалистов всех организационных структур компании;
• работу всех сотрудников компании, участвующих в документообороте, вне зависимости от их должностных обязанностей.

В качестве примера системы документированного электронного взаимодействия была рассмотрена СЭД CompanyMedia, обеспечивающая осуществление распорядительной деятельности, документированного взаимодействия подразделений, документирование бизнес-процессов, формирование баз знаний, коллегиальное принятие решений и другие виды взаимодействия.

В рамках форума докладчиками были освещены современные тенденции развития систем электронного документооборота, платформ управления контентом и коллективной работы нового поколения.

Вадим Ипатов, директор Центра развития бизнеса (компания "ИнтерТраст"), рассказал о возможностях системы электронного документооборота как инструмента руководителя. С ее помощью создается инфраструктура электронного взаимодействия сотрудников, подразделений и процессов, налаживаются процедуры контроля за сотрудниками и процессами (контроль исполнения, включая самоконтроль, аудит исполнения планов, аудит осуществления процессов). Таким образом СЭД реализует возможность документировать, что делать, делать, что задокументировано, документировать, что сделано, принимать решения на основе задокументированных фактов.

Александр Савельев, заместитель генерального директора по разработке ПО (компания "ИнтерТраст"), познакомил слушателей с возможностями вышедшей в октябре 2009 года новой -3.5- версии системы электронного документооборота CompanyMedia.

Владимир Горностаев, начальник Отдела СЭД и защиты информации (компания "ИнтерТраст"), выступил с докладом "Защита информации в системе электронного документооборота. ЭЦП и усовершенствованная ЭЦП: правовые и технические аспекты, реализация и внедрение", вызвавшим бурное обсуждение актуальных вопросов защиты информации в СЭД в кулуарах.

Василий Редькин, менеджер по работе с клиентами (компания "ИнтерТраст"), проанализировал современный функционал электронных архивов на примере первого промышленного электронного архива на основе технологии Lotus Domino - "CompanyMedia-Корпоративный электронный архив". "CompanyMedia-Корпоративный электронный архив" решает задачи завершающей фазы жизненного цикла документов: их передачи в архив, хранения в архиве, выдачи из архива.

Кроме того, посетителям была представлена уникальная возможность принять участие в мастер-классах "Автоматизируем бизнес-процессы: быстро и легко!", "Сконфигурируем и установим СЭД за 40 минут!".

Участникам первого мастер-класса была представлена созданная в ИнтерТраст технология "CompanyMedia-WorkFlow", с помощью которой можно самостоятельно, легко и быстро автоматизировать широкий спектр не имеющих прямого отношения к делопроизводству процессов движения документов.

Участники второго мастер-класса смогли убедиться, что внедрение СЭД — не всегда долгосрочный и трудоемкий процесс. В небольшой компании типовая версия СЭД CompanyMedia может быть сконфигурирована и установлена в течение буквально нескольких часов!

Слушатели форума "Электронный документооборот 2.0. Перезагрузка!" подчеркнули высокое качество организации мероприятия, большую практическую пользу участия в нем, информационную насыщенность представленных выступлений.

"Форум ИнтерТраст является для меня сегодня незаменимой информационной площадкой по обмену опытом и знаниями в области практического применения систем электронного документооборота", - отметил один из посетителей мероприятия.