ВЦ "Раздолье" завершил проект внедрения автоматизированной системы управления на базе решения "1С:Управление производственным предприятием 8" в компании "Новый интерьер"

"Пардо Стоун Дизайн" входит в состав холдинговой компании "Новый интерьер", существующей на российском рынке уже более 9 лет. Одно из приоритетных бизнес-направлений компании – создание интерьеров из натурального камня. Начав с дистрибуции гранитных и мраморных слэбов, уже в 2003 году компания открыла собственную фабрику в Климовске. На сегодняшний день "Новый интерьер" является признанным новатором в технологии обработки камня. Из мрамора и гранита мастера компании создают целые интерьеры, набирают роскошные мозаичные полы, декоративные настенные панно и даже фамильные гербы. Такой декор поражает тонкостью работы, филигранной точностью исполнения элементов и качеством обработки. Используя всего пять "инструментов" – рисунок, фактура, цвет, размер и форма камня, – дизайнеры компании каждый раз создают не похожие друг на друга, уникальные композиции.

Проект внедрения "1С:Управление производственным предприятием 8" в компании был инициирован в конце 2008 года. К тому времени холдинговая компания "Новый интерьер" обладала уже довольно сложной структурой: четыре салона-магазина в Москве, производственная база и несколько складов в Подмосковье, региональные представительства в Самаре, Нижнем Новгороде, Краснодаре, Воронеже, Рязани. При этом основные бизнес-процессы компании, за исключением бухгалтерского и налогового учета, были практически не автоматизированы.

Учет основных операций, связанных с закупками, торговлей, производством, доставкой, в компании вели с помощью электронных таблиц. В них же менеджеры составляли сметы на изготовление заказа и даже вели учет складских остатков. Данные о параметрах конкретного заказа (размер заготовки из камня, ее качественные характеристики – цвет, фактура, наличие брака), которые фиксировал менеджер, не были доступны другим подразделениям в режиме "здесь и сейчас". Обмен информацией в компании осуществлялся с помощью электронной почты или по факсу.

При такой организации работы была велика вероятность ошибки. К примеру, нередко возникали ситуации, когда менеджер заключал контракт на изготовление изделия из материала, которого уже нет на складе. "Краснея, приходилось извиняться перед клиентом и возвращать уже перечисленные по счету деньги, – вспоминает Ирина Леонидовна Савушкина, финансовый директор компании "Новый интерьер". – Если все-таки клиент соглашался ждать, то срок выполнения заказа мог растянуться на несколько месяцев".

Чтобы всем заинтересованным подразделениям стала доступна оперативная информация по каждому конкретному заказу (сколько требуется материалов, есть ли они на складе, поступили ли авансовые платежи от покупателей и др.), свести к минимуму возможность появления ошибки из-за "перепутывания", упростить процесс расчета себестоимости и оценки прибыльности каждой сделки в компании "Новый интерьер" было принято решение о создании корпоративной информационной системы. В качестве инструмента для управления и учета оперативной деятельностью был выбран программный продукт "1С:Управление производственным предприятием 8". Внедрение системы выполнили специалисты ВЦ "Раздолье", Центра компетенции по производству фирмы "1С".

Для того чтобы минимизировать время от начала проекта до получения первых практических результатов и снизить финансовые риски, внедрение осуществлялось по "технологии быстрого результата". Уже через 3 недели после старта проекта в "1С:Управление производственным предприятием 8" специалистами ВЦ "Раздолье" был подготовлен сквозной пример работы всех подразделений компании "Новый интерьер", участвующих в жизненном цикле заказа клиента. Такой оперативности удалось достичь благодаря тому, что в моделировании бизнес-процессов активно участвовали как руководители всех заинтересованных подразделений, так и топ-менеджмент компании. В ходе обсуждений и совещаний генеральный, финансовый и коммерческий директор, руководители службы закупок, логистики и производства формулировали свои требования к системе, а консультанты ВЦ "Раздолье" в режиме он-лайн предлагали наиболее простые способы их реализации в программе. Подчас управленцы признавали неоптимальность существующих в компании бизнес-процессов, поэтому в некоторых случаях консультанты предлагали свои варианты решения, опираясь на принципы, заложенные в систему. Готовность менеджмента к совместной работе по совершенствованию бизнес-процессов стала залогом успеха этого проекта.

Общая продолжительность проекта автоматизации управленческого учета в компании "Новый интерьер" составила около семи месяцев, однако первых результатов удалось достичь уже через месяц – работу в "1С:Управлении производственным предприятием 8" начала финансовая служба. Через три месяца после старта проекта непосредственную работу в системе начали менеджеры трех московских салонов-магазинов, а еще через месяц – сотрудники отделов закупок, склада, производства.

В настоящий момент в промышленной эксплуатации находятся 30 рабочих мест, включающих подсистемы:

• Управления данными об изделиях,
• Управления производством,
• Управления закупками,
• Управления запасами,
• Управления денежными средствами,
• Управления продажами,
• Управления взаимоотношениями с клиентами,
• Бюджетирования,
• Расчета себестоимости,
• Расчета зарплаты,
• Планирования закупок.

"1С:Управление производственным предприятием 8" стало для компании "Новый интерьер" инструментом, который автоматизирует и регламентирует основной бизнес-процесс компании по выполнению заказа покупателя. В программе осуществляется регистрация заказа, создание спецификаций по каждой заказной позиции, анализ возможности его выполнения (определение общей потребности в сырье и материалах, резервирование свободных остатков на складах и формирование заказов поставщику), расчет стоимости реализации Заказа, а также фактический учет всех операций по выпуску. Теперь параметры заказа покупателя вносятся в систему однократно и доступны в режиме он-лайн всем заинтересованным службам: склад, производство, отдел закупок, отделы продаж. Таким образом, удалось сократить время обработки заказа, практически устранить возможность доделки или переделки из-за недопонимания между сотрудниками разных подразделений.

Значительно упростился расчет и анализ себестоимости изготовления заказов, поскольку данные о затратах уже есть в системе. Всего несколько минут занимает формирование отчета о дебиторской и кредиторской задолженности. До проекта автоматизации финансовой службе требовалось для этого несколько часов.

В результате проекта появилась возможность ввести в компании новый вид мотивации продавцов в зависимости от важных для топ-менеджмента показателей. Благодаря внедрению подсистемы управления взаимоотношениями с клиентами в компании появился инструмент, с помощью которого можно контролировать активность каждого из сотрудников торговых подразделений. В любой момент времени продавец может увидеть в системе, выполняет ли он план продаж и на какой бонус он может рассчитывать. О такой схеме мотивации в компании "Новый интерьер" задумывались давно, однако без автоматизации анализ продаж и начисление бонусов был очень трудоемким и занимал массу времени. Идею откладывали до лучших времен. Сейчас этот процесс занимает всего несколько минут, поскольку в базе уже есть вся необходимая информация о количестве сделок и обороте каждого сотрудника.

Внедрение "1С:Управление производственным предприятием 8" значительно разгрузило и бухгалтерию, при том, что численность подразделения была сокращена на 25%. Первичную информацию в систему теперь заносят не бухгалтеры, а специалисты подразделений, работающие с контрагентами: отдел продаж – по отгруженной продукции, отдел закупок – по материалам. Задача бухгалтерии – контролировать правильность ввода этой информации.

Финансовый директор компании "Новый интерьер", Ирина Леонидовна Савушкина замечает: "Сейчас, когда проект закончился, я даже не могу представить, каким образом наша компания могла обходиться без единой системы. Решение "1С:Управление производственным предприятием 8" стало необходимой частью нашего бизнеса. В системе объединены все отделы: убери любой – произойдет сбой, остановится работа всей компании. Однако именно это позволило сделать бизнес более управляемым, а необходимую информацию – доступной. Мы забыли об ошибках, которые раньше возникали из-за неэффективного взаимодействия отделов компании.

Конечно, во многом, такие результаты стали возможны благодаря профессионализму специалистов ВЦ "Раздолье". "1С" мы начали использовать практически сразу после установки, а необходимые изменения и настройки делались "на лету". В непростой экономической ситуации небольшие сроки проекта были очень важны".

Светлана Кокушева, руководитель проекта по автоматизации ВЦ "Раздолье": "Приятно осознавать, что нам удалось реализовать довольно напряженный по времени проект внедрения "1С:Управление производственным предприятием 8" и обеспечить компанию клиента инструментом, действительно необходимым в ежедневной работе.

Два самых главных фактора, определивших успех этого проекта, – эффективная коммуникация и готовность топ-менеджмента компании быстро анализировать различные ситуации и ответственно принимать по ним решения. На этапе создания концепции будущей системы проектная команда проделала колоссальную работу по бизнес-анализу деятельности компании. Первые три недели "мозгового штурма" стали для меня наиболее ценным опытом. Такая практика ведения проекта, когда основной состав топ-менеджмента компании выступает не просто заказчиком, а принимает активное участие в оперативной работе в ходе проекта, встречается не так часто, как хотелось бы. Поэтому, со своей стороны, хочу поблагодарить нашего Заказчика за проявление не просто заинтересованности в положительном результате, а за их активное участие в совместной работе для его достижения".