IBM помогает клиентам в применении программы организации рабочего взаимодействия IBM Collaboration Agenda

Сегодня организации прилагают большие усилия, стремясь сделать своих сотрудников более эффективными, и улучшить методы и средства, посредством которых они взаимодействуют с поставщиками и клиентами. Согласно результатом исследования IBM Global CEO Survey, 98% опрошенных руководителей предприятий считают, что способность их компаний быстро адаптироваться к изменениям является ключевым фактором достижения большей динамичности бизнеса. Несмотря на то, что каждая отрасль сталкивается со своими специфическими проблемами, существуют общие для многих компаний факторы, негативно влияющие на продуктивность. Так, например, по данным опроса, проведенного исследовательской фирмой Harris Interactive, две трети сотрудников компаний не могут найти необходимые им существующие нетрадиционные методики, навыки и знания.

Осознавая эти проблемы бизнеса, IBM организует и проводит серию консультативных семинаров, которые предлагают знания и опыт отраслевых экспертов, а также лучшие практики и проверенные инструменты для содействия клиентам в планировании, разработке и реализации стратегии коллективной работы. Главная цель этих семинаров – помочь компаниям в получении реальной выгоды путем объединения людей, экспертов и информации на правильной основе, чтобы лучше делать свою работу. Среди преимуществ этой программы преобразований:

• Люди смогут работать друг с другом эффективнее, используя правильный инструментарий социальных сетей и коллективного делового сотрудничества, включая специальные технологии для работы в команде, которые базируется на специфических ролях сотрудников в организации.
• Люди смогут быстро и с легкостью связываться с экспертами, партнерами, поставщиками и заказчиками – всеми, кто находится за пределами их организаций.
• Бизнесы смогут развиваться в предприятия, аккумулирующие отраслевые знания и опыт, и предоставлять своим сотрудникам возможность доступа и использования этих интеллектуальных ресурсов, повышая, тем самым, коллективный профессиональный уровень организации.

Опросы, проводимые исследовательскими фирмами ИТ-индустрии, свидетельствуют, что высший менеджмент компаний и руководители бизнес-направлений, которые все в большей степени вовлечены в процесс принятия решений, связанных с корпоративными информационными технологиями, предпочитают специфические отраслевые продукты и технологии инструментам общего назначения. Эти лидеры бизнеса склонны делать инвестиции, только когда они видят реальные экономические улучшения с позиций своей отрасли, а не просто вкладывать деньги в новейшие технологии.  

«Ведущие исследовательские фирмы отмечают, что глубокие отраслевые знания и богатый практический опыт IBM не имеют себе равных среди конкурентов, — подчеркнул Алистер Ренни (Alistair Rennie), генеральный менеджер подразделения IBM Lotus Software. — Каждая индустрия имеет свои специфические ролевые и рабочие модели, ограниченные установленными нормативами и невозможностью найти правильного эксперта, информацию или инструмент, чтобы сделать работу быстрее. Компании спрашивают, что они могут сделать для того, чтобы освободить людей от этих организационных ограничений, которые мешают им добиваться лучших результатов в бизнесе».

Новая инициатива IBM запущена для поддержки целого ряда отраслей, включая здравоохранение, банковское дело, страховой бизнес и государственный сектор, через сеть отраслевых и сервисных команд IBM из ее лабораторий разработки программного обеспечения и консалтинговых служб Global Business Services и Global Technology Services. Программа Collaboration Agenda будет сразу же доступна для клиентов в Северной Америке, Великобритании и Германии, с дальнейшим распространением по всему миру.

Программы сотрудничества способствуют реальному улучшению результатов бизнеса.

Celina Insurance Group, страховая компания из штата Огайо, принимает участие в программе IBM Collaboration Agenda, что позволяет ей получать больший объем страховых премий, привлекая для работы меньшее число сотрудников. Улучшение взаимодействия между персоналом компании и страховыми агентами оказалось реальным стратегическим преимуществом для Celina, которая стремилась облегчить свои бизнес-операции для сотрудников и партнеров. С помощью службы мгновенного обмена сообщениями и онлайнового портала агенты смогли сократить общий цикл обработки страховых полисов с недель до дней. Клиенты могут теперь сами управлять своими полисами и связываться с экспертами, когда у них возникают вопросы. Передовая технология коллективной работы позволяет использовать квалифицированных специалистов в других городах США, которые не могут переехать в Огайо и работать в офисе Celina, но могут взаимодействовать в реальном времени с другими сотрудниками, агентами и их клиентами.

«Нам удалось значительно улучшить эффективность, что привело к 25%-му увеличению объема страховых премий при сниженной на 40% численности занятого на этом участке персонала», — сообщил Роб Шунфельт (Rob Shoenfelt), ИТ-директор компании Celina Insurance Group.

В качестве другого примера можно привести совместную работу IBM и отделения Управления внутренней безопасности (Office of Homeland Security, OHS) штата Миссури по внедрению и реализации программы сотрудничества, направленной на преодоление ограничений в информированности о чрезвычайных ситуациях, на устранение разобщенности отделов управления и обновление устаревших технологий. Отделение Missouri OHS координирует взаимодействие агентств и ведомств штата по организации работы аварийных команд, поддержке готовности к чрезвычайным ситуациям и обеспечению своевременной информированности населения штата о событиях, связанных с общественной безопасностью.

До реализации, совместно с IBM, программы планирования коллективной работы, отделение Missouri OHS было ограничено в коммуникационных возможностях, что существенно затрудняло взаимодействие людей из различных департаментов и ведомств. В частности, операционному центру штата и соответствующим органам на местах приходилось проводить плановые телефонные селекторные совещания, чтобы обмениваться информацией. Подобная практика приводила к задержкам в получении оперативной информации во время чрезвычайных ситуаций и ограничивало способность принимать решения и предпринимать упреждающие действия. Такое положение дел также препятствовало объективной оценке ситуации в целом должностными лицами, принимающими решения на уровне штата.

Когда был запущен процесс планирования коллективной работы, была проведена оценка индивидуальных ролей сотрудников и выработаны модели их взаимодействия, что принесло целый ряд преимуществ. Отделение Missouri OHS было преобразовано в динамичную высокопрофессиональную организацию, способную оперативно принимать информированные решения и быстро предпринимать адекватные действия.  

«Мы добились фантастической быстроты реагирования аварийных служб, получив почти четырехкратный выигрыш в скорости по сравнению с решениями на базе Microsoft SQL», — отметил Дэвид Финч (David Finch) из Missouri OHS.

Обновленное отделение Missouri OHS теперь функционирует как коммуникационный центр для более чем 1200 государственных служащих штата, применяя технологии портала для проведения видеоконференций, совместного использования файлов и обмена мгновенными сообщениями. Сотрудники могут быстро организовывать и проводить в реальном времени Web-конференции и сеансы текстовых диалогов со своими коллегами из других департаментов и ведомств штата.

Лица, ответственные за принятие решений, могут теперь оперативно оценивать кризисные ситуации по мере их возникновения и развития, осуществлять превентивный контроль и более активно инициировать ответные действия. Наряду с этим, можно лучше координировать базовые операции в маcштабе штата и достичь нового уровня осведомленности о чрезвычайных ситуациях. Что особенно важно, аварийные службы способны теперь более эффективно взаимодействовать со специалистами оперативного реагирования из других ведомств и департаментов, предоставляя и получая максимальную помощь когда и где она наиболее необходима, используя для этого мобильные устройства и портативные радиостанции.

Вот еще один пример. Медицинской организации Hendricks Regional Health нужно было улучшить методы и средства рабочего взаимодействия своего персонала. Бумажный документооборот и традиционные (не онлайновые) контакты усложняли получение врачами критически важной оперативной информации в экстренных случаях и делали неэффективной работу медицинского персонала по отслеживанию результатов анализов и ведению историй болезней пациентов. Медицинские документы заполнялись под копирку в трех экземплярах, и последний экземпляр часто был уже неразборчивым для чтения. Слишком много времени тратилось на управление информацией, вместо того, чтобы уделять его пациентам.

Посредством электронных файлов, которые могут совместно использоваться всеми участниками процесса в онлайновом режиме, а также системы экстренного вызова, Hendricks Regional Health удалось улучшить время реагирования и повысить качество обслуживания пациентов. Медицинский персонал может теперь больше времени проводить со своими больными.