"Юграгазпереработка" автоматизировала документооборот с DIRECTUM за 2 месяца

ООО "Юграгазпереработка" – компания с 36-летней историей – занимается переработкой попутного нефтяного газа и выработкой из него сухого отбензиненного газа (используется в работе ГРЭС и по аналогии с природным газом для нужд потребителей) и широкой фракции легких углеводородов (используется в качестве базового сырья в дальнейших нефтехимических процессах). Ежегодно компания вовлекает в производство более 9 млрд. куб. м. попутного нефтяного газа, тем самым решая задачу его полезного использования на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. В структуру компании входят два дочерних предприятия – ООО "Нижневартовский газоперерабатывающий комплекс" и ООО "Белозерный газоперерабатывающий комплекс".

Территориальная распределенность компании и значительные объемы документации делали затруднительным и малоэффективным ведение бумажного документооборота. До недавнего времени документооборот частично автоматизировался с помощью функционала MS Outlook: в электронном виде рассылались резолюции, проводилось согласование документов. Тем не менее, такая частичная автоматизация не только не обеспечивала требуемый бизнес-эффект, но и провоцировала новые трудности: в частности, не гарантировалась конфиденциальность документов, была затруднена групповая работа с документами.

Осенью 2009 года в рамках общей стратегии модернизации взаимодействия и бизнеса руководством был взят курс на поиск и внедрение полнофункциональной ECM-системы. Главными требованиями к системе стали максимально быстрая автоматизация канцелярии с возможностью дальнейшего расширения функционала, возможность организации групповой работы над проектами документов, наличие архива с гибкими политиками доступа, соответствие государственным стандартам и приемлемая стоимость внедрения.

В результате анализа российского рынка систем электронного документооборота была выбрана система DIRECTUM. Работы по проекту были поручены специалистам департамента консалтинга и внедрения компании DIRECTUM.

Проект стартовал в ноябре 2009 года. Для автоматизации всего комплекса процессов, связанных с канцелярией и организационно-распорядительной документацией, использовался функционал Базовых модулей DIRECTUM и модуля "Канцелярия". Поскольку существующие на предприятии процессы отличались упорядоченностью и не требовали дополнительной оптимизации, а установленные сроки внедрения были минимальны, модификации типовых решений свелись к минимуму – все процессы перешли в электронный вид "как есть".

В результате проекта были полностью автоматизированы следующие процессы предприятия:

° регистрация входящих и исходящих документов,

° вынесение и рассылка резолюций по ответственным сотрудникам,

° рассылка приказов по основной деятельности и распоряжений,

° согласование проектов документов,

° хранение электронных документов в единой базе данных.

Благодаря тому, что внедрение проходило строго по технологии, а изменения были минимальны, система была переведена в промышленную эксплуатацию уже в январе - спустя 2 месяца после старта проекта. Всего к этому моменту в системе было зарегистрировано более 100 сотрудников компании, включая удаленных пользователей Нижневартовского и Белозерного газоперерабатывающих комплексов. Последние получили возможность регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы в системе DIRECTUM через терминальный доступ. Сегодня в системе работает и высшее руководство "Юграгазпереработки" – генеральный и финансовый директора.

Все это сделало проект DIRECTUM в "Юграгазпереработке" уникальным: внушительный и глубокий охват бизнес-процессов был достигнут с минимальными трудовыми и временными затратами. Благодаря внедрению DIRECTUM сотрудники компании получили удобное решение, повысившее прозрачность документооборота и облегчившее взаимодействие внутри компании.

В планах компании – увеличить число сотрудников газоперерабатывающих комплексов, работающих в системе, а также расширить используемый функционал DIRECTUM.