ЭЛАР поделился опытом с ростовскими специалистами

В семинаре приняли участие государственные структуры, архивные службы, представители промышленных предприятий из нескольких регионов России.

Перед аудиторией выступил Дмитрий Шмайлов, начальник отдела сопровождения продаж Департамента продвижения решений и продуктов Корпорации, который подробно рассказал об услугах по оцифровке и хранению документов, предоставляемых компанией, а также о профессиональном сканирующем оборудовании, используемом для наполнения электронного архива.

Помимо общих вопросов, детально обсудить те или иные решения, практические особенности их реализации на примерах внедренных проектов, можно было на «круглых» столах, прошедших во второй части семинара. Все темы «круглых» столов были разделены по трем направлениям: электронные архивы технической документации, решение архивов первичной бухгалтерской документации и договоров, архивная отрасль.

Первое направление касалось вопросов создания единого структурированного архива проектной, конструкторской, технологической, эксплуатационной документации, а также разрешительной документации на этапе строительства. В рамках второго направления было представлено решение по подготовке подборок копий бухгалтерских документов для предоставления их в проверяющие органы. Благодаря оцифровке документов, этот процесс может быть сокращен с нескольких дней до пары часов. У этого решения есть и другие преимущества – оно также обеспечивает и контроль исполнения договоров по фактическим документам.

Но самый большой интерес вызвала тематика третьего направления, посвященного архивной отрасли, в рамках которой обсуждались современные технологии сканирования и хранения информации, а также было подробно рассказано о принципах и практике эффективного управления электронными информационными ресурсами, опыте создания электронного архива предприятия или учреждения.

В качестве дополнительного информационного и демонстрационного материала по всем вышеперечисленным направлениям специалисты Корпорации представили реализованные решения и новейшие разработки сканирующего оборудования для оцифровки больших объемов документации. В рамках презентаций состоялась видео-демонстрация промышленного сканирующего оборудования. Наибольшее впечатление на посетителей семинара произвел показ ЭЛАРобота – сканера, который автоматизировано сканирует и переворачивает страницы, сохраняет полученные электронные образы на компьютере, причем процесс сканирования выполняется очень качественно и с высокой скоростью.

Однако, несмотря на утвержденную программу, одним днем проведение мероприятия не ограничилось. Специально для сотрудников архивных ведомств государственных учреждений различных регионов РФ, проявивших большой интерес к теме создания на базе организаций электронного архива, на следующий день, 21 мая, корпорацией ЭЛАР при поддержке Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области был проведен дополнительный семинар «Типовые комплексы системы управления архивным делом субъекта РФ».

Таким образом, все участники ростовских семинаров смогли не только познакомиться с концепцией создания единого электронного архива организации, но и получить консультации по обработке электронных документов, включая задачи по массовому переводу документов в электронный вид и дальнейшей работе с ними.