САПЕРИОН 6.0: новые возможности развития электронного архива организации

Основная цель, которую преследовали специалисты корпорации ЭЛАР при разработке новой версии системы — значительно упростить работу пользователей. В результате, в САПЕРИОН 6.0 внесли более 100 изменений и улучшений. В частности, был существенно доработан пользовательский интерфейс. Отныне в системе все новые «окна» (формы поискаиндексирования, просмотра документов) открываются в отдельных вкладках, что значительно упрощает работу. Все элементы интерфейса стали более гибкими и могут настраиваться под каждого пользователя индивидуально. Так, например, область предпросмотра документов или область списка результатов может быть легко изменена или, при необходимости, «свернута». Также в системе появилась возможность сохранения запросов в папку «Избранное» или «Сохраненные запросы».

Участники семинара, уже использующие, а также только рассматривающие перспективу установки системы САПЕРИОН, смогли убедиться, что функционал по управлению документами значительно расширен и полностью соответствует нормативным требованиям Европейского стандарта по управлению электронными документами — MOREQ 2. В частности, пользователи, ответственные за хранение документов (например, архивисты), могут создавать справочники рекомендаций и нормативы по хранению для каждого типа документов. Если срок хранения при загрузки документа в архив не определен, то на нем ставится атрибут «неограниченный срок хранения». По определенному событию (например, закрытие договора) устанавливается срок в зависимости от типа документа. Следовательно, удаление или изменение этого документа невозможно до истечения заданного срока.

Особый интерес участников мероприятия вызвала тема встраивания новой версии системы в IT-инфраструктуру организации. Хранилище САПЕРИОН полностью отвечает требованиям быстрой и простой интеграции в информационную среду предприятия или учреждения. Отдельный вопрос был задан о выборе пользователем формата сохранения документов при сканировании, поскольку в последние годы PDF/A, позиционируемый компанией Adobe как будущий стандарт для архивирования документов, стал вытеснять TIFF. Новая версия САПЕРИОН 6.0 позволяет выбирать, в каком формате сохранять документы: в PDF/A или привычном TIFF. Эта возможность распространяется и на импортируемые документы.

В ходе семинара специалисты компании ЭЛАР также рассказали о технологиях создания электронных архивов и нюансах построения архивной системы в зависимости от её функциональной направленности. Участники мероприятия смогли ознакомиться с особенностями формирования архивов первичной бухгалтерской и организационно — распорядительной документации, кадрового делопроизводства, документационного обеспечения конкурсных закупок и специализированных архивов технической, конструкторской и проектно-сметной документации.