"АЛТИУС СОФТ" рассказал о том, как упорядочить деятельность строительных СРО

Строительные компании испытывают некоторые трудности преимущественно организационного, документационного характера при взаимодействии со СРО, а СРО, в свою очередь, также не могут похвастаться совершенным, упорядоченным взаимодействием со своими участниками. Первым нужно предоставить в саморегулируемые организации целый ряд документов, анкет и прочих данных, которые иногда занимают буквально десятки, а иногда и сотни страниц, если строительная компания является многопрофильной. СРО же выполняет контролирующие функции, отслеживая достоверность предоставленных данных, переданных своими участниками, а также отвечает за финансовую сторону, которая является сложной и многоуровневой в данном случае.

Очевидно, что обеспечить чёткое взаимодействие между СРО и строительными компаниями, а также вовремя находить «подводные камни» в этом тесном, продиктованном рынком тандеме, необходимо. Вопрос заключается только в том, «Каким образом»? Пожалуй, большинство СРО и строительных компаний задумываются о том, что для решения важных аналитических и практических задач и упорядоченной работы друг с другом необходимо специализированное программное решение, в котором будут реализованы функции, которых нет ни в бухгалтерских программах, ни в отдельных системах электронного документооборота или CRM-решениях, ни в чём либо ещё. Подобное желание логично и правильно, поскольку, как уже говорилось выше, появление СРО в строительстве является очень серьёзным нововведением, к которому нужно относиться соответственно.

В данном материале хотелось бы подробнее остановиться именно на организации работы СРО и рассказать о том, чем конкретно может помочь им специализированное программное решение и какие результаты способно принести. 

ДОКУМЕНТЫ 

Как уже говорилось выше, количество документов, которое строительные компании должны предоставить в СРО, может быть катастрофически большим. Катастрофа заключается в том, что вручную проверить соответствие всех предоставленных данных истине крайне сложно вручную. Проверке подлежат буквально все данные: от численности сотрудников строительной компании, имеющих надлежащее образование (не менее чем три работника должны иметь высшее профессиональное образование или не менее чем пять работников - среднее профессиональное образование), стаж работы (стаж работы по специальности должен составлять не менее чем три года для работников, имеющих высшее профессиональное образование, и не менее чем пять лет для работников, имеющих среднее профессиональное образование), повышение квалификации сотрудников (индивидуальный предприниматель, работники индивидуального предпринимателя или юридического лица должны проходить повышение квалификации не реже, чем один раз в пять лет) и многое другое. Пожалуй, всё вышеперечисленное – это лишь крупица того, что необходимо контролировать СРО. А если учесть то, что свидетельство о допуске к работам от СРО является бессрочным, то контролировать сроки окончания действия документов, подтверждающих прохождение курсов повышения квалификации сотрудников строительной компании, например, СРО обязано самостоятельно и преимущественно по собственной инициативе. Обращая внимание на то, что количество участников каждой СРО может достигать нескольких сотен, то получать автоматические напоминания и осуществлять выборку данных в необходимом разрезе жизненно важно. Кроме того, нужно иметь возможность автоматического получения ряда отчётов, исходя из запрашиваемых СРО показателей, чтобы в дальнейшем сопоставить данные и сделать на их основе определённые заключения. Как бы категорично это ни звучало, но альтернативы специализированному ПО просто нет. «Раздувание штата» СРО до неоправданно большого количества сотрудников не станет выходом из ситуации, т.к. человеческий фактор и возможная невнимательность могут стать причиной значительных неточностей в работе. Кроме того, нужно учитывать затраты на заработную плату сотрудников, аренду помещения и другие административные расходы. Если говорить о конкретном примере программного решения, которое разработано с учётом реальных потребностей СРО, то новая программа «АЛТИУС — Учёт в СРО» от компании «АЛТИУС СОФТ» способна автоматически сопоставлять полученные от участников данные, сообщать о сроках действия документов, напоминать об очередных плановых мероприятиях т.д. В части программы, содержащей общую информацию о членах СРО, можно будет контролировать актуальность и учёт всех документов: анкет членов (кандидатов в члены) СРО; заявлений на выдачу свидетельств о допуске к работам или внесение изменений в них; заявлений «в работе» и «просроченных»; выдачу свидетельств о допуске к работам или внесение изменений; хранение истории изменений свидетельств о допуске к работам; окончание сроков повышения квалификации и аттестации сотрудников организаций-участников СРО. Одним словом, контролировать полученный трафик документов программа будет автоматически, а получить необходимые сведения пользователь сможет с помощью пары кликов мыши.

ФИНАНСЫ

Финансы являются одной из самых сложных составляющих для контроля участников СРО. Стоит заметить, что взносы, перечисляемые строительными компаниями на счёт СРО, делятся на 3 вида:

1. Вступительный взнос

2. Взнос в компенсационный фонд.

3. Регулярный взнос.

При этом, СРО вольна решать самостоятельно, как её участник производит оплату: фиксировано или дифференцированно в зависимости от различных показателей. Допустим, что вступительные взносы и взносы в компенсационный фонд может контролировать и бухгалтерия, поскольку данные платежи являются разовыми, а регулярные членские взносы, перечисляемые ежемесячно или ежеквартально, учесть крайне непросто, не упустив из виду того или иного участника СРО. Не стоит забывать и о том, что некоторые члены СРО вносят оплату (регулярные членские взносы) заблаговременно, условно говоря, на несколько месяцев вперёд. В этом случае контроль данных оплат для бухгалтерии становится ещё более сложным, а зачастую просто физически нереальным, т.к. количество участников СРО может достигать сотен строительных компаний. Ситуация осложняется и тем, что СРО может принять решение о том, что размер регулярных членских взносов будет не фиксированным для всех без исключения строительных компаний, а станет зависеть от некоторых показателей деятельности строительных компаний (оборотов за год, количества видов работ, к которым компания получила допуск). В случае принятия такого решения, бухгалтерия не сможет сформировать счета участникам СРО, т.к. не будет располагать для этого данными. В результате подобной, весьма отрицательной практики все СРО устанавливают фиксированные регулярные членские взносы для своих участников, хотя, очевидно, что данный вид платежей можно и нужно оптимизировать, по причине того, что сегодняшняя практика является необъективной. И с крупных строительных компаний, выполняющих целый спектр строительных работ на масштабных объектах, и с компаний, которые, например, ограничиваются лишь одним-двумя видами работ, взимаются одинаковые платежи. От такого финансового алгоритма и СРО, и строительные компании «не выигрывают». Первые вынуждены «подгонять» сумму регулярных членских взносов под какие-то единые параметры, а вторые (в данном случае строительные компании с ограниченным набором допусков к работам) обязаны вносить сумму, которая может быть для них иной раз просто «неподъёмной». Однако и учёт финансов в СРО возможно автоматизировать, не обязывая бухгалтерию заниматься не своим делом, и не набирая огромный штат сотрудников, которые будут вручную учитывать те или иные показатели по платежам. Так, в программе «АЛТИУС — Учёт в СРО», наряду с другими возможностями, можно осуществлять автоматический учёт финансов, задав определённые параметры на каждого участника СРО. Программа автоматически учтёт, что какой-либо член СРО внесла оплату на несколько месяцев вперед или, напротив, имеет задолженность. В программе автоматически учитываются три важнейших показателя для СРО:

1. Сумма задолженности.

2. Выставленные счета.

3. Оплаченные счета.

В программе возможно самостоятельно задавать правила начисления и уплаты членских взносов: их периодичность (ежемесячно / ежеквартально / ежегодно); сроки выставления счетов; схему расчета членских взносов (фиксированная сумма, дифференцированная в зависимости от оборотов за прошлый год или в зависимости от количества видов работ). Также в программе реализована возможность автоматического формирования счетов на вступительные, компенсационные и членские взносы и контроль их оплат. Даже если предположить, что счёт на оплату членского взноса не был выставлен по какой-то причине строительной компании, то специальный отчёт программы покажет задолженность данного участника СРО по членским взносам. 

СТРАХОВАНИЕ 

Страхование участников СРО направлено на минимизацию финансовых рисков, которые возможны в случае, если строительная компания ненадлежащим образом выполнит работы и причинит тем самым вред и ущерб заказчику или третьим лицам. В случае, если строительная компания обязана застраховать свою деятельность (что определяет СРО), то возмещение вреда заказчику будет идти за счет страховой компании в соответствии с договором страхования ответственности, заключенным членом СРО со страховой компанией, и страховым полисом, на сумму страхования ответственности. Если сумма, оговоренная условиями договора страхования и полисом страхования, будет недостаточной для покрытия возникших финансовых рисков, то часть средств на возмещение вреда заказчику будет идти из компенсационного фонда СРО. В случае страхования гражданской ответственности членами СРО, законодательством предусматривается возможность уменьшения размера взносов в компенсационный фонд СРО. Стоит заметить, что сумма страховки, порядок её выплаты, срок, условия предоставления и прочие моменты будут неодинаковыми для участников СРО. Соответственно, и на данном этапе у СРО могут возникнуть сложности с учётом, контролем и распределением сумм на возмещение вреда заказчику. Неточность в учёте и контроле страховых сумм может привести к тому, что СРО будет вынуждена нести финансовые риски, что, безусловно, является негативным моментом. В программе «АЛТИУС – Учёт в СРО» ведётся автоматический учёт страхования по видам работ членов СРО, контроль сроков окончания действия страхования, осуществляется формирование отчета со списком видов работ по членам СРО с информацией о страховании, а также отчета об отсутствии страхования по видам работ и по членам СРО. Данный функционал, входящий в состав программы «АЛТИУС — Учёт в СРО», реально помогает исключить возможность расходования собственных средств СРО, что является одним из самых весомых плюсов.

РОСТЕХНАДЗОР 

Известно, что, пожалуй, каждая организация обязана предоставлять некоторую обязательную отчётность. СРО также не является исключением. Государственный контроль за деятельностью СРО в сфере строительства и ведение государственного реестра саморегулируемых организаций выполняет Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор). Данная служба контролирует СРО посредством отчётности, которая на сегодняшний день представляет собой определённую форму. Для того, чтобы избавить сотрудников СРО от рутинных, долгих операций по заполнению формы отчёта, в программе «АЛТИУС — Учёт в СРО» можно за доли секунд получить необходимые данные, требующиеся контролирующей организации. При этом программа будет показывать последовательность событий, а не просто будет выполнять функцию хранилища данных. Это особенно важно, т.к. Ростехнадзор может запросить данные у СРО о том, в какой конкретно период и к каким видам строительных работ был допущен участник СРО. Кроме этого, из программы можно получить данные по каждому ключевому сотруднику строительной компании, нажав при этом всего пару кнопок. Чтобы упростить сотрудникам СРО работу с программой и избавить их от ручного ввода данных, анкеты и заявления от организаций-участников СРО могут импортироваться автоматически, экспорт данных для Ростехнадзора строится по такому же принципу. Даже в случае необходимости получения данных по всем участникам СРО за период в несколько месяцев или лет, пользователь программы сможет оперативно собрать всю необходимую информацию, осуществив при этом несколько несложных операций. 

КОНТРОЛИРУЮЩАЯ ФУНКЦИЯ 

Контроль своих участников является одной из приоритетных задач СРО. Контролю подлежат все участки: от сроков действия документов и до данных о каждом прорабе в некоторых случаях. Это объясняется тем, что финансовые риски, в случае негативных обстоятельств, может понести СРО. Кроме этого, СРО также отвечает за своих участников перед контролирующим федеральным органом. Соответственно, риск потери денежных средств и репутации существует. Каждая СРО обязана проверять и контролировать своих участников, анализируя тонкости, которые подчас нельзя оценить незамедлительно. Некоторые строительные компании могут вовремя не предоставить важные для СРО данные не по причине халатности, а в виду форс-мажорных обстоятельств. СРО не должна быть зависима от обстоятельств и всегда должна иметь возможность располагать достоверными данными. В программе «АЛТИУС — Учёт в СРО» возможно получать автоматические напоминания о плановых мероприятиях, получать уведомления об окончании срока действия документов, видеть зависимость одних действий над другими, составлять финансовые планы, контролировать все денежные поступления, отслеживать какие виды деятельности строительная компания может осуществлять, а какие нет и многое другое. Кроме того, программа «АЛТИУС — Учёт в СРО» станет незаменимым инструментом для автоматизации учета документооборота СРО и упорядочения планирования, учета и ведения истории взаимоотношений со всеми контрагентами: Часть документооборота в первую очередь предусматривает регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование (согласование) и дальнейшее хранение, даёт возможность прикреплять отсканированные копии документов, уведомления и другие важные документальные данные, т.е. вести учет всех необходимых для СРО документов (например, писем, протоколов, договоров и т.д.). Часть CRM (customer relationship management) – управление взаимоотношениями с контрагентами – позволит распланировать деятельность ответственных сотрудников и будет автоматически напоминать о необходимости совершения тех или иных действий по документам: аннуляция, получение оригинала, продление срока действия и т.д. Перечень важных дел, событий и контактных лиц, координирующих тот или иной документ, будет отображаться на экране с подробным описанием, что поможет значительно облегчить работу сотрудников и проконтролировать сроки исполнения планов. Иными словами, программа позволит СРО взаимодействовать со своими участниками по чёткой и налаженной схеме, которая будет простой, логичной и эффективной. 

ПОЛЬЗА АВТОМАТИЗАЦИИ 

По словам разработчиков компании «АЛТИУС СОФТ», создание нового программного решения «АЛТИУС — Учёт в СРО» стало одной из важнейших задач в работе компании. Во-первых, СРО действительно заинтересованы в том, чтобы было как можно меньше всяческих негативных обстоятельств, приводящих к финансовым потерям. Во-вторых, постоянная отчётность перед контролирующими федеральными органами крайне важна. Автоматизировав деятельность СРО, с помощью простого и логичного программного продукта можно добиться ощутимых результатов в виде экономии не только времени, но и денежных средств. Пока формирование деятельности строительных СРО находится на начальной стадии, логично предположить, что если сразу автоматизировать учёт в СРО и перейти к упорядоченному взаимодействию со строительными компаниями, то и успех будет наиболее ощутим. Кроме того, не стоит упускать из виду и конкурентную борьбу. Ведь строительные компании вольны выбирать СРО самостоятельно, в зависимости от перечня выполняемых ими работ. И выбор, в конечном итоге, будет отдан той СРО, которая способна обеспечить надлежащее взаимодействие со своими участниками и быть в числе первых.