Корпорация ЭЛАР провела научно-практический семинар «Современные технологии оптимизации работы кадровой службы. Электронный архив кадровой документации».

По данным статистики объемы кадровой документации ежегодно увеличиваются, а по требованиям законодательства документы кадровых служб нужно хранить не менее 50 лет. При этом профильным сотрудникам необходимо иметь оперативный и постоянный доступ ко всему объему документации в режиме реального времени.

Система, разработанная специалистами корпорации ЭЛАР, «Электронный архив кадрового делопроизводства» помогает решить эти проблемы. Она представляет собой комплекс для документационного обеспечения кадровых процессов и защиты персональных данных, который позволяет вести статистику и учет управленческих кадров, находящихся в резерве, получать историю работы с этим резервом за неограниченный период времени, а также анализировать этапы профессионального роста сотрудника. Кроме того, «Электронный архив кадрового делопроизводства» дает возможность в любой момент получить копии необходимых документов, контролировать правильность оформления дел в режиме реального времени, проводить аудит кадровой документации в удаленных филиалах и подразделениях, а также автоматизировать процесс подготовки отчетов, ведения статистики, отработки запросов. И, что особенно важно, данное решение легко интегрируется с существующими в организации привычными системами кадрового учета и отвечает всем нормам соблюдения требований к информационным системам в соответствии с Федеральным законом № 152 «О персональных данных». Все это способствует существенному повышению эффективности работы сотрудников, занимающихся персоналом.

В дополнение к основной теме семинара организаторы рассказали о технологии перевода бумажных массивов в электронный вид. Данный процесс включает в себя несколько видов работ, разделенных на три этапа: экспертиза бумажных массивов, создание электронных образов документов, наполнение ими электронного архива. Причем, для удобства организации, в первую очередь может быть оцифрована наиболее востребованная документация, затем — документация ключевых подразделений организации, а на последней стадии работ — создано единое информационное пространство организации.

Завершая мероприятие, специалисты Корпорации провели презентацию профессионального сканирующего оборудования — сканеров Элар Скамакс и Элар ПланСкан серии «А» и «С», продемонстрировали систему управления электронным архивом САПЕРИОН, а также представили вниманию слушателей уже реализованные Корпорацией решения в органах исполнительной власти РФ.

По мнению аудитории, участие в семинаре позволило не только ознакомиться с разработками Корпорации в области создания и наполнения электронных архивов кадрового делопроизводства, но и разобраться в специфике этого процесса, получить ответы на все интересующие вопросы.