Морозы и их роль в автоматизации управленческого учета на небольшом лакокрасочном заводе

Руководитель считает, что основным принципом развития компании должно быть постоянное наращивание эффективности: "Толчком к тому, чтобы пересмотреть, что и как ты делал прежде, и сделать это в следующий раз лучше и быстрее может стать любой фактор. Даже мороз".

Погода – как повод для автоматизации

Краски и лаки разъезжаются с завода в Москве по всей России, доставляются в Казахстан, Украину. В этом заслуга сильного отдела продаж, который способствовал созданию и расширению региональной партнерской сети компании.

Для работы с такой сетью важно обеспечить бесперебойную логистику. В случае с продукцией "Арколор" эта задача осложнялась рядом факторов.

Как известно, краски, лаки и другая подобная продукция плохо переносят морозы, которые в наших широтах практически невозможно избежать. Для того, чтобы при перемещении в суровых условиях продукция не теряла свои качества, при производстве могут использоваться специальные компоненты, которые позволяют повысить ее "морозостойкость". Использовать эти компоненты нужно не постоянно а только в случае, если продукции придется путешествовать при минусовых температурах. Таким образом, при получении заказа на поставку в регионы с суровым климатом или для "зимних" поставок, технологи должны внести изменения в спецификации для всей заказной продукции и оперативно довести эти изменения до производства.

Дополнительно к этому фактору нужно планировать, в какую тару разливать продукцию (фасовка определяется заказом покупателя). Синхронизировать эти процессы вручную непросто, цена ошибки высока, и с объемом роста оборота компании задача планирования производства приобрела приоритетное значение для руководителей.

Если уж автоматизировать – то комплексно

Решать эту важную задачу в отрыве от автоматизации смежных процессов – получения и оформления заказов, обеспечения производственного процесса, планирования ресурсов на производство, складского учета и пр. – директор "Арколор" посчитал нецелесообразным. Подбирать систему автоматизации было решено среди комплексных решений по следующим критериям:

1.         Ориентация решения на малый бизнес (простота, возможность быстрого освоения, отсутствие избыточного функционала, невысокая стоимость).

2.         Наличие функционала для автоматизации складского и производственного учета в комплексе с поддержкой функционала для оперативного управления (наличие отчетов, позволяющих быстро оценить текущее состояние заказов, финансов и дебиторской и кредиторской задолженности).

Директор, который много времени уделяет вопросам повышения эффективности производства и дистрибуции, лично занялся подбором решения. В итоге обошлось даже без внутреннего тендера – альтернативы новому решению "1С:Управление небольшой фирмой 8" (1С:УНФ) на рынке не нашлось.

Принятию решения об автоматизации управленческого учета именно на платформе "1С:Предприятие 8" послужила также назревшая необходимость переходить со старой доброй "1С:Бухгалтерии 7.7" на современную, более удобную, надежную и функциональную "1С:Бухгалтерию 8". Единая платформа обоих решений позволяла рассчитывать, что можно будет без проблем интегрировать управленческий и регламентированный учет и снизить издержки на их ведение.

Производственный процесс – под контролем

Через два месяца после начала работ система, установленная на сервер и 4 рабочих места, была переведена в промышленную эксплуатацию.

Важным результатом проекта стало значительное упрощение планирования и учета производственных операций. Вот один из примеров. Завод "умеет" фасовать продукцию в тару от 1 кг до 50 кг. Наладить оперативный ввод спецификаций для каждой фасовки непросто (ведь спецификации, как уже говорилось выше, довольно часто изменяются). С 1С:УНФ процесс удалось удачно реорганизовать. Теперь для описания каждой номенклатуры используется одна основная спецификация (типовой справочник программы "Спецификации") – при необходимости именно в нее технологи вносят изменения, связанные с условиями транспортировки или с другими причинами.

То, как будет расфасована продукция, учитывается в документе "Производство" – в него помимо основной спецификации включено указание на требуемый объем тары. Таким образом при оформлении выпуска оператор указывает, например, "Краска Лайт № 5 ALPENWEISS" (5 кг), и на основании основной спецификации продукции и с учетом ее фасовки автоматически производится списание.

В итоге типовыми средствами программы (без дополнительного программирования) решены три важные задачи:

•          Упрощено создание и изменение спецификаций продукции (изменяется только основная спецификация, а спецификации фасованной продукции не изменяются). Процесс стал более быстрым, контролируемым, и к тому же заметно снизилось число "человеческих" ошибок.

•          Упрощен процесс оформления выпуска продукции.

•          На основании заказов на производство производится автоматическое списание сырья и тары со склада.

Как на пользу делу синхронизировать управленческий и бухгалтерский учет

Ранее бухгалтерский и управленческий  учеты развивались в компании обособленно. Директор и менеджеры заводили и использовали данные в электронных таблицах и других программах, а главный бухгалтер вел учет в седьмой версии "1С:Бухгалтерии". Это порождало необходимость повторного ввода данных, ошибки и расхождения. Естественно, что директор не хотел больше мириться с такой ситуацией.

Поэтому в ходе проекта была поставлена задача синхронизировать справочники и обеспечить понятный и целесообразный для компании перенос данных управленческого учета в бухгалтерию, что и было сделано с помощью типового механизма "1С:Управление небольшой фирмой 8".

Сейчас основной системой для ввода данных является 1С:УНФ. В "1С:Бухгалтерию 8" программа передает необходимую подборку документов и справочников, с которыми затем работает главный бухгалтер. Типовые механизмы выгрузки данных из управленческой в бухгалтерскую систему позволили организовать оперативный обмен данными между программами, минимизировать ручной ввод данных в "1С:Бухгалтерию 8" и значительно сократить количество расхождений. Довольны и директор, и главный бухгалтер компании.

Мнение директора: В ответ на вопрос "Можете ли Вы привести количественные показатели Вашей оценки эффективность внедрения 1С:УНФ" Роман Ярославович смеется: "Могу. Главная количественная оценка – мое решение докупить еще лицензий и расширить объем использования УНФ еще на 1-2 рабочих места в ближайшие полгода, подключив к нему менеджеров по продажам. Малый бизнес в смысле оценки целесообразности расходования денег на программы, наверно, намного строже крупного", - продолжает Роман, - "Здесь деньги свои, а не чьи-то, и перед тем, как заплатить хоть копейку, много раз просчитаешь, проанализируешь, оценишь. И если я готов платить – значит, это мне действительно нужно и выгодно!"

Владимир Вавилов, руководитель проектов, компания "Логен", отмечает:

"Проект достаточно интересен как по отраслевой направленности (непрерывно-процессное химическое производство), так и в том, что задачи автоматизации производства тесно связаны с задачами складского учета, логистики и торговли на территории всей страны и даже за рубежом.

Отличный опыт "правильной" интеграции управленческого и регламентированного учета – при том, что интеграция осуществлена штатными средствами программ "1С:Управление небольшой фирмой 8" и "1С:Бухгалтерия 8".

Следует отметить, что главным фактором успеха при создании системы управления, является умение "связать" информационную систему и бизнес-процессы компании, закрепить это регламентами и методиками. Поэтому в подобных проектах велика ценность конструктивного сотрудничества консультанта и первых лиц компании."

Московский Лакокрасочный Завод "АРКОЛОР" поставляет свою продукцию на российский рынок с 2005 года. Возглавляет компанию Роман Ярославович Сало.

Завод производит широкий ассортимент лакокрасочных материалов под торговой маркой "POLYMAX" для любых видов строительных и ремонтных работ. На складе завода и под заказ: акриловые краски, водно-дисперсионные краски для потолка и первичной покраски, широкий выбор фасадных красок и эмалей, шпатлевки и сухие смеси, различные виды клея, грунтовки и мастики и многое другое.

Сбыт продукции осуществляется по всей России и в странах СНГ через широкую сеть региональных представителей и дилеров. Поэтому продукцию завода можно найти и в супермаркетах, и на строительных рынках, и в специализированных Интернет-магазинах.

На территории завода расположены несколько аккуратных зданий, облицованные пластиковыми панелями, в цехах – современное оборудование, все сотрудники в фирменной одежде. Руководство завода старается строить свою компанию по самым современным технологиям  мирового уровня – это касается и производственных процессов, и экологического контроля, и уровня подготовки персонала, и процессов управления бизнесом.

Руководство завода считает, что современный российский бизнес не только должен быть выстроен на основе самых новых технологий, но и нести социальную ответственность. Поэтому компания постоянно оказывает поддержку благотворительному  фонду "Дети России", помогает в восстановлении и реставрации Егорьевского женского монастыря, Церкви Пресвятой Троицы в г. Коломне, и  Новодевичьего монастыря в г. Москве. 

ООО "Логен" (консалтинговая группа Logic Engineering) занимается внедрением методологий учета и управления на предприятиях и в холдингах на основе программ 1С. Официальный партнер фирмы 1С и 1С-Битрикс с 2009 года. Компания образована экспертами по 1С с 15-летним опытом автоматизации ТЭК и машиностроения, корпораций и малого бизнеса, разработки программ и их практического внедрения. Выполняет типовые и инновационные проекты.