Юридически значимый электронный документооборот: год великого перелома

Тонкий лёд СЭД

Казалось бы, чего проще – на уровне руководства компаний договориться с поставщиками и клиентами и начать обмен электронными документами. Перспективы такого обмена весьма радужные: и скорость обмена документами в электронном виде значительно выше, чем при бумажном документообороте, и процесс внесении поправок и согласования документов также становится проще. Да и экономическая выгода использования СЭД уже всем известна – начиная с экономии на затратах на курьерскую службу, распечатку и содержание печатного оборудования и заканчивая штрафными санкциями за нарушения сроков договоров из-за потери того или иного документа.

Однако не все так гладко в процессе использования СЭД – по крайней мере, в нашей стране. В случае рассмотрения каких-либо споров в судебном порядке может возникнуть вопрос о правомерности признания документов, которыми обменивались компании или ведомства. Прежде всего, эти проблемы могут быть связаны с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) – вопросы ее регулирования еще до конца не решены.

К примеру, до сих пор возможность использования ЭЦП россиянами при нахождении за границей России может быть расценена как контрабанда – вывозить из страны средства криптозащиты нельзя. С такой же проблемой столкнутся все компании, ведущие бизнес с зарубежными партнерами: те ЭЦП, которые смогут использовать иностранцы, не будут юридически значимыми в России, а российские ЭЦП, соответственно, не смогут использовать иностранные контрагенты.

Разумеется, решить вопрос с использованием ЭЦП может только государство. Надо отдать должное регулятору: в последнее время сделано многое для продвижения электронного документооборота. К примеру, в законодательство введено понятие «электронный документ», появилась рабочая версия CMIS, нового стандарта, обеспечивающего интероперабельность различных систем. В конце 2010 года Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России зарегистрировало в качестве государственного стандарта открытый формат для офисных документов OpenDocument (ODF) как ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010.

Значимыми являются и инициативы отдельных государственных ведомств. К примеру, Федеральная нотариальная палата в конце 2010 года объявила о намерении снабдить каждого нотариуса в России электронной цифровой подписью. Федеральная налоговая служба России утвердила форматы целого ряда электронных документов: запрос на представление информационных услуг, обращение в целях получения информации, акт сверки расчетов, выписка операций по расчету с бюджетом, справка о состоянии расчетов с бюджетом для граждан и компаний. С одной стороны, это, конечно, капля в море, но с другой – именно такие шаги должны постепенно привести к тому, что электронный документооборот станет действительно юридически значимым.

На расстоянии шага

О том, что мы все-таки двигаемся вперед по пути приближения к юридически значимому электронному документообороту, а не топчемся на том же месте, говорит, к примеру, тот факт, что государственные органы, учитывающие возможность применения смешанного (бумажного и электронного) документооборота при сдаче отчетности, придают электронной версии статус обязательной. Так, Пенсионный фонд Российской Федерации с конца 2010 года объявил о том, что сдача отчетности в бумажном виде возможна только вместе с электронной копией на съемном носителе и с ее одновременной отправкой по электронной почте.

Еще одним, весьма важным шагом вперед за последнее время стало принятие в середине прошлого года закона, согласно которому появилась возможность выставлять и отправлять счета-фактуры в электронном виде. Для того, чтобы счет-фактура получила статус юридически значимого документа, необходимо подписать ее с помощью ЭЦП руководителя организации или другого уполномоченного лица. Кроме того, необходимо согласие обменивающихся счетами-фактурами организаций и наличие у них совместимых технических средств для их получения и обработки.

Правда, на данный момент еще не решены некоторые вопросы, хотя уже и есть те, кто начинает обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами. Так, необходимо утвердить единые формы счетов-фактур, после чего масштаб использования данного вида электронных документов вырастет в разы.

Электронный оборот счетов-фактур – потенциально очень востребованный процесс, так как может оказаться и для бизнеса, и для госведомств весьма выгодным. Компании при этом получают финансовые «плюсы», сокращая издержки на бумагу и другие расходы на печать документов, отправку по почте или через курьерскую службу, снизятся и затраты на архивирование документов. Также к плюсам стоит отнести и защиту от просрочки выплат или поставок по счетам-фактурам и отсутствие бухгалтерского «аврала» при сдаче отчетности – эти ситуации как раз и возникают в случае опоздания или потери нужных документов. Контролирующие ведомства, в свою очередь, получают упрощенную процедуру проверки документации, в том числе – возможность ее автоматизации. Кроме того, электронный оборот счетов-фактур увеличивает прозрачность документооборота и в целом ведения бизнеса подотчетной компании.

От теории к практике

«Преимуществами обмена первичными бухгалтерскими документами в электронном виде могут уже сейчас воспользоваться любые организации. Однако наибольшие преимущества от такого обмена получат холдинговые структуры, дилерские сети, компании, оказывающие регулярные услуги (например, обслуживание техники, сопровождение ПО, предоставление площадей в аренду, услуги связи) и другие организации, осуществляющие взаимодействие на регулярной основе», - рассказывает Сергей Полтев, менеджер по продуктам компании «Электронные Офисные Системы». - На сегодняшний день решения ЭОС для автоматизации документооборота включают в себя (в качестве дополнительных опций) весь необходимый инструментарий для организации юридически значимого электронного документооборота, в том числе первичных бухгалтерских документов. Нами разработан интеграционный модуль «ДЕЛО-1С», объединяющий работу с документами в СЭД «ДЕЛО» и в продуктах семейства «1С» версий 7.7 и 8.x. С помощью этого модуля пользователи получают интерфейс доступа из «1С» ко всем возможностям СЭД «ДЕЛО»: это и доступ к электронному архиву, согласование и подписание проектов документов, и использование ЭЦП и другие функции. То есть, объединяя возможности 1С и «ДЕЛО», мы получаем уникальный инструмент для работы с первичной бухгалтерской документацией в электронном виде. Интеграционный модуль позволяет реализовать различные методологии работы пользователей в «1С» и «ДЕЛО» в соответствии с принятой на предприятии организацией бизнес-процессов. Например, для бизнес-процесса реализация товара электронное взаимодействие можно реализовать по следующей методологии. Расходная накладная формируется в системе «1С», после чего она автоматически регистрируется в СЭД и ее средствами направляется на визирование и подписание должностным лицам внутри компании и контрагенту. Визирование и подписание осуществляются с помощью электронной цифровой подписи. После подписания накладной с обеих сторон в «ДЕЛО» в «1С» поступает информация об этом факте. Увидев эту информацию, пользователь из «1С» осуществляет проверку подлинности всех ЭЦП документа. Если ЭЦП валидны, то он принимает данный документ к бухгалтерскому, налоговому и управленческому учетам. Таким образом, использование модуля интеграции «ДЕЛО-1С» позволяет значительно повысить оперативность взаимодействия, снизить расходы на доставку, риск пропажи оригиналов документов и дает другие преимущества. В будущем мы планируем предоставлять аналогичные решения и на базе других наших продуктов: «eDocLib:Документооборот» и «EOS for SharePoint».

Раз ступенька, два ступенька

С одной стороны, введение электронного обмена счетами-фактурами – лишь одна ступенька на лестнице, ведущей к полноценной системе юридически значимого электронного документооборота, ведь существует множество других видов документов, которые пока не могут существовать исключительно в электронной версии. С другой стороны, даже одна ступенька – это уже возможность оценить плюсы и минусы электронного документооборота, с которым придется иметь дело в будущем.

Российским преимуществом, правда, как отмечают игроки рынка СЭД, пока недостаточно используемым, является тот факт, что многие европейские страны уже прошли период становления юридически значимого электронного документооборота и мы можем использовать чужой опыт и избежать многих ошибок. Однако наше отставание становится довольно критичным и все более значимым. К примеру, в России до сих пор не полностью регламентировано использование ЭЦП, а в Германии речь идет уже об упрощенном использовании ЭЦП: здесь с середины 2011 года подписание счетов-фактур квалифицированной ЭЦП уже не будет обязательным.