АйТи повысила оперативность работы с документами в ОАО «Квадра»

ОАО «Квадра» — крупная российская энергетическая компания, основными видами деятельности которой являются: производство, транспортировка электрической и тепловой энергии, а также предоставление услуг по управлению энергетическим бизнесом. Компания имеет широкую филиальную сеть, распределенную по всему Центральному федеральному округу. В связи со сменой собственников в компании произошла реструктуризация, часть управленческого персонала была переведена в московский филиал и, как следствие, остро встал вопрос об упорядочении процессов общего документооборота. В частности, потребовался полный справочник номенклатуры дел и множество других справочников, более совершенные механизмы поиска, возможности оперативно вести всю работу по подготовке и согласованию договоров, прописывать маршруты движения документов. Кроме того, необходимо было организовать работу всех филиалов в едином информационном пространстве.

До перехода на специализированную СЭД в «Квадре» уже использовалось портальное решение для работы с документами. Однако новые жесткие требования к ведению документооборота вызвали необходимость использования более современного и мощного инструмента. При этом у заказчика уже был опыт работы с продуктами семейства Lotus (на их базе был реализован документооборот) и в штате имелись квалифицированные специалисты по данной программной платформе.

Изначально система БОСС-Референт была внедрена на 300 рабочих мест в центральном аппарате в Туле и в московском офисе. Затем система была развернута в одном из филиалов. Тульский филиал был выбран не случайно, его сотрудники, в основном из ИТ-управления, уже принимали самое непосредственное участие во внедрении СЭД в центральном аппарате. На этом этапе в корпоративную СЭД добавилось еще 200 пользователей. Кроме того, внедрение системы в тульском филиале позволило решить важнейшую задачу — отладить удаленное взаимодействие и общение в распределенной информационной среде. Это, несомненно, окажется полезным в рамках развития проекта и дальнейшего тиражирования системы.

«Тема внедрения современной СЭД у нас, что называется, назрела, и вопрос встал очень остро, поскольку, с одной стороны, компания развивается, открываются новые офисы, а с другой — руководство «Квадры» предъявляет жесткие требования к унификации и порядку согласования распределенных документов. Внедренная система позволила не только навести общий порядок в процессе документооборота, но и сформировала механизмы управления документоориентированными процессами, что особенно важно для компании распределенного типа», — отмечает заведующий канцелярией ОАО «Квадра» Юрий Кукушкин. —«Результаты работы системы не только оправдали, но и превзошли ожидания. Система выполнила все поставленные перед ней задачи и уже продемонстрировала такие показатели эффективности, как сокращение среднего времени прохождения документов, усиление контроля исполнительской дисциплины. Теперь документы просто невозможно потерять», — отмечает Татьяна Игнатова, руководитель проекта внедрения СЭД компании «Квадра».

До конца 2011 года запланировано тиражирование системы БОСС-Референт еще на три филиала, расположенные в Смоленске, Брянске и Белгороде. Затем к корпоративной СЭД будут подключены и все остальные филиальные структуры.