Перевод СЭД CompanyMedia на новую версию помог ЗАО "ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ" оптимизировать существующие и автоматизировать новые бизнес-процессы

Напомним, что проект внедрения СЭД CompanyMedia в ЗАО "ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ" был начат в 2007 году. Поначалу система силами специалистов предприятия была установлена в головном (московском) офисе предприятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информационное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ, прошедшие обучение администрированию в учебном центре разработчика, самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркасском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были подключены и активно влились в работу как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, так и линейные руководители и их подчиненные.
 
Организация электронного документооборота и взаимодействия позволила выстроить ясную схему обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании, увеличить скорость согласования и передачи документов, а значит и обмена информацией и ее распространения, обеспечить автоматический контроль исполнения документов и поручений по ним.
 
Переход на новую версию СЭД был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами "ИнтерТраст" за две недели. В результате были оптимизированы существующие и автоматизированы новые процессы.
 
В частности, с помощью нового модуля "Специализированный почтовый ящик" была организована автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка зарегистрированных как исходящие сообщений. Таким образом, "Специализированный почтовый ящик" позволил интегрировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.
 
Посредством нового модуля "Справочник персон" были систематизированы и налажены хранение и использование во внедренных ранее на предприятии модулях "CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Документы" актуальных данных о работниках внешних организаций и частных лиц. Это помогло сократить время на поиск контактной информации о партнерах.
 
В CompanyMedia 3.6 специалистов также привлекли новые возможности управления серверами системы, характеризующиеся большей гибкостью и удобством.
 
Усовершенствованный сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге.
 
Важной функцией также стала реализованная в CompanyMedia 3.6 возможность удаленной установки клиента Lotus Notes, что особенно ценно для ЗАО "ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ" как компании, характеризующейся территориальной распределенностью рабочих мест в СЭД. Технология удаленного подключения новых рабочих мест пользователей сокращает время и материальные средства на очное осуществление данных работ.
 
Таким образом, переход на новую версию системы позволил существенно ее модернизировать, расширить возможности управления документоориентированными процессами компании, сделать их гибче и эффективнее.
 
Кроме того, новая версия системы позволит в будущем установить рабочие места СЭД CompanyMedia на планшетных компьютерах сотрудников с тем, чтобы обеспечить им оперативный доступ к поступившим на их имя документам.
 
Дмитрий Скачков, главный специалист управления ИТ, ЗАО "ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ", отмечает: "Перевод СЭД CompanyMedia на новую версию является логичным шагом в направлении развития и совершенствования ИТ-инфраструктуры компании. Мы хотим использовать в своей работе новейшие полезные технологии, обеспечивающие эффективность бизнес-процессов предприятия. Система электронного документооборота в ЗАО "ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ" отвечает за информационное взаимодействие, поддержку выработки и принятия управленческих решений, а поэтому является для нас стратегически важным инструментом. И необходимо, чтобы она всегда развивалась и соответствовала предъявляемым бизнесом требованиям. Возможности новых версий помогают решать эту задачу".
 
ЗАО "ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ" - компания несырьевого сектора российской экономики, производящая высокотехнологичную электродную и катодную продукцию, основными потребителями которой являются производители стали, алюминия, кремния и ферросплавов. Является безусловным лидером по производству графитированных и угольных электродов наряду с крупнейшими игроками на мировом рынке. Под управлением компании находятся следующие электродные заводы: Новочеркасский, Новосибирский и Челябинский. Общая численность персонала, включая управляющую компанию, составляет около 9 тыс. человек.
 
Компания «ИнтерТраст» предоставляет полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению современных систем электронного документооборота, включая консалтинг в области постановки процессов управления электронными документами, обеспечение защищенного и юридически значимого электронного документооборота, авторизованное обучение специалистов и пользователей, установку, настройку и адаптацию систем электронного документооборота с учетом специфики предприятия.