Подсистема «Повестки заседаний» для СЭД «ДЕЛО»: подготовка и проведение заседаний в безбумажном режиме

«Повестки заседаний»: экономим время, бумагу и обеспечиваем удобный формат
 
Согласно статистике, в крупных государственных и коммерческих организациях, около трети рабочего времени занимают различного рода совещания, на которых принимаются управленческие решения. Как правило, такие мероприятия проходят в соответствии с предварительно согласованным перечнем вопросов (повесткой). Значимость данной формы деловой жизни в деятельности организации очень высока, особенно если на заседаниях утверждаются нормативные акты и решаются стратегические вопросы. Классическими примерами можно считать заседания Правительства, а для коммерческого сектора – Совета директоров компании.
 
Подготовка к таким заседаниям предусматривает соблюдение целого ряда обязательных процедур, и занимает существенно больше времени, чем само мероприятие:
 
    формирование повестки заседания (перечня вопросов для обсуждения);
    создание проектов документов, как предмета обсуждения;
    согласование (визирование) проектов документов с заинтересованными сторонами;
    рассылка повестки и проектов документов участникам заседания;
    рассылка изменений к повестке и проектам документов и т.д.
 
Не стоит забывать и о затратах времени на оформление итогов заседаний – составление протокола (стенограммы), оформление принятых на заседании документов и поручений, рассылку итоговых материалов участникам и заинтересованным лицам.
 
Подсистема «Повестки заседаний», разработанная компанией КС-Консалтинг, предназначена для обеспечения как предварительной работы участников совещания над повесткой, так и текущей работы с повесткой в ходе проведения мероприятия.
 
На предварительном этапе, подсистема «Повестки заседаний» позволяет реализовать в СЭД ДЕЛО организацию подготовительных работ по формированию и рассылки повесток. Таким образом, подсистема значительно упрощает и автоматизирует процесс подготовки к совещанию.
 
Основные задачи, которые решает подсистема на данном этапе:
 
    сокращение непродуктивных затрат времени, которые несут организаторы заседаний (рассылка повестки, пакета документов, изменений к ним и т.д.)
    упрощение процедуры подготовки проектов документов для обсуждения на заседании
    сокращение затрат на бумажные экземпляры пакетов документов к заседаниям
    оперативное доведение до сведения участников мероприятия изменений в списке вопросов, проектах документов и др.
 
Вся информация в одном окне: работа с Повестками через мобильное приложение
 
По завершению этапа предварительных работ с повесткой в системе ДЕЛО, подсистема «Повестки заседаний» в автоматическом режиме формирует и выгружает из базы данных СЭД актуальную информацию о перечне рассматриваемых вопросов, докладчиках и участниках заседания, а также о содержании документов, необходимых для рассмотрения в ходе совещания. Дальнейшую работу с готовыми повестками обеспечивает мобильное приложение «Повестки заседаний».
 
Мобильное приложение представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Однако, в отличие от классической повестки, обладает рядом преимуществ: удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных копий рассматриваемых документов и др. Данное приложение работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках, под управлением операционной системы Windows 8 pro, что позволяет проводить заседания в удобном для его участников формате.
 
Таким образом, дополнительный компонент к СЭД «ДЕЛО» «Повестки заседаний» реализует актуальный для большинства крупных организаций функционал – подготовка коллегиальных мероприятий, обеспечение их участников материалами и фиксирование итогов.