Ветхие документы, датированные  периодом с 1935 по 1948 г., с рассыпающимися корешками и разорванными страницами, и книги, которые нельзя полностью раскрыть, были отсканированы на профессиональных  сканерах марки «ПланСкан». Затем специалисты ЭЛАР провели ретроспективную конверсию книг, содержащих информацию об основном и вспомогательном фонде музея. В результате работ создана база данных, содержащая более 34 000 записей со ссылками на графические образы документов. Оцифровка документации и создание поисковой базы позволят музею оптимизировать учетно-хранительскую деятельность и повысить контроль сохранности фондов. Кроме того, эти документы Политехнического музея являются исторической ценностью, и задача обеспечения их сохранности тоже решается с помощью электронных технологий: оригиналы документов изымаются из обращения и  заменяются цифровыми копиями.
 
В Политехническом музее также оцифрована правоустанавливающая документация 2012-2014 гг. по предметам фондового собрания. Электронные копии этих документов будут переданы в Министерство культуры для регистрации в составе Музейного фонда РФ. Коллекционные описи, акты приемки  и протоколы закупочных комиссий переведены в цифровой формат с целью обеспечения сохранности оригиналов.