Автоматизация документооборота Кировского ГМУ на базе BPM-системы ELMA

(Официальное сообщение компании (пресс-релиз))

Данный материал размещен пользователем сайта. Мнение редакции может не совпадать с мнением автора
До внедрения системы документооборот вуза велся в ручном режиме.

Кировский государственный медицинский университет - крупнейший научно-образовательный и медицинский комплекс Кировской области. В 2015 году вуз начал проект автоматизации документооборота в системе управления бизнес-процессами ELMA. За три года сотрудники Кировского ГМУ совместно со специалистами компании-разработчика настроили в BPMS все основные процессы по обработке документов (регистрация, рассмотрение, согласование и пр.), реализовали электронное хранилище, реестр нормативных актов и внутренний портал коммуникации Университета. До внедрения системы документооборот вуза велся в ручном режиме.
 
При выборе ПО администрация Университета руководствовалась следующими критериями:
 
• Простота настройки и использования решения для администратора и пользователей;
• Доступ к системе через сеть Интернет;
• Возможность обслуживания инструмента двумя-тремя специалистами;
• Гибкость и широта функций.
 
На первом этапе проекта автоматизации специалисты Кировского ГМУ создали карточки документов, номенклатуру дел, реестр нормативных актов и электронное хранилище. В базу вошли как зарегистрированные документы, так и различные шаблоны, инструкции, справочники. На втором этапе для сотрудников Университета был организован внутренний портал, включивший ленту сообщений, списки задач, общие и индивидуальные календари.  
 
В системе автоматизированы стандартные процессы документооборота. На данный момент вся документация вуза ниже уровня «ректор-проектор» создается и маршрутизируется в электронном виде. За последние полтора года в системе обработано более 9 тыс. входящих и исходящих документов, порядка 5 тыс. распоряжений по основной деятельности и организации учебного процесса. Как отмечают сотрудники отдела документационного обеспечения Кировского ГМУ, оперативность документооборота увеличилась в разы.
 
Самыми востребованными процессами документооборота стали «Регистрация» и «Ознакомление». Благодаря их реализации каждое подразделение получило возможность самостоятельной регистрации служебных записок и обращений, своевременного получения актуальной информации.
 
Кроме того, важным этапом автоматизации стала настройка инструментов «Подбор документов на контроле» и «Формирование отчетов по исполнительской дисциплине». Они позволили без серьезных трудозатрат генерировать отчетные документы для руководства Университета и контролировать исполнительскую дисциплину.
 
Главными результатами проекта внедрения BPM-системы ELMA в Кировском ГМУ стали:
 
• Автоматизация работы административного аппарата вуза;
• Централизация регистрации документов;
• Создание внутреннего портала для коммуникации работников Университета;
• Улучшение исполнительской дисциплины и контроля выполнения поручений.    
 
По итогам анонимного анкетирования сотрудников Кировского ГМУ в 2017 году, благодаря внедрению системы ELMA значительно сократился бумажный документооборот, снизилось количество просроченных и потерянных документов, увеличилась ответственность работников и оперативность решения задач руководства.
 
Сотрудничество компании ELMA и Кировского ГМУ продолжается. В 2018 году администрация вуза планирует увеличение числа пользователей системы,  интеграцию ПО с другими ИТ-инструментами, расширение поля применения BPMS.

Автор: Шутова Светлана

Рубрики: Интеграция, ПО

наверх
 
 
     
Оставить комментарий
Имя:
E-mail:
Комментарий (не более 2000 знаков):



ИЛИ
     
 

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

24.05.2018 Автономные машины: счет пойдет на миллионы

16.05.2018 Роботы наступают на юристов

16.05.2018 Россияне не верят ТВ, но смотреть будут

15.05.2018 Обсуждение проблематики архивного хранения электронных документов на международной конференции «От пергамена к цифре»: ЭОС задает тон

26.04.2018 Промышленность на грани информационного краха

26.04.2018 ИИ на триллион

23.04.2018 Медиатор блокировок. Кто решил стать посредником в Рунете

23.04.2018 Онлайн-торговля: ставка на рост

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода

24.05.2018 Автономные машины: счет пойдет на миллионы

16.05.2018 Роботы наступают на юристов

16.05.2018 Россияне не верят ТВ, но смотреть будут

15.05.2018 Обсуждение проблематики архивного хранения электронных документов на международной конференции «От пергамена к цифре»: ЭОС задает тон

26.04.2018 Промышленность на грани информационного краха

26.04.2018 ИИ на триллион

23.04.2018 Медиатор блокировок. Кто решил стать посредником в Рунете

23.04.2018 Онлайн-торговля: ставка на рост

ITSZ.RU: последние новости Петербурга

24.05.2018 Автономные машины: счет пойдет на миллионы

16.05.2018 Роботы наступают на юристов

16.05.2018 Россияне не верят ТВ, но смотреть будут

15.05.2018 Обсуждение проблематики архивного хранения электронных документов на международной конференции «От пергамена к цифре»: ЭОС задает тон

26.04.2018 ИИ на триллион

23.04.2018 Медиатор блокировок. Кто решил стать посредником в Рунете

23.04.2018 Онлайн-торговля: ставка на рост

13.12.2017 Positive Technologies подвел итоги поучительного года