«БАТ Россия» внедрила систему электронного документооборота ТЕЗИС

В «БАТ Россия» работают около 2 500 сотрудников.  Компании требовалось оптимизировать работу разных департаментов, внедрить кросс-функциональную систему, которая бы затрагивала все подразделения организации.
 
Задачи, которые нужно было решить:
– автоматизировать работу с первичными бухгалтерскими документами (в т. ч. счетами, актами);
– автоматизировать процесс согласования договоров, в том числе внедрить процесс контроля в части доверенностей и тендерных решений;
– автоматизировать процесс согласования капитальных расходов (закупок оборудования);
– обеспечить архивное хранение электронных и бумажных документов.
 
Платформа, ранее использовавшаяся в компании для решения части этих задач, была снята с поддержки, многие функции устарели и не обновлялись.
 
Ключевые требования, предъявляемые заказчиком к новой СЭД:
• решение должно работать как web-приложение, без необходимости установки на компьютеры сотрудников;
• конкурентные лицензии;
• возможность доработки и улучшения процессов;
• наличие мобильного приложения;
• наличие успешных историй внедрения в других компаниях.
 
Особое внимание было уделено функции автоматизации архива: только договоров в архив компании поступает порядка 70 тысяч в год.
 
В результате анализа рынка и тендерной процедуры выбор был остановлен на системе автоматизации документооборота и делопроизводства ТЕЗИС, оптимально отвечающей всем вышеперечисленным требованиям.  Решение российского разработчика Haulmont позволяет упорядочить потоки документов внутри организации в едином информационном пространстве, управлять всем жизненным циклом документа в организации, включая регистрацию, обработку, хранение, исполнение и поиск.
 
В связи с пандемией и карантином проект реализуется в «БАТ Россия» полностью удаленно. Ключевые пользователи заказчика проходят обучение по работе с системой, тестируют ее функциональные возможности. Демонстрация решения записывается на видео. После опытной эксплуатации проводится обучение остальных пользователей. В ходе проекта специалисты Haulmont оказывают консультационную и техническую поддержку.
 
В результате проекта в «БАТ Россия» автоматизирована и оптимизирована работа с документами, в системе работают около 2 000 пользователей, которые проводят в месяц 10 000 документов.   В модуле по работе с архивом ТЕЗИС предусмотрены фильтры и возможность массовой выгрузки, по которой можно быстро получить сканы нужных документов. В системе указано, как найти бумажные оригиналы, которые собираются в специальных хранилищах из подразделений заказчика по всей стране. Данная возможность отсутствовала в платформе, которая использовалась в «БАТ Россия» до внедрения ТЕЗИС.
 
«Мы уже внедрили возможность планировать капитальные затраты на производственное оборудование через ТЕЗИС, – рассказывает Надежда Кузнецова, руководитель проекта со стороны Haulmont. – В планах заказчика – интегрировать ТЕЗИС с решением для учета маркетинговых материалов и системой поощрения сотрудников, автоматизировать оформление отпусков. Сейчас фокус разработки смещается в сторону кадрового электронного документооборота. Это связано с изменениями в существующем законодательстве».
 
«ТЕЗИС объединил в одной системе все этапы: от создания документа до его архивации, тем самым, упростив работу с документацией. В частности, раньше договор создавался в одной программе. Далее в другой системе нужно было проверить, есть ли действующая доверенность у того, кто будет подписывать документ. А в третьей системе – уточнить, может ли этот сотрудник визировать договор на такую сумму. С внедрением ТЕЗИС все эти процессы оптимизированы, реализуются в одном приложении», – отмечает Ксения Овсянникова, руководитель проекта по внедрению СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия».