Контроль исполнения поручений в одной из крупнейших строительных компаний России

В Группе компаний ПИК, одной из крупнейших строительных компаний России, с начала 2011 года успешно эксплуатируется решение «Система контроля поручений», разработанная компанией iDoc на платформе DocsVision. В настоящее время в системе работает 750 пользователей.

Целью проекта по разработке и внедрению системы контроля поручений (СКП) было повышение управляемости («исполнительности») Группы компаний ПИК. Заказчиком проекта выступило высшее руководство группы. Проект должен был решить, с одной стороны задачу повышения исполнительской дисциплины, с другой - повысить качество управленческих решений руководителей среднего уровня, сделать их более прозрачными и прослеживаемыми для руководства Группы компаний. Реализованный в рамках проекта сбор метрик процесса исполнения поручений позволяет постоянно улучшать процесс, выявлять его узкие места.

В рамках проекта были автоматизированы следующие процессы:
 Выдача, распределение, исполнение и контроль поручений;
 Согласование, регистрация, исполнение и отслеживание исполнения протоколов совещаний;
 Ввод в систему, исполнение и отслеживание исполнения резолюций.

Реализованы были такие функции как контроль исполнения по существу и по срокам, распределение поручения (возможность «спустить поручение вниз»), изменение сроков и исполнителя на любом этапе, возможность ведения диалога между автором и исполнителем поручения в режиме реального времени и непосредственно в карточке поручения (например, для уточнения сути поручения), указание в поручении заинтересованных лиц (сотрудники, которые не принимают участия в исполнении, но должны быть в курсе), корректно реализован механизм ответственного исполнения и многие другие.

На проекте специалистами iDoc был разработан специализированный клиент iDoc Inlook для платформы DocsVision, представляющий собой приложение, визуально напоминающее Microsoft Outlook, но реализующее функции выдачи и обработки поручений. Разработка iDoc Inlook позволила реализовать все методические наработки компании iDoc, а так же учесть все предложения рабочей группы заказчика к функциональности системы. Клиент iDoc Inlook существенно упростил задачу запуска системы в работу, а так же решил ключевую проблему подобных проектов – недовольство пользователей сложным и зачастую интуитивно не понятным интерфейсом.

Дополнительно к этому был разработан мобильный клиент для устройств, функционирующих под операционными системами iOS (iPhone, iPad) и Android.

В настоящее время система успешно функционирует, с компанией iDoc заключен договор на обеспечение поддержки работоспособности системы.

Сергей Потапов, директор по ИТ Группы компаний ПИК: «Мы достаточно долго выбирали подрядчика для реализации задачи руководства. Нам нужна была компания, обладающая с одной стороны хорошей технической подготовкой, с другой (что, возможно, более важно) глубокой экспертизой и методическими наработками в области директивного управления. Решение, предложенное компанией iDoc, нас привлекло тем, что решало две вроде бы противоречивые задачи – реализация методически сложного процесса управления с помощью достаточно простого и удобного для пользователя инструмента, при этом в разумные сроки».

Группа Компаний ПИК основана в 1994 году и является одним из ведущих российских девелоперов в области жилой недвижимости. ГК ПИК концентрируется на проектах в Москве и Московской области и активно развивает проекты ещё в ряде регионов России. Основной вид деятельности компании – строительство и реализация жилья экономкласса, преимущественно в сегменте панельного индустриального домостроения.

ООО «АйДок» - коллектив экспертов в области автоматизации документооборота, управлении проектами, разработке ИТ-решений во главе с ведущим экспертом отрасли Александром Сидоренковым. Специализируется на оказании услуг по разработке и внедрению СЭД, автоматизации процессов обработки документов. В качестве инструмента автоматизации используется платформа DocsVision - лидер рынка СЭД в России.